meters detailmateriaal hebben we niets. Op basis van het uiteindelijk bewaar
de zal de historicus een getrouw beeld van de werkelijkheid kunnen blijven
geven.
Indien we het bewaarpercentage sterk willen inperken, dan lijkt het mij zin
vol, gezien bovenstaande redenering, om met name de inbreng van de histori
cus zoveel mogelijk te beperken. Historici als Groenveld, Huussen en Van den
Eerenbeemt zullen moeten accepteren dat de selektie het terrein van de bestuur
der en de archivaris is.8 Mij lijkt de pc din, gezien de samenstelling, de aan
gewezen instantie om inhoud aan de de makro- en meso-selektie te geven. De
CAS en de rijksarchiefdienst zouden daarbij als advies- en gesprekspartners op
kunnen treden. Over de concrete invulling van de adviesfunktie van de rijks
archiefdienst (in casu de rijksarchiefinspektie) volgen nu enige opmerkingen.
De consequenties
Vanuit de archiefinspektie en -acquisitie zal ik kort ingaan op de hierboven
geschetste aanpak van het selektieprobleem.
Als uitgangspunt neem ik voor het gemak de situatie in de provincie Utrecht.
Die ken ik immers het beste. Welnu, in de provincie Utrecht zijn circa 160 ar-
chiefvormdende rijksoverheidsinstanties. Bij al die 160 archiefvormers kan ik
een inspektiebezoek afleggen. Die 160 overheidsinstanties vormen archief, dat
na schoning en toegankelijk maken overgedragen dient te worden aan het Rijks
archief in de provincie Utrecht. In totaal spreken we dan over 6,6 kilometer
archief, netto wel te verstaan, na selektie en vernietiging van zo'n 70% van
het totaal der gevormde bescheiden. De kernvraag die iedere archiefinspek-
teur zich ten aanzien van deze gegevens dient te stellen, is: in hoeverre moet
ik aan al deze (in het Utrechtse geval circa 160) archiefvormers van de rijks
overheid gelijke aandacht schenken? Anders gesteld: moet ik als toekomstige
beheerder mijn toezicht op het beheer (conform artikel 25 voorontwerp nieu
we archiefwet) bij alle mogelijke, latere, archiefleveranciers uitoefenen, of kan
ik hierin selektie toepassen? Verder geredeneerd: wil ik als archiefbeheerder
überhaupt straks wel archief van dienst x of y overnemen? Want daarin ligt
toch de essentie van de inspektietaak. We inspekteren toch met het oog op de
toekomstige overname van archiefbescheiden. In mijn optiek moeten we niet
gaan inspekteren bij die overheidsdiensten waarvan we later toch geen archief
overnemen. De verantwoording ten aanzien van die archiefvormers ligt puur
en alleen bij de eigen zorgdrager.
Kortom: we moeten selektief inspekteren, gericht op de latere overname van
de archiefbescheiden. Op dit laatste aspekt (overnamegerichtheid) kom ik ver
derop nog even terug. Eerst enkele opmerkingen over de selektie.
Aan het geven van een oordeel over wel of niet inspekteren van een rijkso
verheidsdienst dient een uitgebreid onderzoek vooraf te gaan. De archiefinspek-
teur moet alle rijksoverheidsdiensten in zijn ressort als het ware in kaart bren
gen. Hij zal gegevens moeten verzamelen over de instelling, taken, interne
organisatie, plaats in het totale overheidsbestel en ontwikkelingen van die rijk
soverheidsdiensten. Op grond van die gegevens zal hij aan de kriteria voor
makro-selektie moeten toetsen. De uitslag van die toetsing kan vervolgens door
236
de pc din worden gefiatteerd. Benadrukt zij nogmaals dat we te maken heb
ben met een dynamisch proces. Rijksoverheidsdiensten die aanvankelijk, op
grond van makro-selektie niet voor inspektie/overname in aanmerking komen,
kunnen, na wijziging van taken en bevoegdheden weer wel voor inspektie/over
name aangemerkt worden. Meso-selektieve diensten moeten wel geïnspekteerd
worden. Gradaties zijn hierbij evenwel denkbaar.
In de Utrechtse situatie schat ik dat van de 160 aanvankelijke archiefvor
mers circa 70% niet voor inspektie, en dus ook niet voor overname in aanmer
king komen. De archiefinspektie bij de 'overlevende' rijksoverheidsdiensten
moet gericht zijn op de toekomstige overname van archiefbescheiden. Daar
bij zijn drie aandachtsgebieden van belang, namelijk waarneming en beoor
deling van de uitvoering van de selektie ten behoeve van de vernietiging, de
ordening en de zorg voor de materiële toestand van de archiefbescheiden. De
ze trias is de kern van de inspektie. Bij de inspektie van de eerste twee kompo-
nenten komt de institutionele kennis van de inspekteur goed van pas. Oorde
len over selektie en toegankelijk maken zijn pas opportuun, als de inspekteur
in voldoende mate op de hoogte is van de taken en de organisatie van het over
heidsorgaan in kwestie. Veel nadruk moet mijns inziens gelegd worden op het
opstellen van ordeningsplannen.9 Een ordeningsplan vormt een goede basis
voor een efficiënt archiefbeheer: het legt afspraken vast voor de beschrijving,
ordening en selektie van de neerslag van taakuitoefeningen. Daarmee wordt
een link gelegd naar een der hoofdbeginselen van de Nederlandse archivistiek,
namelijk dat het archief (lees geordend archief) een weerspiegeling moet zijn
van de taken van het archiefvormend orgaan: het zogenaamd funktioneel be
ginsel. Wij, als toekomstige beheerders van die archieven hebben veel meer
belang bij een goed ordeningsplan dan bij een uitgebreide archiefkode. Die
kode geeft uitsluitsel over onderwerpen, en die interesseren ons slechts op de
tweede plaats. De kode kan een aardige nadere toegang zijn, maar voor de
primaire ordening acht ik haar ongeschikt. Bovendien zal ook de beleidsamb
tenaar bij de uitoefening van zijn taak meer boodschap hebben aan een ar
chief geordend op basis van concrete taken, die hij of zij uitoefent, dan aan
ingewikkelde kodegetallen en onderwerpsaanduidingen. Een kode hoort in be
ginsel in bibliotheken thuis; voor een archief kan volgens mij een kode slechts
dienen als instrument voor secundaire toegankelijkheid.
De zorgdrager dient de samenstelling van het ordeningsplan te stimuleren,
ja volgens artikel 10 van het kb asar is een ordeningsplan zelfs verplicht. De
inspekteur dient toe te zien dat de dossiers, die volgens dat plan vernietigd moe
ten worden, ook daadwerkelijk vernietigd worden. Daarnaast dient hij/zij de
materiële toestand der geordende archiefbescheiden in het oog te houden. Die
materiële toestand dient gerelateerd te worden aan de normstelling van de rijks
archiefdienst.10
De consequentie van dit alles is tweeledig. Enerzijds verschuiven de werk
zaamheden van de archiefinspektie naar het verzamelen van institutionele ge
gevens over de archiefvormers van de rijksoverheid in het ressort, anderzijds
naar het uitoefenen van het toezicht op het beheer, gericht op de latere over
name van de archiefbescheiden.
237
