Het interieur van het Gemeentearchief van Tou
louse. Het tweede depot is mede als werkruimte inge
richt
Kwantitatief ziet de formatie er weliswaar rede
lijk goed uit, kwalitatief valt er echter wel iets op
aan te merken. Dat heeft te maken met het feit dat
de gemeente vaak op sociale gronden recruteert en
niet zozeer op grond van ervaring of opleiding.
De dienst bezet de kelders van de gemeentebi
bliotheek. Hoewel deze bibliotheek pas in 1935
werd gebouwd, zijn de werkomstandigheden op
zijn zachtst gezegd weinig adequaat. Zeven tot
acht mensen werken op zo'n 30 m2, vóór in het de
pot, zes andere personen zelfs tussen de stellingen,
terwijl een archiefmedewerkster haar bureau in de
leeszaal heeft. Het archief komt mij dan ook vaak
voor als een karikatuur van een ouderwetse,
stoffige, overvolle negentiende-eeuwse archief
dienst, precies zoals het chchebeeld dat iedereen
nou juist zo graag de wereld uit zou willen helpen
- een situatie die anderzijds ook wel weer een be
paalde charme uitstraalt!
De ontvangstcapaciteit voor archieven is mo
menteel nihil: alleen afstoot geeft nog wat ruimte.
Daar dit reeds enige jaren het geval is, kan de
dienst al lange tijd zijn rol ten opzichte van de
meeste gemeentelijke diensten niet meer vervul
len. De archiefdienst geniet onder gemeente-amb-
Personeel en huisvesting Momenteel
zijn er bij de archiefdienst zestien personen werk
zaam (inclusief de archivaris). Hiermee zijn we
vijfde op de ranglijst van personeelsbezetting van
gemeentearchiefdiensten. De personeelsuitbrei
ding is het gevolg geweest van de aanstelling van
de huidige archivaris in 1986, die een zwaar ver
waarloosd archief onder zijn beheer kreeg. Vijf
van de medewerkers hebben een diploma bibliot
hecaris of documentaliste, van wie er drie ook
over een maitrise geschiedenis beschikken. Toch
is de achterstand nog steeds niet ingelopen, wat
met name veroorzaakt wordt door het feit dat in
de praktijk maar weinig mensen daadwerkelijk
inventariseren. Alleen al drie medewerkers wor
den volledig in beslag genomen door hun admi
nistratieve taken: het secretariaat, het opstellen
van certificaten voor pensioen gerechtigden en
het transcriberen van akten voor de vele (deels
schriftelijke) aanvragen voor genealogisch onder
zoekt
Gemeentearchivaris Christan Cau
tenaren soms zelfs meer bekendheid als culturele
partner dan als hedendaagse archiefopslagplaats
voor hun eigen documenten. Van de diensten die
wel archieven overdragen, blijken vele gewend te
zijn om hun dossiers in hun geheel, dus onge-
schoond, bij het archief te deponeren. De 'opvoe
ding' staat wat dat betreft dus nog in de kinder
schoenen, maar zal toch voor de opening van het
nieuwe depot over een a twee jaar moeten gebeu
ren.
In afwachting van die verhuizing gaan we begin
1991 de hedendaagse inventarislijsten machine
leesbaar maken. Ook de bibliotheek (3000 ban
den), de leeszaal en enkele administratieve taken
worden geautomatiseerd. De software daarvoor
heet 4eme Dimension en draait op een netwerk
Macintosh met drie terminals. Het gaat om een
speciaal voor archiefdiensten aangepaste versie die
reeds enkele jaren in Avignon in de praktijk ge
bruikt wordt.
Publiek en culturele actie In 1989 heb
ben zo'n 550 bezoekers ongeveer 12.000 artikelen
geraadpleegd. Het publiek bestaat gedeeltelijk uit
(amateur)genealogen (bijna 10%), wetenschappe
lijke onderzoekers en vierdejaars studenten ge
schiedenis. Daarnaast bestaan er speciale banden
met de faculteit van de beroepsopleiding docu
mentaliste en vooral met de Ecole d'Architecture-,
eerste- en tweedejaars studenten komen om docu
mentatie voor hun werkstukken en raadplegen
dus bovenal kaarten en kadastrale bescheiden.
Daar het vaak dezelfde stukken betreft, heeft dit
vergaande gevolgen voor hun conservering. Het
fotograferen van de meest kwetsbare kaarten lijkt
daarom een van de beste compromissen. In twee
de instantie worden nu de bruikbaarheid en de
financiële aspecten van het op microfilm brengen
van deze documenten onderzocht.
Anderzijds tracht het archief een actieve cultu
rele rol te spelen door middel van activiteiten in
het lager en voortgezet onderwijs, in samenwer
king met de officiële onderwijsinstanties. Dat ver
taalt zich in de ontvangst van klassen (inleiding in
de historische bevolkingsgroei aan de hand van
parochieregisters), het uitgeven van lesbrieven
over aspecten van de stadsgeschiedenis, het orga
niseren van historische wandelingen door de stad
