houden, de rest wordt echter geretourneerd aan de betrokken gemeente. Ver
der fungeren de intergemeentelijke archieven ook als adviesinstanties voor de
lokale of regionale overheid op het gebied van archief, registratuur en auto
matisering. Tenslotte worden ook cursussen georganiseerd voor de ambtena
ren die bij de productie en de archivering van stukken zijn betrokken.
2
Balans van de eerste dag
Op basis van de lezingen en de discussie achteraf kan worden vastgesteld dat
er inderdaad ruimte lijkt voor een overlegorgaan van gemeentearchivarissen,
of liever niet-rijksarchivarissen. Het feit dat dit congres het eerste in zijn soort
was, leidde ertoe dat de voordrachten nog te veel het karakter hadden van pre
sentaties van de situatie in het eigen land of taalgebied. Zij werden veelal voor
kennisgeving aangenomen, zonder dat zij enige discussie uitlokten. Willen toe
komstige bijeenkomsten aan betekenis winnen dan kan beter worden gekozen
voor een iets andere aanpak. Er zouden bij voorbeeld één of meer kernpunten
kunnen worden geproblematiseerd vanuit de eigen situatie van de deelnemers.
Ideeën voor een dergelijke aanpak konden op deze eerste dag wel worden op
gedaan. Zo blijkt in verschillende landen de relatie tussen rijks- en niet-
rijksarchieven nogal eens problemen op te leveren, soms vanwege het ontbre
ken van regelingen waarin de wederzijdse bevoegdheden worden vastgelegd,
soms omdat eigendomskwesties over bepaalde fondsen de relaties vertroebe
len. Hoewel het hier gaat om nationale problemen lijkt het zeker nuttig om
er kennis van te nemen hoe dergelijke zaken in andere landen al dan niet zijn
opgelost.
Een ander thema dat regelmatig naar voren kwam, is de scholing. Met na
me de Duitse deelnemers waren van mening dat een staatsopleiding in vele op
zichten tekort schiet bij de vorming van gemeentearchivarissen. De vraag lijkt
zeker relevant of voor bepaalde archiefinstellingen inderdaad speciale eisen
dienen te worden gesteld aan de beheerders. Wellicht kunnen enkele naderen
de conferenties licht op deze kwestie werpen. Het twaalfde internationaal ar
chiefcongres, dat in 1992 in Montreal wordt gehouden, zal immers in zijn ge
heel zijn gewijd aan het beroep van archivaris en ook op het jubileumcongres
van de VAN in 1991 te Maastricht is de opleiding één van de thema's.
Aan het eind van de eerste dag werd de huishoudelijke vergadering van de
Sma gehouden, wegens ziekte van voorzitter Lendenmann gepresideerd door
J. R. Sewell uit Londen. Besloten werd onder meer een studiegroep in te stel
len die voorwaarden moet formuleren waaronder een gemeentearchief opti
maal functioneert cq kan gaan functioneren. Deze commissie zal op een rij
zetten wat een archief nodig heeft, maar ook wat het oplevert. Dit laatste moet
vooral dienen om gemeenten en andere overheden die nog geen archiefdienst
hebben ingesteld, ertoe te bewegen dit alsnog te doen.
270
3
Automatisering
De tweede dag van het congres was gewijd aan het oprukken van de computer
binnen de gemeentelijke administraties en archieven. In de ochtenduren wer
den onder voorzitterschap van A. Skivenes uit Bergen in Noorwegen enkele
lezingen gehouden. In tegenstelling tot de aankondiging bleken deze niet echt
te zijn toegespitst op de informatiseringsproblematiek in gemeentearchieven.
Nu was ook niet veel anders te verwachten, want waarom zouden deze instel
lingen kampen met andere problemen dan bijvoorbeeld rijks- of provinciear
chieven? Mevrouw H. Viallet uit Grenoble fungeerde als main-speaker en gaf
een brede beschouwing over de problemen en de mogelijkheden die de opruk
kende informatisering meebrengt voor de archivistiek. Zowel om de toenemende
massa papier de baas te worden als om de gebruiker beter van dienst te zijn
kan de computer goede diensten bewijzen. Terecht wees zij erop dat dit niet
betekent dat er nu maar overal blindelings geautomatiseerd moet worden. Maar
al te vaak wordt zonder kennis van zaken overgestapt van een goed functione
rend handmatig systeem op een computer waar eigenlijk niemand mee over
weg kan. Dit leidt alleen maar tot ontmoediging en weerstanden, terwijl bo
vendien de werksfeer eronder te lijden kan hebben. Gezien het instemmende
geknik in de zaal was dit benadrukken van de menselijke keerzijde van de auto
matisering velen uit het hart gegrepen.
Viallet richtte de blik op verschillende terreinen waarop de computer thans,
vooral bij haar eigen dienst, wordt ingezet. Ten eerste kwam de geautomati
seerde dossierregistratie bij de plaatselijke administratie aan de orde. Deze le
vert voor het archief weinig problemen op, omdat het in feite om niet veel meer
gaat dan een kaartenbak in een computer. Naar believen kunnen op basis hier
van lijsten of zelfs complete inventarissen worden vervaardigd. Ten aanzien
van de ontsluiting van overgebrachte bestanden is de computer ingezet voor
het maken van een trefwoordenindex op de verordeningen en de notulen van
het gemeentebestuur en voor het toegankelijk maken van uitgebreide series
bouwvergunningen en personeelsdossiers. Voor het bewerken van oudere ar
chieven zijn in Frankrijk nog geen goede programma's voorhanden. Sceptisch
was de spreekster over de mogelijkheid dat computers nog eens een essentiële
bijdrage zouden kunnen gaan leveren aan het ruimteprobleem bij archieven.
Zolang nog zo weinig standaardisatie is bereikt en nog grote onzekerheid heerst
over de houdbaarheid van de verschillende informatiedragers, zullen archiva
rissen volgens haar vooral beheerders van papier blijven.
Als co-speaker trad op S. Smedberg uit Stockholm, die één en ander vertel
de over computertoepassingen in zijn archief. Hij ging met name in op het ver
vaardigen van overzichten van het aanwezige materiaal, wat voor veel archie
ven toch de eerste stap is op de weg van de automatisering. In Zweden bestaan
vergevorderde plannen voor een gecomputeriseerd archievenoverzicht, dat niet
alleen de overheid maar ook particuliere instellingen zal omvatten. Verder wordt
in Stockholm gewerkt aan diverse ontsluitingen in de vorm van data-bases,
bij voorbeeld betreffende de Roteman-archieven, een bevolkingsadministra
tie uit de periode 1887-1926.
In de afsluitende discussie bleek vooral de houdbaarheid van het computer-
271
