In het op 8 maart 1989 verschenen voorontwerp wordt voorgesteld de over
brengingstermijn te bepalen op twintig jaren, gebaseerd op de in 1985 verschenen
Nota Archiefbeleid, waarin onder meer geconstateerd werd dat de vijftig-jaren-
termijn te lang is gezien de culturele functie van archiefbescheiden, de wens
naar een zo groot mogelijke openbaarheid van bestuur en het behoud van de
archieven.
Met enkele cijfers toonde Ketelaar aan wat voor de rijksarchiefdienst de
kwantitatieve gevolgen van de verkorting van de overbrengingstermijn zou
den zijn:
in 1988: bij overbrengingstermijn van 50 jaar: 3 km.
25 jaar: 18 km.
eenmalige inhaalmanoeuvre: de tussen
25 en 50 jaar liggende jaren: 93 km.
in 2000: bij overbrengingstermijn van 50 jaar: 5,6 km.
25 jaar: 27,6 km.
eenmalige inhaalmanoeuvre: de tussen
25 en 50 jaar liggende jaren: 194 km.
Spreker besloot zijn inleiding door op te merken, dat voor de rijksarchiefdienst
een uitdaging ligt in de kansen, die de verkorting van de termijn biedt: andere
vraagstelling, nieuwe bezoekers, anders geschoold personeel. Het archiefwe
zen en de registratuur zullen steeds nauwer moeten gaan samenwerken, waar
bij hij de verwachting uitsprak, dat de semi-statische sector zal gaan verdwij
nen. Grote inventiviteit zal gevraagd worden van het personeel om met beperkte
financiële middelen de klus te klaren, waarbij de zich steeds verder ontwikke
lende automatisering een belangrijke rol zal spelen.
2
Overbrengingstermijnen in de huidige praktijk
Drs. L. P. E. Kretschmar, provinciale archiefinspecteur van Zuid-Holland, was
gevraagd te spreken over 'Overbrengingstermijnen in de huidige praktijk'Bij
raadpleging van archievenoverzichten en jaarverslagen was hem opgevallen,
dat tien a vijf jaren geleden nog veelal de termijn van vijftig jaar werd aange
houden, dat de laatste jaren echter een tendens is te bespeuren om archieven
van steeds jongere datum over te brengen. Een vijftal oorzaken noemde hij
daarvoor, die hij met enkele voorbeelden illustreerde:
opheffing van het overheidsorgaan (het archief van het in 1986 opgeheven Open
baar Lichaam Rijnmond uit de periode 1965-1974 werd overgedragen aan het
Rijksarchief in Zuid-Holland)
samenvoeging met een ander overheidsorgaan (opgeheven polders, herinde
ling van gemeenten)
privatisering (archief betreffende de Ahoy-hallen te Rotterdam werd tot aan
de privatiseringsdatum afgesloten en overgebracht naar het stadsarchief)
herhuisvesting
ruimtegebrek.
126
Deze door de druk van de omstandigheden opgelegde vervroegde overbren
ging van archieven naar openbare archiefbewaarplaatsen heeft geen enkele re
latie met een regulier acquisitiebeleid. Reden voor de spreker zich af te vragen
of bij gemeenten en waterschappen wel gesproken kan worden van gericht ac
quisitiebeleid. Zijn conclusie was, dat wat zijn provincie betreft alleen Rotter
dam, Den Haag, Naaldwijk en enkele waterschappen vrijwillig een kortere over
brengingstermijn toepassen. De andere gemeenten en de waterschappen volgen
een gedragslijn, die afhankelijk is van min of meer toevallige omstandighe
den. Overigens schijnt de situatie in de andere provincies niet noemenswaard
af te wijken van die in Zuid-Holland. Kretschmar pleitte ervoor de overbren
ging van archieven, die hun primaire betekenis voor de administratie hebben
verloren, meer beleidsmatig aan te pakken en daarvoor kaders te scheppen,
waaraan strikt de hand dient te worden gehouden.
3
Gevolgen voor de archiefvormende instantie
K. van der Woude, voorzitter van de sod, sprak over 'Gevolgen voor de ar
chiefvormende instanties'. In het algemeen toonde spreker zich niet ontevre
den met de huidige gang van zaken. In vele gemeenten - met name waar een
archivaris is aangesteld of waar gemeenten samenwerken in een streekarchief
dienst - worden regelmatig archiefbescheiden door de registratuur overgedra
gen aan de archiefdiensten. Sinds de bescheiden in tienjaren-blokken worden
geordend, behoeft de overbrenging geen probleem te zijn. In geval de termijn
teruggebracht zou worden tot twintig jaar, zal wel speciale aandacht geschon
ken moeten worden aan beperking van de openbaarheid. Als voorbeelden wer
den genoemd de personele dossiers, waarvoor nu echter al beperkingen gel
den, en de zogenaamde gemeentegarantiedossiers. In het meergenoemde
voorontwerp van wet, waarvan hij nog slechts vluchtig had kennis kunnen ne
men, staan als uitzondering vermeld privacy-gevoelige bescheiden en nog gel
dende vergunningen. Als voorwaarden tot overbrenging dienen naar sprekers
mening gesteld te worden, dat het archiefbestand geheel geschoond is en dat
alle bescheiden, die tot het bepaalde tijdvak behoren, worden overgebracht.
De archiefonderzoeker moet op een plaats de bescheiden kunnen raadplegen.
Vooruitlopend op het nog te bespreken onderwerp 'Uitbesteden van taken'
nam Van der Woude stelling tegen dit idee. De afdelingen registratuur beho
ren zo bemensd te zijn, dat uitbesteding van taken niet nodig behoeft te zijn,
noch aan externe bureaus, noch aan beheerders van statische archieven. De
registratuur heeft de taak het beheer van de archieven tot aan de overbrenging
naar de openbare bewaarplaatsen in al zijn facetten te verzorgen. Spreker toonde
zich realist genoeg om vast te stellen, dat bestuurders makkelijker geld beschik
baar stellen voor incidentele werkzaamheden als het inhuren van een extern
bureau dan voor structurele maatregelen als voldoende bezetting van de re
gistratuur. In het kader van de verkorting van de termijn wordt vaak gespro
ken over de voorwaarde dat de operatie budgettair neutraal moet verlopen.
Dit had geen probleem behoeven te zijn, wanneer in het verleden altijd vol
doende (ook financiële) aandacht voor de dynamische archieven was geweest.
Van der Woude besloot zijn voordracht met het optimistische geluid, dat de
127
