De noodzaak tot het opstellen van een dergelijk
plan wordt echter wel degelijk onderkend, ook
door archiefdiensten die nog niet vanwege (toe
komstige) capaciteitsproblemen gedwongen zijn
zich hierop te bezinnen; men realiseert zich ter
dege, dat acquisitie-planning niet alleen vanuit
het oogpunt van beheersbaarheid en betaalbaar
heid, maar ook in het licht van beschikbaarstel
ling - representatief aanbod aan onderzoekers -
nodig is.
Een werkgroep, waarin verschillende geledin
gen uit het openbaar archiefwezen zijn vertegen
woordigd, heeft zich met deze problematiek bezig
gehouden en het hierna volgende als rapport ge
produceerd.
Inleiding
Is men het eens over het nut van een planmatige
aanpak van de acquisitie van particuliere archie
ven, over de vraag naar de taak en verantwoorde
lijkheid, die de verschillende archiefbeherende in
stellingen in dezen hebben, wordt verschillend ge
dacht. Binnen het openbaar archiefwezen zijn
sommigen voorstander van een zeer beperkte
taakstelling ten aanzien van de acquisitie. Zij stel
len vanuit een sterk administratief-juridisch ge
richte opvatting, dat het openbaar archiefwezen
primair en uitsluitend een taak heeft ten aanzien
van het beheer van overheidsarchieven. Deze prio
riteitenstelling heeft bij enkele beleidsfunctiona
rissen binnen de Rijksarchiefdienst zelfs geleid tot
de ongerijmde conclusie dat de acquisitie van par
ticuliere archieven wellicht beter overgelaten kan
worden aan gemeente- en streekarchiefdiensten
en aan categoriale, archiefbeherende instellingen
zoals het Internationaal Instituut voor Sociale Ge
schiedenis (iisg), het Katholiek Documentatie
Centrum (kdc) en het Historisch Documentatie
centrum voor de Geschiedenis van het Protestan
tisme (hdc).
Anderen vinden daarentegen, dat de acquisitie
van particuliere archieven uitsluitend verzorgd
dient te worden door openbare archiefbewaar
plaatsen in de zin van de Archiefwet. Zij zien het
als een versnippering van middelen, dat van over
heidswege deze infrastructuur niet ten volle wordt
benut voor de acquisitie van particuliere archie
ven.
Gezien deze stand van zaken heeft het crpa
medio 1989 een werkgroep ingesteld, bestaande
uit functionarissen, afkomstig uit verschillende
geledingen van het openbaar archiefwezen. De
werkgroep bestaat uit drs G.M.W. Ruitenberg
(hoofdcRPA), drsJ.A.M.Y. Bos-Rops (hoofd ex
terne dienstverlening van het Rijksarchief in
Zuid-Holland, sinds 1 september 1990 gemeente
archivaris van s-Hertogenbosch) en drs J.E.A.
Boomgaard (hoofd inspectie en acquisitie van het
het Gemeentearchief Amsterdam). Zij heeft zich
tot taak gesteld de uitgangspunten voor de acqui
sitie nader uit te werken en op basis hiervan prak
tische aanwijzingen te formuleren voor het opstel
len en uitvoeren van een acquisitieplan.
In het aan de uitgangspunten voor de acquisitie
gewijde hoofdstuk zal nader worden ingegaan op
het formele kader en de reeds geformuleerde crite
ria voor de acquisitie van particuliere archieven.
Deze zullen vervolgens worden afgezet tegen de
acquisitiepraktijk binnen het archiefwezen, waar
uit - zoals zal blijken - aanzetten tot beleid zijn te
destilleren. Specifieke aandacht zal daarna worden
geschonken aan de organisatorische, personele en
financiële aspecten van de acquisitie. Waar is de
acquisitie ondergebracht in de organisatie van de
archiefdiensten? Kan onder bepaalde omstandig
heden geld worden gevraagd voor de ontsluiting
van particuliere archieven?
Na behandeling van de theoretische, organi
satorische, personele en financiële aspecten van
de acquisitie worden aanwijzingen geformuleerd
voor het opzetten en uitvoeren van een acquisitie
plan. Om het praktisch nut van deze aanwijzingen
te toetsen zijn op basis hiervan proeven van be
standsanalyses gemaakt voor twee archiefdien
sten, te weten het Gemeentearchief Amsterdam en
het Rijksarchief in Zuid-Holland. Voor de eerst
genoemde proeve van een bestandsanalyse is de
werkgroep veel dank verschuldigd aan drs J. Blom,
werkzaam bij het Gemeentearchief Amsterdam.
De werkgroep heeft in september 1990 haar
eindrapport uitgebracht. Het rapport is vervol
gens besproken in de vergaderingen van het Con
vent van rijksarchivarissen (16 januari en 7 maart
[124]
Tekeningen van het ontwerp van een bomschip
en haar zeilvoering, z.j. Uit: archief van Meer-
burg's Noordzeevisserij en Haringexport, inv.nr.
237 (Rijksarchiefin Zuid-Holland)
1991), de Landelijke Kring van Gemeente- en
Streekarchivarissen (7 maart 1991) en het Lande
lijke Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs
(5 februari 1991). De in deze vergaderingen ge
maakte opmerkingen zijn - voor zover mogelijk -
in deze versie van het rapport verwerkt.
Voor alle duidelijkheid wijst de werkgroep er
nog op dat dit rapport bedoeld is als instrument
voor het formuleren en uitvoeren van het acquisi
tiebeleid ten aanzien van particuliere archieven.
Het maken van beleidskeuzes op dit gebied is uit
drukkelijk een verantwoordelijkheid van de ar
chiefdiensten zelf. De werkgroep heeft hierin ui
teraard niet willen treden, al beoogt zij wel met dit
rapport binnen het archiefwezen van de overheid
meer consensus te bereiken over de taak en verant
woordelijkheid met betrekking tot de acquisitie
van particuliere archieven in het algemeen.
Uitgangspunten voor de acquisitie
van particuliere archieven
2 1 Formeel kader
Nota Archief beleid De Nota Archiefbeleid
(1985) vormt het formele kader voor de acquisi
tie van particuliere archieven. Archieven van
overheidsadministraties alleen geven een te ge
fragmenteerd en wellicht te eenzijdig beeld van de
historisch-maatschappelijke ontwikkelingen'. In
de nota wordt erkend, dat particuliere archie
ven (archieven van personen, families, kerkge
nootschappen, bedrijven en verenigingen) waar-
[125]
