wikkeld voor de toegankelijkheid en de materiële staat van de over te nemen
archieven van de rijksoverheid. De dynamische en semi-statische archiefdiensten
van de rijksoverheid zullen onder enorme druk komen te staan als het gaat
om te zorgen voor de overdracht van geschoonde en toegankelijk gemaakte
archieven. Er is al sprake van een gigantische achterstand. Met het oog op de
kortere overbrengingstermijn zullen methoden moeten worden ontwikkeld om
die achterstand versneld in te lopen. Nog belangrijker evenwel is het voorko
men van nieuwe achterstanden. Nieuwe doelen moeten worden geformuleerd,
zoals gezegd, een andere manier van aanpak is vereist. In het kader van de
selektie van archiefbescheiden heeft de algemene rijksarchivaris recentelijk de
knuppel in het hoenderhok gegooid. In de vergadering van de Permanente com
missie dokumentaire informatievoorziening (pcdin) heeft hij de rijksoverheid
uitgedaagd een bewaarpercentage te bereiken van 3%.4 Om dit te bereiken,
aldus Ketelaar, moeten we bij de selektie van bestaande en bij te vormen ar
chieven niet redeneren vanuit het papier, maar vanuit de veroorzakers van het
papier. Met andere woorden: we moeten ons richten op zorgvelden, taakge
bieden en procedures. Ketelaar pleit voor makro-selektie. Ik ben het daar ten
volle mee eens.
In hoeverre is dit een haalbare kaart? In hoeverre zullen wij in staat zijn
om de 1200 km papier terug te brengen tot 36 km? Op deze vragen is niet met
stelligheid een antwoord te geven. Een poging daartoe is evenwel ten zeerste
de moeite waard.
Voor een goed begrip eerst nog het volgende: het genoemde bewaarpercen
tage van 3% is in geen geval als magisch streefcijfer bedoeld. Indien na selek
tie, volgens onderstaande uitgangspunten, blijkt dat 5, 10 of zelfs 25% van
de gevormde archieven bewaard moet worden, dan moeten we dat ook bewa
ren. Niettemin geloof ik dat het zinvol is om van een zo hoog mogelijk streef
cijfer uit te gaan. Daarmee komen we immers tot een scherpere gedachtenfor-
mulering. Waarmee overigens niet gezegd is dat ik die 3% irreëel acht.
De oplossing
Voordat we een methode voor een aanpak van makro-selektie gaan ontwikke
len, zullen we ons eerst af moeten vragen of en waarom we überhaupt archie
ven willen bewaren. Daarvoor moeten we uitspraken doen over de funktie(s)
van archieven. Archieven ontstaan als neerslag van het handelen van de over
heid. Bij de uitvoering van hun taken ontvangen en produceren de overheids
instellingen dokumenten. Indien die dokumenten originele bewijsstukken zijn
van specifieke handelingen van de archiefvormer, dan worden die dokumen
ten tot archiefbescheiden. Binnen de archiefvormende organisatie vervullen
de archiefbescheiden één of meerdere funkties. Recentelijk heeft de werkgroep
Visie aan de stuurgroep van het projekt Archiefbeheer gerapporteerd over een
viertal funkties, waaraan naar haar inzicht archiefbescheiden bewaarrecht ont
lenen.5 Die funkties zijn:
bedrijfsvoering
verantwoording
erfgoed
basisregistratie.
Vanuit het oogpunt van selektie moeten we vragen naar de blijvende betekenis
van de funkties. Immers, we willen bepaalde archiefbescheiden bewaren om
dat we de waarde van hun funktie een permanent karakter toedichten. Archief
bescheiden die slechts een tijdelijke funktie vervullen, willen we tijdelijk be
waren. Er zijn bepaalde archiefbescheiden die meerdere funkties vervullen
binnen een organisatie. Een jaarverslag bijvoorbeeld heeft zowel een funktie
voor de bedrijfsvoering als een verantwoordingsfunktie. Dat een jaarverslag
daarnaast een erfgoedsfunktie vervult, voelt een ieder wel intuïtief aan, maar
juist een concrete invulling van dat erfgoedsbegrip stuit mijns inziens op veel
moeilijkheden. Vandaar dat ik die erfgoedsfunktie geen doorslaggevende rol
laat spelen in de bewaarbeslissing van archivalia. De bescheiden die als basis
registratie (denk aan bevolkingsboekhouding, notariële protokollen, kadastrale
bescheiden, handelsregister en dergelijke) gevormd worden, ontlenen hun per
manente bewaring vaak aan wettelijke regels.
Door het bewaren van archiefstukken wier funktie een permanente waarde
bezit, kunnen we de essentie van het overheidshandelen goed reconstrueren.
We kunnen ons dan een beeld vormen van de doelstellingen, richtingen en ont
wikkelingen van het overheidsbeleid. En juist dat moet het absolute en enige
uitgangspunt zijn van de selektie.
Omdat archiefbescheiden de neerslag zijn van handelingen van een overheids
orgaan, zijn uitspraken over de selektie van archiefbescheiden in eerste instantie
uitspraken over de selektie van overheidshandelingen. Nog verder doorgere
deneerd: handelingen geschieden op basis van een bepaalde taakstelling, we
moeten ons dus richten op de taken van het archiefvormende orgaan. Uitein
delijk zijn specifieke taken toegekend aan specifieke overheidsinstellingen, waar
door waarderen van taken impliciet waarderen van de overheidsinstelling zelf
inhoudt. Anders gezegd: wanneer we de taken van een overheidsorgaan kri
tisch selekteren, dan geven we daarmee tegelijkertijd een selektieoordeel over
de neerslag van die taakuitoefening. Het uitgangspunt van de selektie vormt
derhalve het takenpakket van het overheidsorgaan dat archief vormt en de ver
houding van dat orgaan tot andere overheidsorganen. Daarmee kijken we niet
meer in eerste instantie naar het papier, maar naar de veroorzakers van het
papier. Mikro-selektie zal worden vervangen door meso- en zelfs makro-selektie.
Deze twee begrippen zullen nu verder uitgewerkt worden.
Makro-selektie
Makro-selektie zou ik willen omschrijven als de methode van selekteren waar
bij beslissingen worden genomen over het al dan niet bewaren van de gehele
neerslag van het handelen van een archiefvormend orgaan. Hier spreken we
dus over selektie op het niveau van archiefvormers.
Deze vorm van selektie is, theoretisch gezien, zeker niet nieuw. Reeds in 1962
werd dit idee gelanceerd door De Vey Mestdagh op de algemene ledenverga
dering van de Vereniging van wetenschappelijke archiefambtenaren in over
heidsdienst. Hij zei daarbij onder meer dat de selektie zich moest toespitsen
op 'schifting en scheiding tussen de overheidsorganen zelf, op grond van hun
graad van autonomie, van hun zelfstandige beslissingsmacht en het belang van
de hun opgedragen taken'.6 Een dergelijke selektie vereist een grondige bestu-
231
230
