-
-
-
-
dering en kennis van overheidsinstellingen, van hun funkties en bevoegdhe
den, van hun geschiedenis en van hun huidige plaats in het gehele bestuursap
paraat. Volgens De Vey Mestdagh was het op die manier mogelijk om bepaal
de kategorieën van overheidsorganen zonder meer van een blijvende bewaring
uit te sluiten. Het gaat er om de archieven van juist die overheidsinstanties te
bewaren, die een duidelijke invloed hebben gehad op de doelstellingen, rich
tingen en ontwikkelingen van het overheidsbeleid. Dit heb ik al eerder beweerd,
maar het kan niet genoeg onderstreept worden. Op de archieven die deze eer
ste schifting doorstaan kunnen we meso-selektie (zie hierna) toepassen.
Met makroselektie begeven we ons op de, wat vertrouwder klinkende, ni-
veau's van beleid en uitvoering. Grosso modo zijn de overheidsorganisaties
in te delen in een aantal kategorieën:
1 overheidsorganisaties die beleidsvaststellende bevoegdheden hebben
2 overheidsorganisaties die beleidsvoorbereidende bevoegdheden hebben
3 overheidsorganisaties die beleidsadviserende bevoegdheden hebben
4 overheidsorganisaties die beleidsuitvoerende bevoegdheden hebben.
Met name de overheidsorganisaties uit de kategorieën 1 en 2 voldoen aan het
kriterium dat zij een bepalende invloed hebben op de doelstellingen, richtin
gen en ontwikkelingen van het overheidsbeleid. We praten dan over bijvoor
beeld de Ministerraad, de Eerste en Tweede kamer van de Staten-Generaal,
het Centraal Planbureau, de hoogste ambtelijke top van ministeries enzovoort.
Om voorts vast te kunnen stellen welke organen voldoen aan het genoemde
kriterium moeten we de plaats van die organen bestuderen in het hiërarchi
sche overheidsbestel en moeten we de taken en de bevoegdheden van die orga
nen aan een analyse onderwerpen. We moeten die plaats en die taken afzetten
tegen andere overheidsorganen: welke funkties worden vervuld, hebben we te
maken met unieke organen (dat wil zeggen met unieke taken), gaat het om or
ganen die bevoegd zijn tot het verrichten van rechtshandelingen of om orga
nen die enkel feitelijke handelingen verrichten enzovoort.
Makro-selektie is de normale methode van selekteren in de Sovjet-Unie.7
Zij is zeer wel toe te passen in sterk hiërarchisch ingerichte staatssystemen. De
in de Sovjet-Unie geldende kriteria zijn:
de positie en belangrijkheid van de institutie
de plaats van de institutie in het staatssysteem
het belang van de taken van de institutie
speelt de institutie een onafhankelijke of ondergeschikte rol?
het belang van de gebeurtenis(sen) waaraan de institutie een bijdrage heeft ge
leverd.
In het Sovjet-Russische staatssysteem komen op grond van deze kriteria voor
namelijk de archieven van de leidinggevende centrale authoriteiten voor be
waring in aanmerking. Naar de Nederlandse situatie vertaald zou dat beteke
nen dat alleen de archieven van de centrale rijksoverheid en haar adviesorganen
bewaard worden. Dit lijkt mij geen acceptabele situatie; ons staatsbestel kent
een niet zo sterke hiërarchische struktuur, veeleer is sprake bij ons van een sys
teem waarbij decentralisatie en deconcentratie, delegering en mandatering van
bevoegdheden een belangrijke faktor spelen.
232
Makro-selektiekriteria die in Nederland zouden kunnen gelden, zijn mijns in
ziens:
1 plaats van het orgaan in het totale staatsbestel. Hiervoor is een grondige bestu
dering van bijvoorbeeld de Staatsalmanak, veelal in historisch perspektief, no
dig. De organisatieschema's, vervaardigd door de researchafdeling van de cas,
kunnen goede diensten bewijzen.
2 niveau van bevoegdheden van het orgaan: beleidsvaststellend, beleidsvoorbe-
reidend, beleidsadviserend of beleidsuitvoerend. Bestudering van de wet- en
regelgeving waaraan het orgaan zijn bevoegdheden ontleent, is van belang. An
derzijds valt te denken aan organisatiebesluiten, instellingsbeschikkingen en
dergelijke.
3 mate van beslissingsvrijheid: een orgaan dat volledig autonoom op beslissings-
gebied is, kennen we een hogere status toe. Dit kriterium moet bezien worden
tegen de achtergrond van de kriteria 1 en 2. Elk orgaan heeft wel een bepaalde
mate van beslissingsvrijheid; in ieder geval als het om bedrijfsvoeringszaken
gaat die binnen de goedgekeurde begrotingstoekenning vallen. Ook hier gaat
het weer om het niveau van die autonomie.
4 mate van verantwoordingsplicht van het orgaan: aan het direkt hiërarchisch
hoger geplaatst orgaan of aan het parlement. Het maakt een groot verschil
of een orgaan alleen maar zijn jaarverslag moet opsturen naar bijvoorbeeld
een hoofddirektie of dat een minister verantwoording af moet leggen aan de
Tweede Kamer over de besteding van algemene middelen.
5 uniciteit van de taakstelling van het orgaan: in de regel verrichten organen met
eenzelfde taakstelling dezelfde handelingen en gelden er dezelfde procedures,
zij zullen derhalve eenzelfde neerslag (archief) hebben. Unieke organen vor
men unieke archieven; zij belichten een aspekt van het overheidshandelen dat
in beginsel op geen andere plaats is terug te vinden.
Uiteraard is deze opsomming niet uitputtend. Er zijn meer kriteria mogelijk,
maar deze vijf lijken mij de meest essentiële. Om de organen van de rijksover
heid aan genoemde kriteria te toetsen, zou gebruik gemaakt kunnen worden
van een matrixmodel. Indien een orgaan negatief scoort bij alle kriteria, zou
het in principe voor makro-selektie in aanmerking komen, met andere woor
den de neerslag (het archief) van het handelen van dit orgaan komt niet voor
bewaring in aanmerking. Het orgaan dat één of meerdere positieve scores be
haalt, wordt verwezen naar de meso-selektie. Dit lijkt op het eerste gezicht een
vrij radikale methode. Bovendien is hiermee nauwelijks ervaring opgedaan.
Niettemin zou dit een vrij probate manier zijn om het Nederlandse vernieti
gingspercentage op te schroeven van 70 naar bijvoorbeeld 97%. Een voorbeeld
van een door mij bedoelde matrix zou er als volgt uit kunnen zien.
Orgaan
krit. 1
krit. 2 krit. 3
krit. 4 krit. 5 Bewaren?
Rijkskeuringsdienst van waren
in de provincie
nee
Dienstkring van rijkswaterstaat
nee
Centrale direktie rad
/-
/t-
- ja
233
