"Ik hoopte al dat er deze week iemand zou komen. Wat is er van uw dienst?
We hebben hier oude jaarboeken, catalogi en afgedane dossiers over
"Geest, genoeg", smeekte ik. "Laten we nu maar terug gaan". Genadig leid
de de Geest mij snel het vertrek uit. "Voordat je verdwijnt, Geest, vertel mij
eens", vroeg ik hem, "heb ik nu de schaduwen gezien van dat wat komen gaat,
of van dat wat wellicht gaat komen?De Geest van de Archieven van de Toe-
komst gaf geen antwoord, maar wees enkel terug naar de toekomst.'
Zo begint, vrij vertaald, Randall C. Jimerson zijn in 1989 in The American
Archivist verschenen artikel: 'Redefining Archival Identity: meeting user needs
in the information society'.1 Daaraan moest ik denken toen ik de in het juni-
nummer van het Nederlands Archievenblad verschenen bijdrage las van colle
ga Berkenvelder.2 Met name de opmerkingen van Berkenvelder over de klant
gerichte houding van de Zwolse archiefdienst zijn interessant en smaken naar
meer. Hij slaat immers de spijker op zijn kop wanneer hij stelt dat archieven
er zijn om te gebruiken. Het lijkt wellicht een open deur intrappen, maar ik
kan mij niet aan de indruk onttrekken dat dit besef nog niet ten volle tot in
alle geledingen van het archiefbedrijf is doorgedrongen. En al helemaal niet
daarbuiten. In het verlengde van hetgeen Berkenvelder ons, zeer summier wel
iswaar, mededeelt over de klantgerichte aanpak van het Zwolse gemeentear
chief, kan het artikel van Jimerson worden gelezen. Hoewel deze archivaris
en directeur van de afdeling Historische Handschriften en Archieven van de
universiteit van Connecticut, usa, duidelijk schrijft vanuit de specifiek Noord-
amerikaanse situatie, zijn zijn bevindingen zeker de moeite van het bestude
ren waard en, grosso modo, mogelijk ook van toepassing op de situatie in ons
land.
Keerpunt
Volgens de auteur staat de archivaris voor een belangrijk keerpunt in zijn be
roepsmatig bestaan. De samenleving waarin hij zich bevindt, is onderhevig aan
snelle veranderingen, waarbij high tech en datacommunicatie-netwerken een
steeds grotere rol gaan spelen. In dit informatietijdperk zal de archivaris in
staat moeten zijn de diverse informatiestromen te beheersen om deel uit te kun
nen blijven maken van het dynamische proces. Doet hij dat niet, is hij daartoe
niet in staat, of wil hij dat niet en blijft hij slechts een afwachtende bewaker
van het verleden, dan mist hij, aldus Jimerson, de boot.
Het beroep van archivaris bevindt zich in een identiteitscrisis. Terwijl de sa
menleving behoefte heeft aan een snelle, dynamische wijze van communice
ren, is het beeld dat de buitenwacht heeft van het beroep van de archivaris wel
haast daaraan tegengesteld. Niet alleen worden, volgens een in 1984 in de
Verenigde Staten uitgevoerd onderzoek naar het beroepsbeeld van de archiva
ris,3 de gebruikelijke vooroordelen bevestigd (stoffig beroep, saai, weinig dy
namisch), maar ook krijgen de positieve kwaliteiten een negatieve lading. 'We
worden om onze rust geprezen. Voor de diensten die we verlenen worden we
gerespecteerd, voor onze "behoudzucht" worden we bewonderd. In feite be
tekent dit alles dat we rustige mensen zijn, prettig in de omgang en zonder enige
260
invloed'.4 Berkenvelders opmerking over de 'rustige maar gezellige sfeer' die
een archiefgebouw zou moeten uitstralen komt hiermee in een wat ander dag
licht te staan!5
Transformatie
Volgens Jimerson is het dan ook van groot belang dat archivarissen hun ima
ge en status zien te veranderen cq te verhogen. Het beeld dat anderen van hen
hebben moet veranderen. Dat betekent dat vooral eerst het zelfbeeld van ar
chivarissen dient te veranderen. Herdefiniëren van het beroep van archivaris
en de daarbij behorende maatschappelijke positie is dringend noodzakelijk.
Vervolgens kan een strategische visie worden ontwikkeld op het verbeteren van
de dienstverlening. In feite betekent dit uitgangspunt een grondige herbezin
ning op traditionele methoden, theorieën en stellingen. Jimerson noemt een
zestal aspecten die van belang zijn bij dit transformatieproces.
1 Herdefiniëren van het beroepsbeeld
2 Gebruik maken van strategische planning
3 Informeren van bestuurders en beleidsbeslissers
4 Bevorderen van een klantvriendelijke houding
5 Overgaan tot een marktgericht beleid
6 Profileren van de archiefdienst naar buiten toe.
Ad 1 Herdefiniëren van het beroepsbeeld.
Te lang is volgens Jimerson het beeld van de archivaris naar buiten toe be
paald geweest door een specifiek taakonderdeel: bewaren en beheren van ar
chieven. Archivarissen moeten eens ophouden zichzelf te zien als beheerders
van archiefbewaarplaatsen. Weg met het stereotype beeld van verzamelaars!
Voortaan is men informatie-processor met een sterke gerichtheid naar buiten
toe.
Ad 2 Gebruik maken van strategische planning.
Elke archiefdienst dient een strategische planning te ontwikkelen, met vermel
ding van de exacte taakomschrijving en formulering van doelstellingen. Voor
al externe ontwikkelingen beïnvloeden in hoge mate het uitgestippelde beleid.
Het is dan ook zaak flexibel en efficiënt te kunnen inspelen op veranderende
omstandigheden. Een goede strategische planning bevordert een actie-gerichte
houding.
Ad 3 Informeren van bestuurders en beleidsbeslissers.
Bestuurders en andere beleidsbeslissers wijzen de middelen toe waaraan elke
instelling zijn voortbestaan ontleent. Zeker in de Verenigde Staten spelen zij
bij het toekennen van fondsen ten behoeve van archiefinstellingen een grote
rol. Het is daarom, stelt de auteur met nadruk, van cruciaal belang om deze
groep te overtuigen van het nut en belang van archieven. Archiefdiensten moeten
leren serieus te kunnen concurreren met andere organen en instellingen. Wet
telijke bepalingen met betrekking tot archiefvorming en -opslag bieden onvol
doende garanties. De meerwaarde die archieven (kunnen) hebben, moet dui-
261
