Afgezien van al deze losse stukken deed zich in Amsterdam bij de inventarisa
tie nog een ander probleem voor, namelijk de wijze waarop de administratie
in de negentiende eeuw haar stukken had geordend. Bij de vier oudste afdelin
gen waren de stukken aanvankelijk op onderwerp geordend. Door het grote
aantal gevormde rubrieken werd het opzoeken van stukken zeer tijdrovend.
Dit leidde er in 1897 toe, dat van de afdelingen Financiën en Algemene Zaken
de stukken voortaan op indicateurnummer werden opgeborgen. Bovendien wer
den toen alle bestaande stukken op die wijze herordend. Bij de afdelingen Arm
wezen en Onderwijs bleven de stukken tot het begin van deze eeuw volgens
onderwerp geordend, welke ordening thans nog bestaat.
Het archief van het stadsbestuur van 's-Gravenhage 1816-1851
Lag in Amsterdam de nadruk op de archiefvormende afdelingen van de secre
tarie, in Den Flaag werd uitgegaan van het bestuur van de stad, de stedelijke
raad en het dagelijks bestuur, de burgemeesters, na 1824 burgemeester en wet
houders. 'Stads'archief is in Den Haag gevormd van 1811, verheffing tot stad
door Napoleon, tot 1851, toen met de instelling van de gemeenten door de Ge
meentewet van 1851 het bestuurlijk overwicht bij de raad kwam te liggen. Dat
de inventarisatie van dit archief niet in 1811 maar in 1816 begint, hangt samen
met de eerdere inventarisatie van het oud-archief, die doorloopt tot 1816. Aan
gezien tevens in 1851 bij de registratie werd overgegaan van het notulenstelsel
op het agendastelsel, is ervoor gekozen de inventarisatie daar te eindigen. Het
archief kreeg de benaming 'archief van het stadsbestuur'aangezien de inven-
tarisatoren voor de betreffende periode de benaming secretariearchief onjuist
achtten, omdat het zwaartepunt in de uitvoering volledig bij de burgemeesters,
later burgemeester en wethouders lag. De uitvoerende functionarissen hadden
geen enkele zelfstandige bevoegdheid. In 1909 werd het archief overgedragen
aan de gemeentearchivaris, waarbij reeds toen sprake was van een grote col
lectie 'varia'. Hoewel er vanaf het begin van de jaren twintig regelmatig aan
deze collectie is gewerkt, werd zij pas in 1956 voor een groot deel opgeheven.
Inventarisatie van het resterende deel en afronding en samenvoeging van reeds
geïnventariseerde onderdelen van het stadsarchief, zoals de bevolkings- en ka
dastrale registers en de stukken betreffende militaire zaken en openbare wer
ken, vormden het doel van het Haagse project. De inventarisatoren zijn be
gonnen met een uitgebreid organisatieonderzoek, waarbij de verschillende
functionarissen en instellingen systematisch in kaart werden gebracht. Dit bracht
onder meer aan het licht, dat reeds in de eerste helft van de negentiende eeuw
een groot aantal gemeenschapsvoorzieningen bestond. Het aantal functiona
rissen dat daadwerkelijk tegen een vaste beloning in dienst was van de stad,
was in die periode echter nog gering.
De eigenlijke inventarisatie leverde na het organisatieonderzoek weinig pro
blemen meer op. De stukken van algemene aard herbergen de notulen en bij
lagen, terwijl de losse stukken ('varia' en 'niet geordende stukken') binnen de
categorie stukken betreffende bijzondere onderwerpen zijn geplaatst, ingedeeld
naar de verschillende gebieden van zorg. Stukken van rekenplichtige ambte
naren, vroeger als apart archief aangemerkt, werden teruggeplaatst in het stads-
276
archief waar ze thuishoren. Het feit dat het stadsarchief eerst nu werd geïn
ventariseerd, leverde als gelukkige bijkomstigheid op dat stukken, die reeds
in een vroeg stadium voor vernietiging terzijde waren gezet, gewoon waren blij
ven staan. Een deel daarvan bleek gegevens op te leveren die niet in het ge
meentearchief aanwezig waren, zoals gedetailleerde statistische gegevens be
treffende armeninstellingen. Deze stukken werden in de inventaris opgenomen.
Het Nieuw Stadsarchief van Rotterdam
Als laatste werd het project van het gemeentearchief Rotterdam besproken.
Ook hier houdt zich een aantal inventarisatoren bezig met gedeelten van het
nieuwe stadsarchief. Evenals in Den Haag werd de begindatum ingegeven door
het tijdstip, waar de inventarisatie van het oude stadsarchief was geëindigd,
in het Rotterdamse geval 1813, toen een groot aantal nieuwe series werd inge
voerd. 1941 vormde het eindpunt, vooral omdat in 1942 de code vng werd
ingevoerd. 1851beslissend in Den Haag om een cesuur aan te brengen, vorm
de in Rotterdam, evenals in Amsterdam, geen breekpunt. In 1917 werd ten
aanzien van de correspondentie van de afdeling Algemene Zaken het repertoire-
of agendastelsel vervangen door een dossierstelsel als voorganger van de code
vng. Dit had tot gevolg dat vanaf die tijd de ingekomen stukken niet meer
werden opgeborgen volgens het nummer van inschrijving, maar dat alle stuk
ken betreffende een bepaalde zaak na afdoening per jaar bij elkaar werden
geborgen. Deze dossiers waren toegankelijk via dossierlijsten met een index.
Voor de afdeling Algemene Zaken werd deze verschillende ordening van de
correspondentie in stand gelaten, zodat 1917 hier wel een scheiding te zien geeft.
Een probleem werd hier vooral gevormd door een inventarisatie uit het einde
van de vorige eeuw, waarbij de stukken op onderwerpen waren gelegd zonder
rekening te houden met de herkomst. Op deze 'ordening' kon niet worden voort
gebouwd.
Twee gedeelten van het archief waren al min of meer klaar toen met het pro
ject werd gestart: de afdeling Financiën, toegankelijk via een kaartsysteem,
en de afdeling en dienst Plaatselijke Werken, geïnventariseerd tot 1929. Daar
naast bestonden er nog een paar deelinventarissen van kleine gedeelten van
het archief, terwijl de series, zoals notulen, correspondentie, bouwtekeningen
en dergelijke, redelijk toegankelijk waren. Besloten werd dan ook te beginnen
met de onvermijdelijke serie losse stukken van de afdeling Algemene Zaken
en met een aantal afdelingen, waaraan nog nooit iets was gebeurd.
Een specifiek probleem werd nog gevormd door de grote verwevenheid van
de archieven van een secretarieafdeling, de desbetreffende raadscommissie en
een uitvoerende dienst. Dit was reeds gebleken bij de inventarisatie van de Plaat
selijke Werken. In dat geval was die verwevenheid vooral veroorzaakt dooi
de gezamenlijke huisvesting van de verschillende onderdelen buiten het stad
huis. Ook bij andere afdelingen bleek de correspondentie voor de betreffende
raadscommissie vaak door een hoge ambtenaar van de afdeling te worden af
gedaan, zodat ook daar een scheiding van de verschillende archieven niet al
tijd mogelijk was. Gekozen is dan ook voor een inventarisatie, waarbij pei
deelinventaris de archivalia worden beschreven van de secretarieafdeling en
277
