overbrenging steeds beter zal verlopen, omdat het aantal gemeenten dat bij
een archiefdienst is aangesloten groeiende is en de samenwerking tussen re
gistratuur en archiefdienst steeds meer gestalte begint te krijgen, wat hij overi
gens ook als een duidelijke noodzaak ziet.
4
Gevolgen voor archiefdiensten
'Gevolgen voor de archiefdiensten' werd ingeleid door drs. C. O. A. baron
Schimmelpenninck van der Oije, gemeentearchivaris van Rotterdam, die in
een drietal punten zijn zienswijze naar voren bracht. Hij begon met te consta
teren, dat nu reeds bij een aantal gemeenten de voorgestelde nieuwe overbren
gingstermijn in de archiefverordeningen voorkomt. Of daardoor de registra
tuur en het archief dichter bij elkaar zijn gebracht is verschillend per gemeente.
In enkele gevallen wordt vanuit de registratuur projectmatig de-dan snelle
en regelmatige - overbrenging voorbereid. De ervaring bij de registratuur is,
dat men eigenlijk voor de archiefdienst aan het werk is. In het verlengde hier
van stelde hij aan de orde of wellicht de gemeentelijke archiefinspectie als in
termediair tussen registratuur en archiefdienst meer kan doen dan inspecte
ren. De archiefinspectie bereidt de overbrenging van de archiefbescheiden voor
door de nodige werkzaamheden (selectie, vernietiging, inventarisatie) te ver
richten tegen betaling. De voordelen hiervan zijn, dat vakmanschap is gewaar
borgd, welke achtereenvolgens op verschillende plaatsen binnen de gemeente
inzetbaar is, en dat de opgedane kennis in huis blijft. Vanuit de constatering,
dat de statische fase van het archief steeds dichter bij de dynamische fase is
komen te liggen, stelde de spreker voor om organisatorisch registratuur en ar
chief in één verband onder te brengen. Door de voorhoede (registratuur), de
middenmoot (archiefinspectie) en de achterhoede (archiefdienst) te verbinden
wordt de gehele levenscyclus van de archiefstukken in een organisatorisch ver
band geplaatst. Het historisch onderzoek zou er baat bij hebben, omdat nu
overbrengingstermijnen en gespreid beheer een handicap kunnen vormen voor
de onderzoeker. Schimmelpenninck van der Oije meent, dat het bovenstaan
de ook te verwezenlijken is zonder dat de wettelijke overbrengingstermijn wordt
gewijzigd, mits de gemeenten plaatselijk kortere termijnen hanteren dan de
huidige wet voorschrijft.
Concrete gevolgen voor de archiefdiensten zag hij op het gebied van de huis
vesting van de archieven, de raadpleging van de archieven en van het perso
neel. Wat betreft de huisvesting schetste hij het probleem als eenmalig, dat
naar gelang de plaatselijke situatie verschillend is. De nu reeds toenemende
belangstelling voor archiefonderzoek zal zeker groeien, wanneer meer recent
materiaal ter beschikking komt. Van het personeel zal gevraagd worden meer
kennis van de overheidsadministratie en de moderne archiefverzorging. In dit
licht gezien benadrukte hij bezig te blijven met het vraagstuk van de archief
opleidingen, die naar zijn mening gebaat zouden zijn met samenvoeging tot
een opleiding.
128
5
Uitbesteding van taken
H. Rooijakkers, medewerker van het Buro Den Boer te Renesse, leidde het on
derwerp 'Uitbesteding van taken door de registratuur' in. De verkorting van
de overbrengingstermijn kan een zodanige hoeveelheid extra werk voor de re
gistratuur en/of archiefdienst opleveren, dat in een bepaalde tijd dient te wor
den geklaard, dat inschakeling van een extern bureau het overwegen waard
is. Redenen daarvoor kunnen zijn: niet voldoende personeel, geen gespeciali
seerde krachten, eenmalig project. In de praktijk blijkt dat organisaties vaak
niet in staat zijn met eigen personeel extra werkzaamheden te verrichten en
daarvoor geen permanente personeelsuitbreiding krijgen. Vaak is het makke
lijker voor een bepaald project financiële middelen ter beschikking te krijgen,
waardoor tijdelijk externe deskundigen kunnen worden ingeschakeld. Het Buro
Den Boer is een van de organisaties die zich bezig houden met archiefwerk
zaamheden. Op basis van de wensen van de opdrachtgever worden in een con
tract de afspraken vastgelegd. De belangrijkste bepalingen betreffen de werk
zaamheden, die verricht moeten worden, het opleidingsniveau van de in te zetten
kracht, de tijdsduur. Het Buro stelt zich uitdrukkelijk verantwoordelijk voor
de uitvoering van de opgedragen taken. De kosten voor de opdrachtgever zijn
ƒ516,exclusief btw per persoon per werkdag van acht uur. Alleen gewerk
te uren behoeven te worden betaald; reisuren worden niet in rekening gebracht.
De laatste inleider was drs. R .D, van der Vlis, voorzitter van de Stichting Ar
chiefverzorging, die sprak over 'Uitbesteding van taken door de archief
diensten'. Door de te verwachten verkorting van de overbrengingstermijn zal
het archiefwezen oprukken tot de poorten van de registratuur: het archief wordt
een verlengstuk van de administratie. Voor de archivaris ligt hier de kans voort
aan daadwerkelijk invloed uit te oefenen op de levensloop van de archiefbe
scheiden. Het tijdelijk probleem, dat de archieven versneld zullen moeten wor
den overgebracht, zal naar de mening van de spreker noch door de registratuur,
noch door de archiefdiensten kunnen worden opgelost. De registratuur zal het
wel willen aanpakken, maar heeft de deskundigheid noch de menskracht in
huis. Het (gemeente)archief zal de deur voor de archieven willen openzetten,
op voorwaarde dat de archieven op deskundige wijze zijn geïnventariseerd,
daaraan toevoegend 'onder mijn toezicht'. Beide partijen zullen zich gezamen
lijk richten tot het gemeentebestuur met het verzoek een archiefambtenaar te
mogen aanstellen. Het antwoord zal negatief zijn, omdat het tijdelijke werk
zaamheden betreft. Wanneer dan beide partijen inderdaad erkennen, dat het
probleem incidenteel van aard is en om een oplossing vraagt, zullen de bestuur
ders eerder bereid zijn een incidente oplossing te accepteren. De kosten ervan
zijn eenmalig en geven een veel minder groot probleem dan een structurele uit
gave.
In de geest van deze tijd denkt men dan al snel aan het uitbesteden van werk
aan een extern bureau. Een dergelijk bureau is de sinds 1985 bestaande Stich
ting Archiefverzorging, die zich ten doel stelt zonder winstoogmerk archieven
van overheid en particulieren te inventariseren; krachtens de statuten mogen
alleen gediplomeerde archivarissen de werkzaamheden uitvoeren. In een con-
129
7
