Terwijl de gratis thee en koffie door de bezoekers
op prijs werd gesteld, was er bij de bezoekers ook
behoefte om frisdrank, versnaperingen en wat eet
baars te kunnen krijgen. In een 'rustpunt met een
algemene videopresentatie was het goed op adem
komen.
Een vergeten doelgroep zijn vaak kinderen en jon
geren. Maar juist met een speciaal programma, is
daar veel animo los te maken. Het Rijksarchief in
Friesland haalde met een spannende speurtocht
door het gehele gebouw zelfs het jeugdjournaal.
Overwogen kan ook worden om op weekdagen
voorafgaande aan de open dag, schoolklassen de
tentoonstelling te laten voorbezichtigen.
Sommige diensten waren eveneens op zondag
open. Een typische dag voor uitstapjes, zodat toen
ook veel bezoekers konden worden genoteerd. De
zaterdag staat echter bij vrijwel alle archivarissen
als favoriet voor een open dag te boek.
De publiciteit voor en de bekendheid van een te
houden open dag, is blijkens de door mij gehou
den enquête en gesprekken voor het grootste deel
van de lokale en regionale dagbladen afhankelijk,
op de tweede plaats komen de locale radio en het
'van horen zeggen' en in mindere mate via affiches,
folders etc. In Friesland trok een advertentie in de
krant ook nogal wat bezoekers; een aanzet voor de
sterspot zoals een collega voor de toekomst sugge
reerde? In tegenstelling tot de locale aandacht van
de media was de publiciteit via de landelijke kana
len vrij beperkt. Het meerendeel vond dat daarin
de aandacht gedomineerd werd door de tentoon
stelling in de Nieuwe Kerk. Bij een volgende keer
hoeft dat niet meer samen te vallen en hoeft er dus
ook geen verwarring meer te bestaan over de ver
schillende manifestaties. Er zal in volgende geval
len ook meer geld moeten zijn om grotere affiches
te kunnen maken en ook voor kleurige spandoe
ken/banieren die aan de gevel kunnen worden ge
hangen (en vaker bruikbaar zijn). Verder vonden
verschillende collega's het nuttig om een visueel
aantrekkelijke algemene videofilm en folder over
het archiefwezen te laten vervaardigen.
Al het materiaal over de dag, waaronder de vele
knipsels die de coördinator kreeg toegestuurd, is
voor geïnteresseerden bij het bureau van de van
ter inzage.
Het is zinvol om voor een volgende keer een duide
lijk - bijvoorbeeld per provincie opgezet - publici
teitsplan te maken. De gezamenlijke opzet voor de
Open Dag in de provincie Zeeland, was bijvoor
beeld effectief. Dat een druk bezochte archieven
dag goed voorbereid moet zijn, blijkt uit de diverse
grotere en kleinere problemen die zich kunnen
voordoen. Het gemeentearchief Rotterdam had
daarom een dik en doortimmerd draaiboek met
taakverdelingen en programmering samengesteld.
Bij veel archiefdiensten bleek bijvoorbeeld onvol
doende ruimte en mensen voor afgeven van jassen
en tassen een onverwacht probleem. Heel handig
was daarentegen weer een plattegrond met route
aanduiding en eventueel een folder met het pro
gramma. Ook de afstemming van de rondleidin
gen is belangrijk. Onder de bezoekers werd regel
matig een tweedeling bemerkt: zij die een langere
georganiseerde rondleiding wensten en zij die de
voorkeur gaven aan een snelle en vrije bezichti
ging-
Ten slotte, uit alle reacties op en ervaringen met 12
oktober is één ding duidelijk geworden: op z'n
laatst in 1994 zal er een tweede Nationale Open
Archievendag moeten komen; en wel op een zater
dag, ongeveer eind mei, begin juni en niet tijdens
een schoolvakantie.
Met de opgedane ervaringen en de ruime voor
bereidingstijd is groter succes en een mooie tradi
tie te verwachten! En ook: smoezen gelden dan
niet meer, iedereen doet gewoon mee.
Bijlage: individuele bezoekers
aantallen 12 oktober 1991
Bezoekerstotaal: 32 108, gemiddeld 345 per instel
ling.
1 Gemeente- en streekarchieven
Alkmaar: 240; Amsterdam: 1303; Amersfoort: 250;
Apeldoorn: 350; Arnhem: 500; Axel: 175; Barne-
veld: 96; Bergen op Zoom: 250; Borne: 200; Briel-
le: 201; Delft:450; Dokkum e.o.: 75; Dordrecht:
646; Ede:i25; Eibergen(Oost-Gelderland): 100;
Eindhoven e.o.^oo; Elburg: 150; Emmen: 225;
Gemert: 150; Goes: 150; Gouda: 175; 's-Gravenha-
[20
ge: 300; Groningen: 100; Haarlem en Haarlem-
merliede: 350; Hattermno; Heerde: 40; Heerlen:
150; Helmond: 205; 's-Hertogenbosch: 400; Heus-
den e.o.: 100; Hulst: 175; Kampen: 50; Leeuwar
den: 250; Leiden: 450; Lochem e.o. 300; Lopiker-
waard: 200; Maastricht: 500; Middelburg; 243;
Montfoort: 44; Naaldwijk: 450; Nijmegen:300o;
Oirschot e.o.:2000; Rheden: 140; Rotterdam: 750;
Sittard: 100; Steenwijk: 15; Thorn: 80; Tiel: 120;
Tilburg: 650; Utrecht: 1060 (samen met rau);
Veere: 350; Velsen: 750 Venlo: 500; Vlaardingen:
430; Vught (langs Aa en Dommel): 100; Waalwijk:
300; Wageningen: 150; Purmerend(Waterland)
250; Weert: 300; Weesp: 125; Wijk bij Duurste
de/Houten: 130; Woerden(Rijnstreek):250; Zaan
stad: 500; Zevenbergen (Nassau-Brabant): 100;
Zierikzee e.o.: 326; Zutphen: 300; Zwolle: 650.
[totaal: 22 894]
2 Rijksarchieven
Algemeen Rijksarchief: 11 50; ra Groningen: 370;
ra Friesland: 2000; ra Drenthe: 625; ra Overijs
sel: 1020; ra Gelderland: 1000; ra Utrecht: 1060
(samen met gau); ra Noord-Holland: 600; ra
Noord-Brabant: 300; ra Zeeland: 180. [totaal:
8305]
Zeven kinderen - de winnaars van de speurtocht
door de spelonken van het rijksarchief - luisteren ge
boeid naar de uitleg van archiefinspecteur Oldersma
over de charters met zegels. Foto Leeuwarder Cou-
rant/Siep van Lingen
3 Overige archieven
Architectuurinstituut: 16; Internationaal informa
tiecentrum en archief voor de vrouwenbeweging:
30; archiefdienst gereformeerde kerken: 100; Cen
trale archiefselectiedienst: 250; hoogheemraad
schap Rijnland: 168; waterschap De Berkel: 300;
waterschap De Dongestroom: 45. [totaal: 909]
Summary
National open day for the archives
(P.J. Margry)
In order to attract a public hitherto unfamiliar
with functions and workings of archives, 93 archi
val institutions opened their doors to the general
public on 12 October 1991. Over 32000 people
came, most of whom had never before set foot
in an archive. An initiative that deserves to be
repeated.
