en vooral de beperkingen zijn van de index: of deze het gehele archief beslaat,
inclusief de seriële bescheiden in de afdeling 'Algemeen', of alleen de inventa
risnummers in de afdeling 'Bijzonder'.
Indices op seriearchieven
Het is al eerder ter sprake gekomen: bij archieven die geheel of grotendeels
uit series bestaan, vormt de geringe mate van toegankelijkheid het grootste
probleem. Dat geldt zowel voor de notariële archieven als voor de zeventiende
en achttiende-eeuwse bestuursarchieven geordend volgens het resolutiestelsel
en de voornamelijk negentiende-eeuwse verbaalarchieven. Soms zijn er eigen
tijdse ingangen, vaak ontbreken die ten enenmale.
Notariële archieven
De bestaande inventarissen van de notariële archieven zijn toonbeelden van
ontoegankelijkheid. In feite wordt daarin alleen vermeld, dat onder de num
mers 100-130 even zoveel delen met minuutakten van notaris a in plaats x uit
de jaren 1600-1615 zijn opgenomen. Over de inhoud wordt niets meegedeeld.
Zonder nadere toegang is het in deze archieven zoeken naar een speld in een
hooiberg. Het gaat hier om enorme bestanden. In het Gemeentearchief van
Amsterdam beslaan de notariële archieven van vóór 1842 liefst 2,5 km plank
lengte (20.421 delen). De notariële archieven van de kleinere plaatsen in Noord-
Holland tot 1811 omvatten nog altijd 4800 delen, waarvan er in de laatste der
tig jaar zo'n 1800 zijn geïndiceerd.
De methode van indiceren bij het Amsterdamse gemeentearchief is er een
die al vele jaren is beproefd. Van elke akte wordt een samenvatting of regest
geschreven op een eerste fiche. Voor bepaalde soorten akten heeft men een
vaste indeling. Door onderstrepingen wordt aangegeven welke trefwoorden
moeten worden opgenomen in de indices, waarna het fiche zo vaak wordt ge
kopieerd als er onderstreepte trefwoorden zijn. Daarna worden de gedupli
ceerde fiches ingevoegd in het systeem. De totale index in Amsterdam bestaat
in feite uit een viertal indices: op persoonsnamen, op aardrijkskundige namen,
op beroepen en op zaken. Bij elk hoort een eigen standaardtrefwoordenlijst.
Als het goed is houdt de regestmaker direct al rekening met die standaardter
men. Bij nieuwe termen kan in de fase van de eindcontrole worden bezien,
of die term moet worden 'vertaald' dan wel moet worden opgewaardeerd tot
descriptor (toegestane term).
De nadelen van het Amsterdamse project liggen vooral in het tijdsbeslag (het
maken van regesten en het dupliceren en opbergen van fiches kost veel tijd)
en in het toenemend ruimtebeslag. Het grote voordeel van het werken met re
gesten lijkt mij dat het regest de trefwoorden in een context weergeeft, waar
door de onderzoeker beter kan selecteren wat voor hem wel of niet van belang
is. Bij de indicering van de notariële archieven op het Rijksarchief in Noord-
Holland laat men het maken van regesten achterwege en worden de trefwoor
den direct op fiches genoteerd, veelal gevolgd door een nader (toelichtend) tref
woord.
208
De methbde om bij bepaalde soorten akten te werken met een bepaald stra
mien van een regest vinden we terug in het rapport van Commissie iv van de
Archiefraad uit 1973 over de ontsluiting van notariële archieven 1842-1895.
Alleen door de uittreksels te standaardiseren zal in de toekomst automatise
ring van de indicering mogelijk zijn, zo luidde de belangrijkste aanbeveling
van de commissie. In 1975 werd hiermee op het Rijksarchief in Noord-Holland
een eerste proeve genomen, die redelijk positief uitviel. Vanaf 1977 is ook eni
ge tijd volgens de richtlijnen van de Archiefraad geïndiceerd in het Gemeen
tearchief van Dordrecht, waarbij bleek dat de benodigde tijd voor het opma
ken van een model-regest uiteen liep van één uur tot twee dagen.
Een doorbraak is wellicht bereikt in het Gemeentearchief van Utrecht bij
de indicering van notariële archieven, overigens niet uit de negentiende eeuw
maar uit de jaren 1685-1735, en volgens een wat aangepast model van het uit
treksel. Vanaf 1986 is vervolgens gewerkt aan een geautomatiseerde toegang
die in 1989 beschikbaar is gekomen en waarover zeer onlangs in het Archie
venblad uitvoerig is geschreven.3 De onderzoeker in Utrecht kan uittreksels
opvragen via inventaris- en aktenummers, datum van de akte en soort akte.
Hij kan deze ook via trefwoorden opvragen, daarbij ondersteund door een
'thesaurus' die hier niet bestaat uit standaardtermen, maar uit synoniemen (zo
verwijst de beroepenthesaurus bij 'molenaar' naar termen als 'mulder' en 'ko
renmolenaar'). Deze Utrechtse methode zal ongetwijfeld model staan voor in-
diceringsprojecten elders, als althans de dalende tendens in het aantal hulp
krachten en vrijwilligers kan worden gestopt.
Bestuursarchieven vóór 1795
Veel bestuursarchieven uit het ancien régime zijn gevormd volgens het resolu
tiestelsel, waarbij de ingekomen en minuten van uitgaande stukken zijn ge
borgen als reeksen bijlagen tot de resoluties. Door de kernserie, de resoluties,
via een index toegankelijk te maken worden indirect ook de bijlagen meege
nomen. In de jaren-1970 verscheen bij de Provinciale Archiefinspectie van Zuid-
Holland een aantal nadere toegangen op resolutieregisters van enige lokale
besturen, alle volgens een bepaalde systematiek samengesteld.4 Van de reso
luties werden korte regesten gemaakt die in chronologische volgorde zijn af
gedrukt. Relevante trefwoorden uit de regesten zijn opgenomen in een zaken-
index, die ofwel één lange alfabetische lijst van trefwoorden vormt ofwel primair
is onderverdeeld in een aantal rubrieken die de onderwerpen van bestuurmet
name de taakonderdelen weergeven.
Deze methode vertoont zekere overeenkomsten met de praktijk van indice
ren die destijds de Staten van Holland toepasten bij hun 'generale indices' op
de resoluties van meerjarenblokken. Ook daar alfabetische lijsten van tiefwoor-
den, 'tafel der respecten' genoemd, ontleend aan regesten van de resoluties.
De publicaties van de Zuidhollandse inspectie waren de vruchten van werkcol
leges van Van der Gouw voor studenten van het historisch seminarium van
de Universiteit van Amsterdam. Nogal wat van deze studenten zijn in het ar
chiefwezen beland en de gevolgde methodiek vond navolging, niet alleen op
lokaal niveau maar later ook bij gewestelijke bestuursarchieven.
209
