Archieven
van de plaatselijke overheid na 1813
Hollandse Archivarissendag 1989
Gineke van der Ree-Scholtens
Op 26 mei 1989 werd in Amsterdam de derde Hollandse Archivarissendag ge
houden. In een drietal lezingen werd aandacht geschonken aan recente inven
tarisatieprojecten met betrekking tot (delen van) het gemeentearchief van na
1813. Vervolgens werd ingegaan op de onderzoeksmogelijkheden die zo'n toe
gankelijk gemaakt 'nieuw archief' de onderzoeker te bieden heeft. De dag ein
digde tenslotte in luchtiger sferen met een rondvaart, gevolgd door bezichti
ging van de Stopera, de aanbieding van één van de 's ochtends besproken
inventarissen en een drankje op de goede afloop. Van de lezingen met betrek
king tot de inventarisatieprojecten maakte mevrouw mr G.F. van der Ree-
Scholtens een samenvatting.
Drie inventarisatieprojecten
Als eerste deed P. Hofland verslag van de inventarisatie van het archief van
de afdeling Algemene Zaken van de gemeentesecretarie van Amsterdam. Ver
volgens verhaalde R. Spork over het archief van het Stadsbestuur van 's-
Gravenhage en als laatste schetste H. ten Boom de problemen met het Nieuw
Stadsarchief (nsa) van Rotterdam. Deze drie verschillende benamingen geven
reeds een beeld van de verschillende ideeën die ten aanzien van deze archieven
leven. Inventarisatie van dergelijke archieven heeft lange tijd nauwelijks prio
riteit gehad. De ingekomen en minuten van uitgaande stukken zijn immers door
gaans via agenda's, indexen, indicateurs en dergelijke toegangen redelijk een
voudig te raadplegen. De losse stukken, meestal verzameld in dozen 'varia',
vormen vaak zo'n uitzichtloze bende, dat niet alleen een onderzoeker, maar
ook een inventarisator daar liever niet aan begint. Zo bleven deze archieven
jarenlang het stiefkind van de archivaris. Op verschillende plaatsen is in die
situatie de laatste jaren echter verandering gekomen. De toenemende belang
stelling van onderzoekers voor de negentiende en twintigste eeuw en prakti
sche problemen zoals vervroegde overbrenging, hebben inmiddels geleid tot
274
verschillende inventarisatieprojecten van 'nieuw gemeentearchief', die ervoor
moeten zorgen dat de achterstand in de inventarisatie van het overheidsarchief
van na 1813 wordt weggewerkt. Gezien de kilometers archief die bewerkt moeten
worden, is samenwerking door verschillende inventarisatoren daarbij onont
beerlijk.
De afdeling Algemene Zaken van de gemeentesecretarie van Amsterdam
1812-1945
Sedert 1984 is door een aantal medewerkers van het gemeentearchief te Am
sterdam gewerkt aan de inventarisatie van delen van het secretariearchief van
af 1812. Intussen zijn gereed de inventaris van het archief van de afdeling Fi
nanciën tot 1893 en de inventaris van de afdeling Algemene Zaken tot 1945.
Onderdeel van de inventarisatiewerkzaamheden was een onderzoek naar de
structuur en het functioneren van de bestuursadministratie, in het algemeen
onontbeerlijk om een indruk te krijgen van de ontwikkeling en uitdijing van
de secretarie sedert 1813.
In Amsterdam werden in 1812 drie afdelingen met een eigen administratie
gevormd, waaronder de afdeling 'secretarie', later Algemene Zaken genoemd.
Deze afdelingen vertoonden inhoudelijk weliswaar grote continuïteit met de
vóór 1812 bestaande afdelingen, maar hanteerden een nieuwe manier van re
gistratie: men maakte voortaan gebruik van het indicateurstelsel. Alle in- en
uitgaande stukken werden bij de nieuwe afdelingen eerst in een Generale Indi-
cateur ingeschreven en vervolgens nog eens in de indicateur van de afdeling
die de zaak moest behandelen. Daarnaast werden geen notulen, maar enkel
besluitenboeken bijgehouden. Wanneer de omvang van de taak van een be
paalde afdeling te groot was geworden, werd eenvoudig een nieuwe afdeling
opgericht met een eigen indicateur. Vooral de sterk toenemende overheidsbe
moeienis sedert het einde van de vorige eeuw leidde tot de oprichting van nieu
we afdelingen van de secretarie, hetgeen tot gevolg had dat er in 1940 achttien
afdelingen bestonden. In de registratuur veranderde door de oprichting van
nieuwe afdelingen echter nauwelijks iets; slechts de Generale Indicateur werd
in 1921 afgeschaft. In 1945 werd in Amsterdam de Code vng ingevoerd. Hoe
wel ook daarna vrijwel alle afdelingen de indicateur nog bleven gebruiken, vorm
de die invoering toch de aanleiding het archief van de afdeling Algemene Za
ken daar af te sluiten.
Zoals hierboven reeds in het algemeen is aangegeven, wordt ook in Amster
dam het hoofdbestanddeel van het archief van de verschillende afdelingen ge
vormd door de ingekomen en minuten van uitgaande stukken met indicateurs
en indexen. Bij iedere afdeling komen daarnaast echter veel stukken voor die
niet in de indicateurs zijn ingeschreven, waardoor ze volkomen in het duister
blijven als ze niet geïnventariseerd worden. Zolang het gaat om slechts een meter
van dergelijke stukken (zoals bijvoorbeeld bij de afdeling Volkshuisvesting)
is het probleem voor een onderzoeker en een inventarisator nog enigszins te
overzien. Bij de afdeling Algemene Zaken ging het echter om 55 meter! Ook
commissiearchiefjes waren op die manier aan het zicht onttrokken. De inven
tarisatie van al deze 'varia' heeft een schat aan gegevens opgeleverd.
275
