De opleiding tot archiefambtenaar
in de praktijk
Ervaringen van stagiaires
G.M. Baldéen E.A.T.M. Schreuder
In 1987 publiceerde een drietal jonge archivarissen in het Nederlands Ar
chievenblad het artikel 'De praktijkopleiding tot middelbaar en hoger ar
chiefambtenaar'. Het drietal, Gruythuyzen, Kramer en Pennings, schreef
de bijdrage uit onvrede met de gangbare praktijkopleiding van aspirant
archivarissen. De in het artikel ontvouwde opzet van een mogelijk stage
programma werd in 1989 /90 met de schrijfsters van dit artikel als stagiai
res voor het eerst volledig in praktijk gebracht.
Als bijdrage aan de discussie over de organisatie en inhoud van de prak
tijkopleiding zetten G.M. Baldé en E.A.T.M. Schreuder hun ervaringen
op papier, nog voor zij, geïncorporeerd in de organisatie, zeden en ge
woonten van hun (toekomstige) werkgevers, de opleiding als een afgedane
zaak beschouwen. In de discussies over de opleiding tot archiefambtenaar
wordt buiten school of stageverband de stem van de student weinig ge
hoord.
Het stageprogramma
Dit artikel is vooral geschreven vanuit de positie
van archiefambtenaar-in-opleiding, voor geen
van beiden onze eerste (beroeps)opleiding. Daar
naast hebben wij gedurende onze opleiding in
contacten met mede-studenten en collega's enig
vergelijkingsmateriaal verkregen, dat wij hier en
daar in ons artikel hebben verwerkt. Dit artikel
beoogt inzicht te geven in de door ons verrichte
werkzaamheden en de wijze waarop wij deze in
het kader van de opleiding hebben ervaren en
waarderen. We sluiten het artikel af met met een
toetsing van onze ervaringen aan conclusies en
aanbevelingen van Gruythuyzen, Kramer en Pen
nings.
In het studiejaar 1989/90 hebben wij stage gelo
pen bij de Tweede Afdeling van het Algemeen
Rijksarchief. De Tweede Afdeling heeft voor de
begeleiding van stagiairs een stageprogramma op
gesteld. Dit stageprogramma is een nadere uit
werking van het artikel van Gruythuyzen, Kramer
en Pennings. Het programma is niet vast om
schreven, maar bedoeld als leidraad. Het voorziet
in de mogelijkheid ervaring op te doen met alle
werkzaamheden die binnen een archiefdienst
kunnen voorkomen. De aan de inventarisatie te
besteden tijd wordt afhankelijk gesteld van de
hoeveelheid tijd benodigd voor aktiviteiten als ac
quisitie, inspectie en dienstverlening. Het pro
gramma is er op gericht de stagiaire zelfstandig,
planmatig en gestructureerd te laten werken. Dat
geeft de aspirant de gelegenheid vraagstukken
zelfstandig te analyseren en op te lossen. In het
programma staan de volgende doelen centraal:
toepassing van archivistische kennis, alsmede het
[238]
ontwikkelen van een visie ten aanzien van beheer,
toegankelijk maken en ter beschikking stellen van
archieven. Aan het eind van het programma moet
een verslag van alle aktiviteiten die de stagiaires
hebben ondernomen, worden opgesteld. Dit ver
slag dient dan als examenwerkstuk. De resultaten
van diverse aktiviteiten kunnen als bijlagen bij het
verslag worden gevoegd.
De introductieperiode
Het stagejaar ving aan met een algemene introduc
tiecursus, verzorgd door Rob Kramer en Michel
Gruythuyzen, onze stagementoren. In de cursus
kwamen onder meer aan de orde:
kennismaking met de dienst
begrippen instituties en archiefvormers
begrippen structuur- en bestemmingsbeginsel
ordeningsstelsels
gebruik van toegangen op archieven
inventariseren van archieven als onderdeel van
het beheer van archieven
opstellen van een archiefbewerkingsplan
archiefonderzoek, literatuur en andere bronnen
informatie over het door ons te bewerken stage
archief
planning van werkzaamheden.
De introductiecursus nam zes dagdelen in beslag,
waarbij gebruik gemaakt werd van een concept
syllabus en werkvormen. De introductiecursus
bood ons beiden - hoewel ieder met een totaal ver
schillende achtergrond - voldoende basiskennis
om zelfstandig aan het werk te gaan met het op
stellen van een archiefbewerkingsplan, als voorbe
reiding op de daadwerkelijke inventarisatie van
het stage-archief.
Een dergelijke introductiecursus heeft een aan
tal voordelen: in betrekkelijk korte tijd raken sta
giaires vertrouwd met archivistische begrippen,
de cursus heeft een nivellerende werking op het
instapniveau en leert de stagiaires in een vroeg sta
dium zelfstandig te werken.
Bewerking van het stage-archief
Het inventariseren vond plaats in de vorm van een
stageprojekt. Het projekt werd gepresenteerd als
een geheel van aktiviteiten, welke individueel en
in samenwerking met elkaar diende te worden on
dernomen. Het gewenste eindprodukt van het
projekt waren twee inventarissen die deel zouden
uitmaken van de examenwerkstukken. De Twee
de Afdeling heeft voor dit projekt een verzameling
van archieven van crisisinstellingen in verband
met de wereldoorlog 1914-1918 geselecteerd. Deze
archieven boden de gelegenheid ervaring op te
doen met het oplossen van diverse vraagstukken
die bij het ontsluiten van (overheids)archieven
een rol kunnen spelen. Ieder van ons kreeg een
deel van de archieven toegewezen. Uitgangspunt
was dat de stagiaires tot een afgeronde inventari
satie konden komen. Het was geen eis dat alle ar
chieven in de inventaris zouden worden opgeno
men. In het projekt was een aantal fasen te onder
scheiden. De inventarisatie werd beschouwd als
een te structureren aktiviteit. Daarvoor moest
vooraf worden vastgelegd wat het gewenste eind
produkt zou zijn, op welke wijze dat tot stand
moest komen en hoeveel tijd daar aan moest wor
den besteed.
De eerste fase bestond uit het doen van vooron
derzoek naar de archiefvormende instellingen, da
ta van oprichting en opheffing, bevoegdheden en
taken, alsmede naar de staat van de aangetroffen
archieven, dat wil zeggen oude orde, schoning,
toegankelijkheid en geschiedenis van de archieven
tot de overbrenging naar het Algemeen Rijksar
chief. De tweede fase was het opstellen van een ar
chiefbewerkingsplan op basis van de in de onder
zoeksfase verzamelde gegevens. In het plan werd
aan de hand van deze gegevens een plan van aan
pak voor de inventarisatie opgesteld, met werk-
volgorde en tijdsplanning. De derde fase betrof
het uitvoering geven aan het archiefbewerkings
plan.
Het opstellen van een archiefbewerkingsplan is
oorspronkelijk geïntroduceerd als instrument
voor de planning van werkzaamheden bij de sectie
Acquisitie en Inventarisatie van de Tweede Afde
ling van het Algemeen Rijksarchief. Zoals het plan
in het stageprogramma werd gehanteerd bleek het
[239]
