Mogelijkheden van automatisering
F. X. Blouin, verbonden aan de Bentley Historical
Library van de Universiteit van Michigan in de Ver
enigde Staten, sprak over de nieuwe mogelijkheden
die de computer voor ons vak zal bieden. Als gevolg
van de intrede van de computer in het archiefwezen
ziet Blouin de mogelijkheid om de toegankelijkheid
van archieven te verhogen door bijvoorbeeld ont-
werp-mogelijkheden als MARC-format /standaardi
satie, dat een internationaal potentieel heeft. Een
zekere internationalisering op economisch, cultu
reel en intellectueel gebied leidt ertoe dat de stukken
en dus de archieven van diensten die met deze activi
teiten belast zijn ook van internationaal belang wor
den. Dit zal de noodzaak aan informatie-uitbreiding
onder archieven, die standaardformaten gebruiken,
vereisen.
In Nederland zag P.JHorsman, automatiserings
medewerker van de Rijksarchiefdienst en docent
aan de Rijksarchiefschool, drie functionele gebieden
die relevant zijn voor de archivaris. Allereerst is er
aan de 'input-zijde' van de archiefdiensten een ge
bied, dat we volgens onze oude terminologie record
creation zouden noemen. Selectie vormt een rele
vante taak van de archivaris. Nieuwe eisen op dit ge
bied vloeien voort uit de immer groeiende papier
massa en met name uit veranderingen in adminis
tratieve processen, veroorzaakt door de toepassing
van informatietechnologie, zoals kantoorautomati
sering, electronische datacommunicatie tussen or
ganisaties en het gebruik van interorganisatorische
databases. Ten tweede lijkt 'archive-management',
waaronder de administratieve controle en het con
serveren en restaureren van archieven, de voornaam
ste taak van de archivaris te zijn. De meeste adminis
tratieve processen in archiefdiensten kunnen wor
den verbeterd door automatisering. Als derde punt
memoreerde Horsman de automatisering. Nieuwe
eisen concentreren zich voornamelijk op het terrein
van de 'output', de intellectuele controle. Nieuwe
archiefstructuren, gebaseerd op een informatie-
bouwkunde zonder fysieke beperkingen, vragen om
een andere benadering in het beschrijven en orde
nen, zo er al nog steeds ordening nodig is. Archiva
rissen moeten zich bewust zijn van het onderscheid
tussen fysieke documenten, die informatie bevat
ten, en de informatie zelf. Vanouds beheerders van
B. Delmas (boven)enF.X. Blouin (onder)
[58]
documenten worden archivarissen nu ook beheer
ders van opgeslagen informatie.
Wanneer de conclusie getrokken wordt dat nieu
we eisen, welke dat ook maar moge zijn, het beroep
zullen dwingen tot verandering, dan vraagt Hors
man zich af hoe een archiefschool - of überhaupt een
opleiding - als 'an agent of change' kan optreden?
Een archiefschool is immers in hoge mate afhanke
lijk van de eisen van dat vak, en zodoende indirect
van de eisen voor dat vak. En dat is het nu juist waar
de schoen wringt. In het geval dat de ideëen van de
Rijksarchiefschool over het beroep verschillen van
die van de beroepswereld zelf, of van een gedeelte er
van, zal de vertaling naar een nieuw curriculum,
nieuwe cursussen of lessen door de archiefdiensten -
de cliënten van de school - niet begrepen worden.
Het betoog van de laatste spreker, Th. Thomas
sen, concentreerde zich rond één thema: de door de
Rijksarchiefschool ontwikkelde en gebruikte me
thode bij het definiëren en wijzigen van het leerplan
als reactie op de veranderende behoeften van het vak
in Nederland. In nauwe samenhang met de Neder
landse rijks-, gemeente- en streekarchieven en de
van is de Rijksarchiefschool bezig met het uitstip
pelen van een nieuw beleid voor de jaren negentig.
Het internationaal colloquium maakte duidelijk
dat op verschillende fronten gewerkt wordt aan de
aanpassing van het vak aan de nieuwe tijden, maar
dat van een revolutie nog geen sprake is.
Henri Spijkerman
Summary
In the last twenty-five years the archivist's task has
become increasingly complex and the archivist of
today is confronted with even more challenges,
resulting from developments in information tech
nology. All these changes call for a different kind
of archivist, a change in attitude and more tech
nical know-how. Archival training programmes
must therefore be adapted to meet the new
demands of the profession. This was the subject
of a colloquium organised by the Dutch Asso
ciation of Archivists in September last year. Direc
tors of archival schools in Europe and the United
States were invited to talk with their Dutch col
leagues about changes in archival training in their
countries.
[59]