trefwoorden, gegroepeerd in 20 hoofdrubrieken die samen organisatie en ta
kenpakket van een kleinere gemeente beslaan. Ook hier wordt de computer
benut, zodat een uitdraai mogelijk is die bij elk trefwoord een korte samen
vatting geeft van de stukken met verwijzing naar jaar en datum en/of nummer.
Generale indices
Wanneer men de indices uit de verschillende inventarissen bijeen brengt, ont
staat een generale index. De Tweede Afdeling van het Algemeen Rijksarchief
heeft sinds de jaren-1960 een (uitgetypte) index op de eerste honderd particu
liere archieven en collecties. Het Rijksarchief in Utrecht publiceerde onlangs
een generale index op de eerste zestig delen verschenen in de Utrechtse inven-
tarissenreeks, een index die primair op persoons- en plaatsnamen is gericht en
pas secundair, via een tweede trefwoord, op zaken.11
Bij andere archiefdiensten wordt al jaren gewerkt aan een generale index
op in principe alle inventarissen. Het Rijksarchief in Friesland typt daartoe
de beschrijvingen in bestaande inventarissen over op fiches, onderstreept daarop
relevante trefwoorden en dupliceert het fiche vervolgens een aantal malen. Bij
deze nogal tijdrovende methode wordt voorrang gegeven aan archieven en col
lecties met een heterogene samenstelling zoals familie- en persoonsarchieven,
aanwinstencollecties en dergelijke, kortom van bestanden waarvan de inhoud
veel minder voorspelbaar is dan bijvoorbeeld bij het archief van een scheeps
werf. Het Rijksarchief in Zeeland neemt trefwoorden over uit bestaande indi
ces op inventarissen en maakt achteraf toegangen op inventarissen waarin die
ontbreken. Te zijner tijd wil men ook de inlichtingencorrespondentie in de ge
nerale index opnemen.
In al deze gevallen is het uiteraard de bedoeling de onderzoeker op de stu
diezaal een beter apparaat te verschaffen. Bij de generale index op het Gemeen
tearchief van Zwolle is zeer bewust rekening gehouden met de meest voorko
mende vormen van onderzoek, namelijk het genealogisch onderzoek en het
huizenonderzoek. In de Zwolse index zijn opgenomen klappers op afzonder
lijke archiefbestandddelen, maar ook op boeken, kranten en tijdschriften. De
nadruk ligt sterk op persoonsnamen en topografie, veel minder op onderwer-
1?
pen.
De eerdergenoemde bezwaren tegen de index in de afzonderlijke inventaris
spelen uiteraard ook bij de generale index een rol, ja zelfs in versterkte mate.
Zo is er het uiteenlopende niveau van beschrijven in de verschillende inventa
rissen (globaal dan wel gedetailleerd), wat van belang is omdat juist de beschrij
vingen het vertrekpunt vormen op het traject naar een generale index. Wat
voorts te doen met archieven die geheel of gedeeltelijk uit series bestaan? De
neiging zal bestaan deze buiten de index te houden met het risico dat zij ook
buiten het gezichtsveld van de onderzoeker blijven. Daarom is het van belang
de gebruiker van de generale index duidelijk te maken welke archiefbestanden
daarin verwerkt zijn en welke niet.
Anderzijds is het onmiskenbare voordeel dat de gebruiker geattendeerd wordt
op de grote verscheidenheid van het bronnenmateriaal. De generale index geeft
dwarsverbanden die zelfs de meest ervaren chef studiezaal kunnen ontgaan.
212
Mag men van het personeel op de studiezaal verwachten dat het bij een vraag
over vestingwerken de onderzoeker niet slechts verwijst naar de (voor de hand
liggende) archieven van de Genie, maar ook naar die van de Domeinen, van
het Provinciaal Bestuur en wellicht nog van andere overheidsinstanties die met
dat onderwerp enigerlei bemoeienis hadden?
Ook zou ik er voor willen pleiten de seriële archieven niet geheel buiten de
generale index te houden. Bij gebrek aan een nadere toegang zou men hier een
beperkt aantal ruimere trefwoorden kunnen ontlenen aan de beschrijving van
het takenpakket in de inleiding. De onderzoeker zou dan in elk geval kunnen
ontdekken dat inning van gemenelandsmiddelen of toezicht op dijkonderhoud
een taakonderdeel was van Gecommitteerde Raden. Aan het euvel dat zulke
trefwoorden veel ruimer zijn dan de meeste andere in de generale index, til
ik niet zo zwaar.
Thesaurus
Het woord thesaurus is in het voorgaande al enkele malen gevallen. Een goede
thesaurus moet er voor zorgen dat de kloof tussen de trefwoordkeuze van de
indiceerder en die van de onderzoeker wordt overbrugd. Daartoe bevat de the
saurus een meestal alfabetisch geordende verzameling termen, met vermelding
van de onderlinge relaties (hiërarchie). Behalve bij voorkeur te gebruiken ter
men (descriptoren) bevat de thesaurus ook niet-toegelaten termen die verwij
zen naar descriptoren.
Binnen het Nederlandse archiefwezen wordt op een aantal plaatsen gewerkt
met thesauri of beter gezegd met standaard-termenlijsten, maar het betreft dan
steeds deelgebieden. Een thesaurus opgesteld voor de indicering van notariële
archieven kan men slechts ten dele gebruiken bij indicering van bestuursar
chieven. De vraag of moet worden gestreefd naar één grote overkoepelende
archiefthesaurus dan wel naar deelthesauri voor bepaalde deelgebieden is be
gin jaren-1980 met nadruk aan de orde gesteld in het rapport van de Project
groep Thesaurus van de van.13 De projectgroep gaf er de voorkeur aan te be
ginnen met deelthesauri (op in totaal zeventien deelgebieden) en stelde voor
een proeve te nemen met het deelgebied Waterstaat, op welk gebied immers
al veel inventarissen en historische studies zijn gepubliceerd. Een dergelijke
proeve is niet van de grond gekomen.
Anderen opteerden voor een overkoepelende archiefthesaurus. Volgens Cop-
pens zou deze een beperkt aantal basisbegrippen moeten bevatten, van 2000
tot maximaal 4 000. Aangezien zij ook alle historische begrippen en streekge
bonden benamingen daarin wil opnemen, is het zeer de vraag of met zulke aan
tallen kan worden volstaan.14 Bij de ontwikkeling van de VNG-thesaurus, be
doeld voor de ontsluiting van documentaire informatiebestanden van lagere
overheden (een vrij beperkte doelgroep derhalve), ging men al uit van maxi
maal 7000 termen, voorkeurstermen en niet-voorkeurstermen.15 Ondermeer
op de studiedagen van de van in 1987 is er voor gepleit allereerst een instru
mentarium te ontwikkelen dat de onderzoeker inzicht moet geven welke ar
chiefvormers in welke periode met een bepaald onderwerp enigerlei bemoeie
nis hebben gehad. Een trefwoordenlijst van taken, functies en onderwerpen
213
