selektie en vernietiging zal daar netto een 400 km van resteren, die overgebracht
zal gaan worden naar de rijksarchiefbewaarplaatsen. Voor de Tweede Afde
ling van het Algemeen Rijksarchief zou het dan om 250 tot 300 km archief
gaan. Bewaring en beheer van dergelijk omvangrijke bestanden is geen haal
bare noch wenselijk kaart en dient op zorgvuldige en weloverwogen wijze te
worden voorkomen.
Uit dit alles zou misschien blijken dat er alleen een probleem voor de rijks
archiefdienst is. Niets is minder waar. Immers, de overheidsdiensten zelf heb
ben er in de eerste plaats mee te kampen. De burokratisering in de jaren '50,
'60 en '70 heeft voor een explosieve toename van de overheidsarchieven ge
zorgd. De departementale depots geraakten en geraken nu nog overvol. Nood
oplossingen worden gevonden in opslag van archieven bijvoorbeeld in Schaars-
bergen of in het depot van het Rijksarchief in Noord-Brabant. In dezelfde mate
als het ruimtegebrek heeft de rijksoverheid te maken met onvoldoende archief-
personeel, zowel kwalitatief als kwantitatief. Dat wreekt zich des te meer, daar
de overheidsdiensten zelf verantwoordelijk zijn voor de schoning en het toe
gankelijk maken van hun archieven. De rijksarchiefdienst hoeft, in de ideale
situatie, slechts op te slaan en beschikbaar te stellen. Daarmee is de druk van
de rijksarchiefdienst-ketel af, maar staat de departementale ketel op springen.
Niettemin is samenwerking van alle betrokken partijen geboden. Het gaat om
een aanpak, een beleid, geldend voor alle levensfasèn van de archiefbeschei
den. Deze conclusie trok ook de Algemene Rekenkamer in haar rapport Ar
chiefbeheer en -behoud bij het Rijk.1
De kern van de zaak, zoals Ribberink het op de studiedagen van 1970 al zei,
is de selektie en vernietiging van archiefbescheiden. 'Slechts wie vernietigt kan
bewaren', luidde zijn vierde stelling indertijd.2 De waarheid daarvan is nim
mer aangevochten. Iedere archiefbeheerder, of hij nu dichtbij of veraf van de
archiefvormer staat, onderkent het belang van de selektie ten behoeve van de
vernietiging. De argumenten zijn duidelijk: het kostenaspekt, het ruimte-aspekt
en het toegankelijkheidsaspekt, zij alle nopen tot indamming van de enorme
archiefstroom. De selektiekriteria, dat wil zeggen wat willen we niet bewaren
en waarom niet, liggen, zo leert de praktijk, niet bij alle archiefbeheerders het
zelfde. Mutatis mutandis geldt dat natuurlijk ook voor de bewaarkriteria: waar
om wordt nu juist dit archiefstuk niet vernietigd? Onontkoombaar belanden
we dan bij het meest besproken bewaarkriterium: het historisch belang van
archiefstukken. Vanaf het begin van deze eeuw is dit een hot item in de dia
loog tussen historici en archivarissen, maar ook tussen archivarissen onder
ling. Illustere voorgangers als Fruin, Ebell en Bloemen kwamen tot de conclu
sie dat juist het historische belang het minst objektieve, minst duidelijke en
minst meetbare kriterium is voor het al dan niet bewaren van archiefbeschei
den.3 Let wel, zij (en ik) zeggen niet dat die archiefbescheiden uiteindelijk geen
historisch belang krijgen. Het is ontegenzeggelijk waar dat archiefbescheiden
die zich bevinden in de openbare archiefbewaarplaatsen, daar bewaard wor
den omdat zij een belangrijke bron vormen voor het historisch onderzoek. Maar
om tot de kern van de zaak te komen, moeten we een stap terug doen. Selektie
moet plaats vinden in een zo vroeg mogelijk stadium, liefst nog in de dynami
sche periode. Maar in ieder geval nog vóórdat de archieven worden overge
bracht naar de openbare archiefbewaarplaatsen. En juist in dat vroege stadium
228
is het o zo moeilijk om over het blijvend belang van losse stukken, dossiers
of zelfs hele archieven te oordelen. In deze fase kunnen we niets beginnen met
een historisch motief; het historisch worden van archiefstukken is een chrono
logisch automatisme. In dit perspektief kan ik het niet eens zijn met artikel
3 tweede lid van het 'Besluit algemene richtlijnen vaststelling vernietigingslijsten
archiefbescheiden', dat stelt dat bij de selektie rekening moet worden gehou
den met het blijvend - lees historisch - belang van de in de archiefbescheiden
voorkomende gegevens voor het historisch onderzoek. Welke kriteria voor mij
geldend zijn komt verderop in dit artikel uitgebreid ter sprake.
Qua regelgeving is er ten aanzien van de selektie en vernietiging van archief
bescheiden al het nodige werk verzet. Het hierboven genoemde 'Besluit', waarin
de procedure voor de totstandkoming van vernietigingslijsten werd vastgelegd,
was een belangrijke stap in de goede richting. Artikel 22 van het kb asar 1980
verplicht de rijksorganen om te vernietigen aan de hand van op te stellen ver
nietigingslijsten. In vele gevallen zijn die lijsten er gekomen, in nog meer ge
vallen, helaas, nog niet. De lange weg die bewandeld moet worden vooraleer
een lijst kan worden vastgesteld is daar debet aan.
In de praktijk blijkt het moeilijk werken met vernietigingslijsten. De inter
pretatie van de vaak in algemene termen omschreven kategorieën levert voor
veel selekteurs problemen op. Voorzichtigheidshalve wordt dan maar minder
vernietigd dan noodzakelijk. Even zo vaak zien we selekteurs in desemi-statische
fase die op eigen initiatief bepaalde wél in de lijsten voorkomende kategorieën
toch bewaren, op grond van eigen interpretatie van het historisch belang van
die stukken. Voorts geschiedt in de praktijk de selektie nog te veel op het stuks
niveau in plaats van op dossierniveau (mikro-selektie). Uiteindelijk leidt een
dergelijke aanpak tot een onvoldoende produktie van vernietigbare stukken.
Nederland kent een vernietigingspercentage van circa 70% en dat is te weinig
om de aan het begin gesignaleerde groeiende dokumentenmassa in te dammen.
Samenvattend kunnen we ons probleem als volgt omschrijven: De Neder
landse rijksoverheid produceert, vooral sinds de jaren '50 van deze eeuw, een
nog steeds toenemende massa archiefbescheiden. Omwille van de beheersbaar
heid van die, voornamelijk papieren, dokumentenmassa, is het absoluut nood
zakelijk dat er vernietigd wordt. Op basis van de huidige praktijk is die vernie
tiging onvoldoende. Zowel voor de rijksoverheid zelf als voor de
rijksarchiefdienst als toekomstig beheerder is het van evident belang dat het
vernietigingspercentage in sterke mate verhoogd wordt.
De uitdaging
De verkorting van de overbrengingstermijn vormt een uitdaging voor een ieder
die zich op enigerlei wijze met archiefbeheer bezig houdt. En hoewel die ver
korting nog geen definitieve, wettelijke basis heeft, twijfelt vrijwel niemand
er meer aan of wij zullen ermee worden geconfronteerd. We moeten de bete
kenis van de verkorting niet overdrijven. Anderzijds is het positieve effekt van
dit archivistische 'zwaard van Damocles' ongetwijfeld dat de archiefwereld zich
momenteel in sneltreinvaart reflekteert op haar doelstellingen, normen, prio
riteiten en werkmethoden. Zo worden bij de rijksarchiefdienst normen ont-
229
