takt gelegd met de Initiatiefgroep Massaconservering Bibliotheekmateriaal
(1MB), een samenwerkingsverband van de verschillende universiteitsbibliothe
ken en de Koninklijke Bibliotheek. Dit kontakt resulteerde in het bijeenbren
gen van een breed overleg van (25!) personen uit de archief- en de bibliotheek
wereld. Eind 1988 verscheen het eindrapport van dit klankbordoverleg.11 Het
klankbordoverleg deed aanbevelingen over de noodzaak van een schade-
inventariserend onderzoek, het verrichten van natuurwetenschappelijk onder
zoek, het nemen van preventieve maatregelen in het bijzonder op het gebied
van het depotbeheer en het opstellen van kwaliteitseisen voor informatiedra
gers. Wat dit laatste aspect betreft, de onder het ministerie van Binnenlandse
Zaken ressorterende werkgroep Kwaliteitseisen Papier heeft in 1987 zijn rap
port uitgebracht aan de Coördinatie Commissie Algemene Secretarie Aange
legenheden.12
Ook op ministerie-niveau ging de beleidsvoorbereiding in een hogere ver
snelling. De minister van wvc vroeg begin 1989 de Raad van Advies voor Bi
bliotheekwezen en Informatieverzorging (rabin) een advies uit te brengen over
de conserveringsproblematiek, waarbij met name de selectie op cultuurterrein
van de Nederlandse letteren de aandacht zou moeten krijgen. Nu was de ra
bin in het kader van de voorbereiding van het adviesprogramma van de mi
nister van o&w al bezig met het opstellen van een advies over de conservering
van bibliotheekmaterialen, waarin de bouwstenen voor een beleid op de mid
dellange en lange termijn zouden worden opgenomen.
De reeds in het klankbordoverleg aangezette cohesie tussen de archief- en
de bibliotheekwereld kwam in het RABiN-advies aan beide ministers nog dui
delijker naar voren.13 Voor het vervolg is een tweetal konklusies van dit ad
vies van belang: de rabin onderschreef de aanbevelingen van het rapport van
de Klankbordgroep en was van mening dat de Koninklijke Bibliotheek, het
Algemeen Rijksarchief (in formele zin de Rijksarchiefdienst) en een of meer
van de audio-visuele media beherende instellingen gezamenlijk de nationale
taken op conserveringsgebied op zich zouden moeten nemen. Binnen deze groep
zou dan een Nationaal Conserveringscentrum moeten worden ingesteld dat het
nationale conserveringsbeleid verder gestalte zou moeten geven.
Overleg tussen de Directie van de kb en de Centrale Directie van de Rijks
archiefdienst leidde eind oktober 1989 tijdens de voorfase van het proefjaar
massaconservering een seminar over de schade-inventarisatie tot de oprich
ting van het Coördinatiepunt Nationaal Conserveringsbeleid (CNC). Geen
nieuw instituut dus, maar een samenwerkingsverband tussen de kb en de rad.
De instelling van het CNC dient, behalve als coördinatiepunt voor de konkrete
aanpak van conserveringsproblemen, ook gezien te worden tegen de achter
grond van de kritiek van de Algemene Rekenkamer op de achterstanden op
conserveringsterrein.14
Aktiviteiten binnen het Nederlandse archiefwezen
Het conserveringsvraagstuk stond de afgelopen jaren regelmatig op de agenda
van de Vereniging van Archivarissen (van): tijdens de studiedagen van 1986
en 1987 werden 'ronde tafels' gehouden over de materiële zorg,15 in het na
jaar van 1988 organiseerde de van in samenwerking met de Vereniging van
246
Archiefrestauratoren een bijeenkomst over het probleem van de massaconser
vering. In het Nederlands Archievenblad is sinds 1986 een vaste rubriek 'Con
servering en Restauratie' opgenomen.16 Conserverings-technische problemen
over het thema komen geregeld aan de orde in de werkgroep Archiefrestaura
toren van het Centraal Laboratorium voor onderzoek van voorwerpen van kunst
en wetenschap. Deze werkgroep houdt zich onder meer bezig met het opstel
len van kwaliteitseisen voor archiefdozen, kopieerpapier en het opstellen van
vuistregels voor de behandeling van archiefbescheiden.
De Rijksarchiefdienst was vanaf het begin betrokken bij de eerder genoem
de aktiviteiten van het ministerie van wvc op conserveringsgebied. Daarnaast
namen vertegenwoordigers van de Rijksarchiefdienst ook deel aan de werk
zaamheden van de werkgroep Kwaliteitseisen Papier van het ministerie van
Binnenlandse Zaken. Uitgaande van het gegeven dat de funkties van archief
bescheiden binnen de overheidsorganen primair gericht zijn op de interne be
drijfsvoering, maar dat voor de Rijksarchiefdienst (en voor andere archief
diensten) de materiële verzorging gericht is op een conservering voor de
eeuwigheid, werd steeds meer duidelijk dat het begrip 'in goede staat' uit de
Archiefwet 1962 nader gedefinieerd en, hoe moeizaam of lacuneus dan ook,
genormeerd moest worden. Evenals de evenzeer noodzakelijke normering van
het begrip 'in geordende staat', moet de normering voor de materiële staat ge
zien worden tegen de achtergrond van de naderende verkorting van de over
brengingstermijn van 50 naar 20 jaar. De overheidsorganen moeten duidelij
ker dan tot nu toe geïnformeerd worden over de minimumvoorwaarden voor
de overbrenging van hun archieven naar de Rijksarchiefdienst.17
Begin 1989 stelde het Convent van Rijksarchivarissen een projectgroep Nor
mering Materiële Toestand Archieven in. Taak van de projectgroep was het
opstellen van normen voor het vaststellen van de materiële staat van archief
bescheiden als basis voor het conserveringsbeleid. Het rapport werd eind 1989
door het Convent behandeld.18 Hoewel de projectgroep geen exacte normen
formuleerde-zij signaleerde een ontbreken van consensus en kennis over de
juiste meetpunten - bracht zij wel een definitie van het begrip 'geordende staat'
ter tafel. Volgens de projectgroep moest hieronder verstaan worden een 'zo
danige staat van informatiedrager en daarop vastgelegde informatie, alsmede
een zodanige materiële verzorging dat raadpleging door onderzoekers nu en
in de toekomst mogelijk blijft'. Hiermee is de funktie die archiefbescheiden
binnen de Rijksarchiefdienst vervullen, namelijk die van bronnenmateriaal voor
het historisch en administratief onderzoek, gewaarborgd.
De projectgroep gaf met haar rapport ook de aanzet tot een aantal aktivitei
ten. De schade-inventarisatie, ook voor bestanden van vóór 1800, vormde een
belangrijke rode draad. Bij het Rijksarchief in Limburg is een proefproject
'schade-inventarisatie voor 1800' opgezet dat, mede afhankelijk van het tem
po van de verhuizing als gevolg van de nieuwbouw, in 1991 zal worden afge
rond. Belangrijk aspect van deze schade-inventarisatie is dat ook niet-
restauratoren het gebruikte inventarisatieformulier kunnen hanteren. Daar
naast gaf het rapport een aantal thema's aan, zoals de intrinsieke waarde van
archiefbescheiden en de kwaliteitseisen van moderne papiersoorten, die nader
onderzoek behoeven alvorens er een consistent conserveringsbeleid gevoerd
kan worden.
247
