Zo verscheen in 1984 de publicatie Analyses van de resoluties van de Raad van
Brabant te 's-Gravenhage 1657-1795.5 De hierin opgenomen analyses, in fei
te korte samenvattingen, zijn door de auteur doorlopend genummerd conform
de nummers van de resoluties zelf. In gevallen waarbij over eenzelfde zaak meer
dere besluiten zijn genomen wordt alleen onder het laagste nummer een be
schrijving gegeven. Dat komt bij veel zaken voor. De chronologische lijst van
analyses wordt gevolgd door indices op persoons- en plaatsnamen en op za
ken, waarvan de trefwoorden van de eerste twee toegangen niet ontleend zijn
aan de beschrijvingen maar aan de resolutieregisters zelf; dit laatste dus in af
wijking van de Zuidhollandse methode.
Bij de nadere toegangen op de resoluties van Drost en Gedeputeerden en
van Ridderschap en Eigenerfden in Drenthe, beide over de periode 1740-1795,
zijn de regesten niet in chronologische volgorde opgenomen, maar gerubri
ceerd.6 Binnen drie hoofdgroepen (bestuur, wetgeving en rechtspraak) is een
groot aantal rubrieken en subrubrieken aangebracht die een index op zaken
overbodig moeten maken. Deze ontbreken dan ook in de Drentse publicaties,
evenals trouwens de indices op personen en plaatsen, wat mijns inziens een
gemis is omdat bepaalde rubrieken erg omvangrijk zijn. Zo beslaat het onder
werp 'beroepingen van predikanten' in het deel Ridderschap alleen al zo'n 15
bladzijden regesten. Bovendien zijn zulke indices handig voor onderzoekers
die de juiste (sub)rubriek niet zo gauw kunnen vinden.
Ook bij de rijksarchieven in Friesland en Noord-Holland wordt volgens de
regestmethode gewerkt aan het toegankelijk maken van respectievelijk de re
soluties van de Staten van Friesland en van die van Gecommitteerde Raden
van het Noorderkwartier van Holland. Deze projecten hebben nog niet geleid
tot publicaties.
Verbaalarchieven
Een derde hier te bespreken categorie seriearchieven zou ik gemakshalve wil
len samenvatten onder de term verbaalarchieven (nat 21). Van negentiende-
eeuwse archieven geordend volgens het verbaalstelsel zijn weinig inventaris
sen verschenen. Dat had ook niet veel zin, omdat de gebruikelijke beschrijvin
gen inhoudelijk weinig voorstelden. Gezien de omvang van deze archieven is
het vaak ondoenlijk de afzonderlijke verbalen inhoudelijk te ontsluiten. Bij
de inventarisatie van enkele landelijke en provinciale bestuursarchieven is daar
om gekozen voor het benutten van de beschikbare eigentijdse toegangen: er
is als het ware een index op de bestaande indices vervaardigd.
In de door de administratie destijds opgemaakte indices is de korte inhoud
van de stukken weergegeven, niet in chronologische volgorde maar gerubri
ceerd: de 'papieren' rubriek van het chronologische verbaal. Bovenaan de in
dexpagina's staan vermeld de 'hoofden' of rubriekaanduidingen: deze nu vorm
den het uitgangspunt voor de index op de indices, zij het niet zonder nadere
bewerkingen.
Een eerste aanzet tot het gebruik van eigentijdse indices werd gegeven in de
uit 1979 daterende inventaris van het Comité te Lande cq het ministerie van
Oorlog 1795-1810.7 De inventarisator handhaafde daarbij de gebruikte termi-
210
nologie, maar nam wel talrijke verwijzingen op; vervolgens groepeerde hij de
trefwoorden volgens een door hem ontworpen indelingsschema naar de be
langrijkste taken' van het orgaan, en vermeldde de jaren waarin elk trefwoord
in de indices voor kwam.
Dit voorbeeld is nader uitgewerkt in indices op de archieven van de Gouver
neur van Drenthe en van het Provinciaal Bestuur (Gouverneur en Gedeputeer
de Staten) van Noord-Holland, beide over de jaren 1814-1850.8 In deze pu
blicaties is gepoogd de bezwaren van de eigentijdse indices voor de moderne
onderzoeker zo veel mogelijk te ondervangen. Zo zijn trefwoorden waarvan
de betekenis onduidelijk was, 'vertaald' met hedendaagse termen en is bij elk
trefwoord een korte toelichting opgenomen om aan te geven over wat voor
zaken cq om wat voor soorten stukken het gaat. Een ander berucht manco
van eigentijdse toegangen is het gebruik van niet-exclusieve trefwoorden als
gevolg waarvan stukken over eenzelfde onderwerp onder verschillende tref
woorden zijn ingeschreven. Dit euvel is bestreden door trefwoorden bijeen te
voegen, soms onder een nieuw geredigeerde term, en door talrijke verwijzin
gen op te nemen.
In beide publicaties zijn de trefwoorden gerubriceerd binnen wat Noord-
Holland 'hoofdrubrieken' en Drenthe 'categorieën' noemt. Deze weerspiege
len de onderwerpen van bemoeienis van het bestuur en kregen in beide indices
vrijwel identieke benamingen als 'armenzorg' en 'verkeer en vervoer'. In de
Drentse index zijn de 351 trefwoorden doorlopend genummerd, wat handig
is bij verwijzingen. Tevens is van jaar tot jaar opgegeven op welke pagina s
van de (jaarlijkse) indices de trefwoorden te vinden zijn; in de Noordholland
se index is die specificatie alleen in de studiezaalversie opgenomen en vermeldt
de offsetinventaris alleen de jaren. De Drentse en Noordhollandse indices zijn
zeker geen kortstondige projecten geweest.
Een project van ongetwijfeld veel langere adem is Proverbal op het Rijksar
chief in Limburg.9 Deze term slaat op de geautomatiseerde indicering van de
verbaalarchieven van Gouverneur en van GS over de periode 1824-1861. Ook
hier wordt gewerkt met de jaarlijkse indices, maar de ontsluiting geschiedt niet
op rubriek-niveau maar een niveau lager, namelijk op stuk-niveau. De tref
woorden worden ontleend aan de korte inhoudsopgaven van de stukken in de
jaarindices. Het zal duidelijk zijn dat dit bij ongeveer een half miljoen 'regesten'
een enorm karwei is, dat alleen met behulp van de computer kan worden ge
klaard. Maar de gegevens moeten wél ingevoerd worden. Bij Proverbal werkt
men de indices niet van jaar tot jaar af, maar per rubriek. Voordeel hiervan
is dat men voorrang kan geven aan veel gevraagde onderwerpen; bovendien
kan de indiceerder voorlopig met een zeer beperkt termenbestand volstaan,
wat een uniforme terminologie bevordert. Het eind 1984 gestarte Proverbal
is ongetwijfeld een belangwekkend experiment, maar de voortgang woidt ge
remd door de afnemende personele inzet.
Op gemeentelijk niveau moet hier melding gemaakt worden van het project
van de provinciale archiefinspectie in Drenthe voor het indiceren van series
in kleinere gemeentearchieven.10 Op dit niveau zijn eigentijdse indices hoge
uitzondering en moet er alsnog een toegang worden vervaardigd. Om het restant
te bewaren stukken uit de algemene series (circa 85% wordt vernietigd) toe
gankelijk te maken wordt gewerkt met een lijst van 280 verplicht te gebruiken
211
