Nadere toegangen op archieven
F. J. M. Otten
In de jaren tachtig is in het Nederlands Archievenblad een aantal artikelen ge
publiceerd over nader toegankelijk maken, indiceren op naam. In diezelfde
jaren zijn er ook op het terrein van de onderwerpsontsluiting ontwikkelingen
geweest. Deze blijken niet zozeer uit de vakliteratuur als wel uit de produkten,
de indices, zelf. Drs F.J.M. Otten, rijksarchivaris in Noord-Holland, geeft een
overzicht van deze ontwikkelingen in het volgende artikel dat een bewerking
is van zijn voor de van gehouden lezing.
Toen het bestuur van de van mij benaderde voor een lezing over het thema
nader toegankelijk maken van archieven, was het voor mij nogal bezwaarlijk
dat verzoek af te wimpelen. Al geruime tijd eerder namelijk had ik de redactie
van het Nederlands Archievenblad toegezegd een samenvattend recensie-artikel
te schrijven over een aantal gepubliceerde nadere toegangen. Dat artikel was
nog altijd niet tot stand gekomen en een positieve reactie op het verzoek van
de voorzitter zou dus in zekere zin het inlossen van een ereschuld betekenen.
Afgesproken werd, dat ik mij voor deze lezing zou beperken tot het signaleren
van een aantal ontwikkelingen in de jaren-1980 en dan met name op het ter
rein van de onderwerpsontsluiting. Volledigheid zou daarbij niet worden na
gestreefd en enige subjectiviteit ten aanzien van bepaalde indiceerprojecten
waarmee persoonlijke ervaringen werden opgedaan, zou niet geheel te vermij
den zijn.1
Niveau's van toegankelijk maken
Binnen het taakonderdeel toegankelijk maken kan men een drietal niveau's
onderscheiden. Op macro-niveau liggen de overzichten van archiefbestanden
binnen een of meer archiefbewaarplaatsen. Het ontsluiten van een bepaald ar
chief door middel van een inventaris ligt op meso-niveau, terwijl het nader ont
sluiten van afzonderlijke archiefbestanddelen (het indiceren) het micro-niveau
kenmerkt.
Het bekendste voorbeeld van ontsluiting op macro-niveau levert de in 1979
gestarte en provinciaal opgezette serie Overzichten van de archieven en verza
melingen in openbare archiefbewaarplaatsen in Nederland. De landelijke en
provinciale redactiecommissies hebben in de praktijk moeten ervaren, dat bij
205
