voor zolang er geen gemeente- of streekarchief/-
archivariaat is.
De werkgroep is van mening, dat de vangnet
functie ten aanzien van particuliere archieven in
het algemeen en kerkelijke archieven in het bij
zonder zich niet behoeft te beperken tot de rijks
archieven; ook naburige gemeente- of streekar
chieven zouden in dit opzicht een vangnetfunctie
kunnen vervullen. Een ruime opvatting van het
begrip representativiteit, zoals boven uiteengezet,
voorkomt dat de vangnetfunctie leidt tot door
kruising van het streven naar een representatief
bestand.
3
Organisatorische, personele
en financiële aspecten
3 1 Organisatie en personeel
Wanneer men de organisatieschema's van archief
diensten bekijkt, voor zover deze uit de Staat van
het Nederlandse Archiefwezen zijn af te leiden,
dan is niet altijd duidelijk onder welke afdeling of
sector de acquisitie formeel ressorteert. De orga
nisatie van de rijksarchieven kent een driedeling,
bestaande uit de afdelingen Inventarisatie, Exter
ne Dienstverlening en Algemene Zaken. Binnen
deze organisatiestructuur valt de acquisitie onder
de afdeling Externe Dienstverlening. Binnen deze
afdeling is het sectorhoofd Inspectie/Acquisitie
met de uitvoering van de acquisitie belast. Bij de
Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief
ressorteert onder de afdeling Inventarisatie een
sector, die zowel de inventarisatie als de acquisitie
van particuliere archieven in het takenpakket
heeft.
Bij gemeentelijke en streekarchiefdiensten is de
acquisitie verschillend georganiseerd. Zo valt bij
voorbeeld in Alkmaar, Amsterdam, Deventer,
Dordrecht, Waterland, Zaanstad en Zutphen de
acquisitie onder de afdeling Inspectie. In Rotter
dam, Den Haag, Utrecht en andere steden zijn de
afdelingen Inventarisatie verantwoordelijk voor
de acquisitie. In andere gevallen is de organisato
rische inpassing niet duidelijk, hetgeen bij zeer
kleine diensten overigens niet verwonderlijk is.
De acquisitie is meestal een activiteit die naast
andere werkzaamheden moet worden uitgevoerd.
Zowel bij het rijk als bij de gemeenten treden de
bovengenoemde afdelingen over het algemeen
meer coördinerend dan wervend op. Aanbiedin
gen worden hier geregistreerd en verder afgehan
deld. Initiatieven voor de acquisitie worden dik
wijls genomen op basis van persoonlijke relaties.
In concreto betekent dit dat het acquireren in de
praktijk in veel gevallen een spontane aangelegen
heid is, die zich moeilijk in een organisatorisch
jasje laat passen. Om het enthousiasme op dit on
derdeel in goede en gerichte banen te leiden is niet
alleen een evenwichtig acquisitieplan noodzake
lijk. Ook het benaderen van potentiële 'klanten'
vereist een goede afstemming van de activiteiten.
Wie benadert wie?
De acquisitie richt zich tot nu toe voornamelijk
op nieuwe aanwinsten. Aan het verkrijgen van
aanvullingen op reeds eerder verworven particu
liere archieven wordt doorgaans niet systematisch
gewerkt. Het tegendeel komt ook voor: aanvullin
gen op archieven komen binnen zonder dat deze
kritisch worden bekeken.
Bestaat bij de acquisitie van overheidsarchieven
een continuïteit die wordt gewaarborgd door de
Archiefwet, bij particuliere archieven is dit niet
het geval. De follow up van deze categorie vergt
een intensieve begeleiding.
De geautomatiseerde archiefbeheersystemen
kunnen hierin verlichting brengen door tijdig te
signaleren wanneer om aanvullingen dient te wor
den verzocht. Het is aan te bevelen om bij over
dracht van particuliere archieven afspraken te ma
ken over toekomstige aanvullingen en deze vast te
leggen in de overeenkomsten. Alleen ten aanzien
van protestants-kerkelijke archieven is dit tot nu
geformaliseerd (Kerkelijk Archiefbesluit, zie 2-3).
Vervolgens dient gestreefd te worden naar een
vorm van samenwerking waarbij de desbetreffen
de archiefdienst reeds in de dynamische fase van
'particuliere' archiefvorming invloed kan uitoefe
nen op een 'goede en geordende' staat.
De nieuwe Archiefwet werpt haar schaduw
vooruit. De acquisitie van de onder deze wet res
sorterende archieven van semi-overheidsorganen
zal op een bedrijfsmatige manier moeten worden
[132]
uitgevoerd, willen de archiefdiensten niet, zoals zo
vaak in het verleden, het kind van de rekening
worden.
Tegen de achtergrond van deze ontwikkelingen
is de plaats van de acquisitie binnen de organisatie
van een archiefdienst belangrijk. Als gevolg van de
nieuwe archiefwet zullen de inspectietaken voor
taan in bredere kring worden uitgevoerd. Ook de
zorg en het beheer bij niet-overheidsorganen zul
len voortaan getoetst worden aan de hand van de
wettelijke regels. De relatie inspectie en acquisitie
die ook bij het toezicht op de overheidsarchieven
al zo duidelijk is, krijgt ook bij de reeds genoemde
nieuwe categorie een extra dimensie. De werkge
bieden van inspecteurs en acquisiteurs vullen el
kaar op dit gebied aan. Het integreren van de
werkzaamheden van inspectie en acquisitie bin
nen een sectie of een afdeling, zoals nu reeds bij
diverse archiefdiensten wordt toegepast, is dan
ook aan te bevelen.
3 2 Financiële aspecten
van acquisitie en beheer
Het Nederlands archiefwezen acquireert particu
liere archieven in de regel op basis van schenking
of 'opneming en bewaring' (in de zin van artikel I
van de Archiefwet 1962). Onder de eerste titel
wordt de eigendom van het archief overgedragen,
bij overdracht ter opneming en bewaring is sprake
van de overdracht van het beheer voor een bepaal
de tijd.
Het kopen van archiefbescheiden door archief
diensten komt in het algemeen niet voor en wordt
in de meeste gevallen ook principieel door archief
diensten afgewezen. Toch dient men rekening te
houden met het feit dat archieven 'handelswaar'
worden. Categoriale, archiefbeherende instellin
gen blijken niet onwelwillend te zijn om voor
archieven cq archivalia te betalen. Vooral musea
en universiteitsbibliotheken kennen in dit opzicht
een lange traditie. Hiernaast speelt, dat steeds
meer veilinghuizen beginnen te ontdekken dat
archieven een commerciële waarde kunnen heb
ben.
Om deze commercialisering te ontmoedigen
dient de samenwerking tussen archiefdiensten en
categoriale, archiefbeherende instellingen te wor
den geintensiveerd. Beide partijen hebben belang
bij een goede afstemming. Bovendien werken ve
le categoriale, archiefbeherende instellingen met
overheidsgelden. Wat dus de 'ene overheid' princi
pieel afwijst dient derhalve niet door een 'andere
overheid' ongebreideld in de praktijk te worden
gebracht. De kosten voor het beheer van particu
liere archieven door archiefdiensten worden niet
in rekening gebracht. Erkenning van de betekenis
van particuliere archieven voor de kennis van onze
geschiedenis en cultuur vormt de onderbouwing
voor dit in principe kosteloos beheer.
Dit principe is echter alleen staande te houden
als de acquisitie met zorg en beleidsmatig wordt
uitgevoerd. De op basis van een acquisitieplan ge-
acquireerde archieven dienen binnen redelijke
termijn beschikbaar te komen voor het publiek.
De grenzen zijn bereikt als die beschikbaarstelling
niet kan worden gerealiseerd en ad calendas grae-
cas wordt uitgesteld. Bovendien wordt hierdoor
het 'pakhuisimago' van archiefdiensten, dat bij
een deel van het publiek en van de particuliere
archiefeigenaren leeft, bevestigd. Om teleurstel
lingen en irritaties te voorkomen dienen in de
overeenkomsten afspraken over de termijn, waar
binnen en de wijze waarop het archief naar ver
wachting nader toegankelijk kan worden ge
maakt, te worden opgenomen. Indien de eigenaar
toch aandringt op een versnelde inventarisatie,
dan is het niet onredelijk om hiervoor een finan
ciële tegemoetkoming te vragen, waarvoor zono
dig externe krachten kunnen worden aangetrok
ken.
De archiefdiensten beschikken in hun huidige
bezetting niet over voldoende personeel om een
intensieve begeleiding in de dynamische fase te re
aliseren. Ook voor de nabije toekomst behoeft
waarschijnlijk niet op uitbreiding van formatie
plaatsen te worden gerekend. De werkzaamheden
ten behoeve van de nadere advisering over de or
dening en bewaring van particuliere archieven in
de dynamische fase zullen slechts op basis van kos
tendekking gerealiseerd kunnen worden. Hierbij
valt te denken aan een vorm van advisering waar
tegenover een financiële vergoeding dient te staan
of door uitbesteding aan bijvoorbeeld de Stich
ting Archiefverzorging.
[i33]
