Gevolgen van de verkorting
van de overbrengingstermijn
Verslag van een studiedag
R.C.M. Jacobs
De Landelijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen organiseert een
maal per twee jaren een studiedag. De op 14 maart 1989 gehouden bijeenkomst
had als onderwerp 'Gevolgen van de verkorting van de overbrengingstermijn',
een onderwerp dat met het vooruitzicht van een herziening van de Archiefwet
1962 van voldoende belang geacht werd om vanuit verschillende invalshoeken
te laten belichten.
Het feit, dat een week tevoren het voor-ontwerp van wet door de minister van
Welzijn, Cultuur en Volksgezondheid 'het veld' was ingestuurd ter advisering,
was een gelukkige omstandigheid, die het belang van het gekozen thema op
de studiedag nog eens onderstreepte. De studiedag, die in het KB/ARA-complex
te 's-Gravenhage werd gehouden en mede dank zij de Morrenstichting werd
mogelijk gemaakt, werd door ongeveer 125 personen bijgewoond. De bijeen
komst was zowel inhoudelijk als organisatorisch voorbereid door R. C. M. Ja
cobs, W. J. Meijerink en drs. A. J. Rozemond. Dr. W. Chr. G. Pieterse zat het
gespreksforum voor en leidde de discussies met de zaal.
Het thema was in drie onderdelen opgesplitst, namelijk de wettelijke over
brengingstermijnen en de feitelijk gehanteerde termijnen, de gevolgen van de
verkorting voor de archiefvormende instanties en archiefdiensten, en de uit
besteding van taken door de registratuur en archiefdiensten.
De voorzitter van de lkgsa drs. P. C. B. Maarschalkerweerd opende de stu
diedag met een woord van welkom aan alle aanwezigen, in het bijzonder aan
de genodigden van andere organisaties uit het archiefwezen, van de ministe
ries van Welzijn, Cultuur en Volksgezondheid en van Binnenlandse Zaken,
de vng en de Morrenstichting. In het juist openbaar geworden ontwerp van
wet tot herziening van de Archiefwet 1962 is een van de belangrijke wijzigin
gen de termijn van overbrenging van archiefbescheiden naar archiefbewaar
plaatsen van vijftig jaren terug te brengen naar twintig jaren. De gevolgen voor
de archiefvormende instanties en voor de archiefbeherende instellingen zullen
124
niet onaanzienlijk zijn, zeker niet in de overgangsperiode gedurende welke de
uitvoering zal dienen plaats te hebben. Hij riep allen op deze studiedag te be
nutten als een eerste bezinning op dit onderdeel van de voorgestelde wijzigin
gen en het in het Nieuws van Archieven te verschijnen voor-ontwerp te bespre
ken in de daarvoor geëigende organen en instellingen. Daarna gaf hij de leiding
over aan mevrouw dr. W. Chr. Pieterse, gemeentearchivaris van Amsterdam.
1
Wettelijke overbrengingstermijn nu en straks
Als eerste spreker trad op dr. F. C. J. Ketelaar, algemeen rijksarchivaris, die
sprak over 'Wettelijke overbrengingstermijnen' nu en straks. In een kort histo
risch overzicht gaf hij een schets van de discussies, die in de loop van bijna
honderd jaar zijn geweest over de overbrengingstermijn. Daarin stond aan
vankelijk het belang voor de archiefvormende administratie voorop; pas re
centelijk is ook de openbaarheid van de archieven als argument naar voren
gekomen. Reeds op de eerste jaarvergadering van de van op 9 juli 1892 werd
de stelling aangenomen, dat het wenselijk is, dat de in archiefbewaarplaatsen
opgenomen archieven geleidelijk worden aangevuld met bescheiden uit de ad
ministratie. Hierbij werd een termijn van 25 jaar genoemd. In de Archiefwet
1918 werd geen vaste termijn opgenomen. Voor de rijks- en provinciale ar
chieven diende telkens bij koninklijk besluit bepaald te worden welk gedeelte
overgebracht zou worden. Ten aanzien van de gemeente- en waterschapsar
chieven werd slechts voorgeschreven, dat stukken van vóór 1813 respectieve
lijk 1811 moesten worden overgedragen.
Het is met name dr. G. W. A. Panhuysen geweest die gepleit heeft voor een
minder vrijblijvende en meer regelmatige overbrenging. In de ledenvergade
ringen van de van op 17 september 1938 en 22 april 1949 stelde hij, dat
gestreefd moest gaan worden naar het overbrengen van die archiefstukken,
die voor de administratie niet meer van direct belang zijn; voor de gemeen
tearchieven legde hij de grens bij het gedeelte van voor de invoering van de
zaaksgewijze ordening. De ledenvergadering van de van op 29 oktober 1949
nam deze zienswijze over en legde dit vast in een van de stellingen betreffende
de herziening van de Archiefwet 1918. In het bekende Besluit paz rijksadmi
nistratie 1950 K 425 was de overbrengingstermijn op veertig jaar bepaald. In
de Archiefwet 1962 is opgenomen de termijn van vijftig jaar, met daaraan ge
koppeld de openbaarheid. Deze wet trad pas in werking in 1968, het jaar waarin
de Commissie heroriëntatie overheidsvoorlichting (Commissie Biesheuvel) werd
ingesteld. Openbaarheid van bestuur en openbaarheid van overheidsdocumen
ten vormden de essentialia van deze commissie.
De Archiefraad sprak in zijn advies 32 van 1972 zijn voorkeur uit voor ver
korting van de overbrengingstermijn ten gunste van de openbaarheid. In ad
vies 70 van 1974 stond het administratieve belang van verkorting van de over
brengingstermijn meer op de voorgrond. Het archiefwezen werd geacht nog
meer als verlengstuk van de administratie te gaan functioneren. Op praktische
gronden achtte de raad het echter niet opportuun aan te dringen op wijziging
van de wet op het punt van de overbrengingstermijn. Overigens was aan de
raad gebleken, dat door de provincies en vooral de gemeenten al gebruik werd
gemaakt van de mogelijkheid vervroegd archiefbescheiden over te brengen.
125
