menige archiefdienst de kennis over basisgegevens zoals naam, begin- en eind
jaar en omvang van elk afzonderlijk archief forse lacunes bevatte. Meer in
formatie over de archiefvormers en over de soorten stukken in de diverse ar
chieven en collecties biedt het overzicht De Nederlandse archieven van het
Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis te Amsterdam.
Het zwaartepunt van de activiteiten en van de belangstelling van de archiva
rissen is steeds gericht geweest op het meso-niveau, het vervaardigen van in
ventarissen. Het grote aantal artikelen in het nab over ordeningsbeginselen,
over het systematisch indelen van de inventaris, de verdeling in hoofd- en sub
rubrieken, de exclusiviteit van beschrijvingen en dergelijke zijn even zovele be
wijzen voor deze voorkeur in de belangstelling. Was en is de inventaris boven
dien niet een product dat alleen door de archivaris kon worden voortgebracht?
Geleidelijk aan drong bij sommigen het besef door, dat onze eindproducten
mogelijk niet optimaal zijn afgestemd op de wensen van de gebruiker. Vindt
de onderzoeker zijn weg wel in de inventaris? Gaat hij wel te werk volgens de
methodiek die de archivaris zelf zou toepassen? Weet hij de stukken van alge
mene aard op hun waarde te schatten of slaat hij deze veelal formeel beschre
ven inventarisnummers gewoon over? Laaft hij zijn dorst naar institutionele
kennis wel afdoende door de inleiding goed te lezen? In de jaren-1980 versche
nen dan ook meer en meer inventarissen met in de inleiding een aparte para
graaf 'Richtlijnen voor de gebruiker'. Vooral bij archieven met veel series en
eigentijdse toegangen daarop zijn dergelijke richtlijnen zeer wenselijk.
Een andere vorm van nader toegankelijk maken vormen de zogenaamde bron
commentaren. Dit zijn handleidingen bij het gebruik van gelijksoortige admi
nistratieve bescheiden die als regel voorkomen in alle provinciale dan wel ge-
meentelijke archieven van de negentiende en twintigste eeuw. Ruimer van op
zet zijn de gespecialiseerde gidsen voor bepaalde soorten onderzoek in hetzij
de archieven van één instantie (zoals de Kadastergids), hetzij van verscheidene
overheidsinstanties (zoals de gids voor Haags huizenonderzoek). Broncommen
taren en gespecialiseerde gidsen bevatten deels gegevens die men ook in de in
leidingen op inventarissen, maar dan vaak minder gebruikersvriendelijk, kan
aantreffen.
Indicering
Vanouds is door de archiefdiensten, in de praktijk vooral door hulpkrachten
en vrijwilligers, veel gewerkt aan indices op persoonsnamen voorkomend in
veel geraadpleegde bestanden als dtb, bevolkingsregister, oud-rechterlijke en
notariële archieven. Deze werkzaamheden kwamen ten goede aan de groep on
derzoekers die de meerderheid vormden binnen het bezoekersbestand, de ge
nealogen. Bovendien was het indiceren op naam minder subjectief en niet zo
moeilijk als het maken van zakenindices. Dat ook het 'simpele' indiceren op
persoonsnamen en plaatsnamen de nodige complicaties kan opleveren ten aan
zien van spelling en alfabetisering, wordt duidelijk uiteengezet in enkele arti
kelen in de jaargangen 1983, 1984 en 1985 van het nab.2 In het vervolg van
dit exposé zal dit aspect van de indicering buiten beschouwing blijven.
Daarnaast kan men indiceren op onderwerpen. Bij de onderwerpsontsluiting
kan men globaal volgens twee methoden te werk gaan: via een systematische
classificatie of via een alfabetische trefwoordenlijst. In onze inventarissen passen
we bij de rubricering van de stukken een systematische indeling toe, gebaseerd
op de bestaande structuur van het archief of op het takenpakket van de instel
ling. Bij gedetailleerde rubriekenschema's is de behoefte om een zakenindex
in de inventaris op te nemén gering: het rubriekenschema cq de inhoudsopga
ve van de inventaris fungeert immers als toegang.
In gevallen waarin wél een zakenindex is opgenomen, is dat meestal in de
vorm van een alfabetische lijst van trefwoorden die ontleend zijn aan de be
schrijvingen. Soms zijn in zo'n index tevens opgenomen trefwoorden die di
rect ontleend zijn aan bepaalde archiefbestanddelen die in de inventaris for
meel en niet inhoudelijk zijn omschreven, zoals resoluties, notulen en dergelijke.
Het inventarisatieprogramma maïs voorziet in de mogelijkheid bij elke be
schrijving een of enkele trefwoorden toe te kennen, om zo een index te genere
ren.
De terughoudendheid bij het opnemen van een zakenindex in de inventaris
is wel verklaarbaar. Hoe immers het informatieverlies te vermijden dat het ge
volg is van de subjectieve trefwoordkeuze van de inventarisator en in tweede
instantie van de gebruiker? Hoe voorts te vermijden dat de gebruiker die het
gezochte trefwoord niet in de index aantreft, zal concluderen dat dus geen stuk
ken over dat onderwerp in het archief aanwezig zullen zijn? De oplossing voor
het eerste probleem wordt gezocht in het maken van afspraken over de te ge
bruiken terminologie, de thesaurus (waarover later meer). In het tweede geval
dient de gebruiker er duidelijk op te worden gewezen wat de mogelijkheden
lüfcts optteKisokiScta-lw van
WasscrvBV Kul-tsr
RIJK/ARCHIEF
UTRECHT
oonw; ,79S
octrooien om te to/teron
I603-I640
HSR
207
