b bijzondere maatstaven vaststelt voor de geheimhouding dan wel bijzondere
categorieën van deze archivalia aanwijst voor geheimhouding;
4 commerciële of financiële informatie bevatten die onder voorwaarde van ge
heimhouding van een individuele persoon verkregen is;
5 vertrouwelijke mededelingen bevatten ten aanzien van gevraagd en gegeven
advies, tussen de president en zijn adviseurs of tussen de adviseurs onderling;
6 persoonlijke en medische of soortgelijke dossiers zijn waarvan de openbaar
making een duidelijk ontoelaatbare inbreuk op de persoonlijke levenssfeer.'
Archiefbescheiden die niet binnen een van deze zes categorieën vallen, worden
openbaar hetzij vijfjaar nadat zij aan de National Archives zijn overgedra
gen, hetzij - wanneer ze binnen die termijn geïnventariseerd zijn-zodra de
inventarisatie voltooid is. Wanneer archiefbescheiden niet langer onder een
openbaarheidsbeperking krachtens de zes categorieën vallen, worden ze even
eens openbaar hetzij na een termijn van vijf jaar hetzij na voltooiing van de
inventarisatie. Daarna worden de archieven beheerd overeenkomstig de regels
voor de openbaarheid van de Freedom of Information Act.
Ronald Reagan is de eerste president van wie de archieven onder de bepalin
gen van de Presidential Records Act van 1978 zullen vallen. Hoe deze wet in
de praktijk toegepast gaat worden is nog onbekend, maar hij biedt in combi
natie met de Freedom of Information Act een ruime garantie voor de bescher
ming van de privacy van de in de archieven vermelde personen.
Voor archieven van de vice-president gelden dezelfde regels als voor de ar
chieven van de president; alleen hebben de National Archives de vrijheid om
archieven van een vice-president onder te brengen in een niet-federaal depot.
6
Slot
Zoals uit het voorgaande blijkt is de verhouding tussen federale archieven, pri
vacy en overheidsfunctionarissen zeer veelomvattend. Uit het federale bestuurs
systeem volgt dat federale wetten op het gebied van de openbaarheid en de
privacy alleen gelden voor de federale bestuurslaag, niet voor de bondsstaten
en plaatselijke besturen. De drievoudige opbouw van de federale overheid (uit
voerend, wetgevend en rechtsprekend) brengt mee dat wetten met betrekking
tot een deel van het overheidsgebouw niet behoeven te gelden voor de andere
delen, zoals het geval is met de Freedom of Information Act en de Privacy
Act die alleen van kracht zijn voor organen van de uitvoerende overheid. Daar
naast betekent een lange traditie van scheiding tussen persoonlijke papieren
van individuele functionarissen en officiële archieven van instellingen, dat rech
ters en leden van het Congres hun privacy beschermen door hun ambtelijke
archieven mee naar huis te nemen en ze aan handschriftenverzamelingen te
schenken onder voorwaarden die de bescherming van de privacy garanderen.
Ten slotte maken functionarissen binnen de organen van de uitvoerende over
heid onderscheid tussen persoonlijke papieren en ambtelijke archieven over
eenkomstig maatstaven die bepaald zijn door jurisprudentie over de Freedom
of Information Act, terwijl presidenten en vice-presidenten dit onderscheid
maken aan de hand van de bepalingen van de Presidential Records Act van 1978.
166
In de bijna honderd jaar sedert Warren en Brandeis hun artikel over privacy
schreven, heeft dit begrip door jurisprudentie, wetgeving en discussie vaste om
lijning gekregen. Voor archivarissen blijft de bescherming van het recht op
privacy van individuele personen een ingewikkelde en moeilijke aangelegen
heid, die echter fundamenteel is voor een professioneel beheer van hun verza
melingen. In een maatschappij die waarde hecht aan de privacy van het indivi
du vereist onze beroepsethiek dat wij waakzaam zijn op het gebied van de
bescherming van die privacy.
Noten
Ee-"gepubliceerd in Janus (1987-2). Ver
door F. R. C. Burghardt.
1 .teikzaam bij de National Archives and Re
cords Administration, Washinghton, dc.
2 Zie a. E. dick Howard, 'The Supreme Court
and Modern Lifestyles', in: The Wilson Quar
terly n:2 (voorjaar 1978), 55-66.
3 Zie SAMUEL WARREN en LOUIS BRANDEIS, 'The
Right to Privacy', in: Harvard Law Review
193 (1890).
4 Zie 62 Am. Jur. 2D, 'Privacy', par. 2.
5 Zie Prosser on Torts, geciteerd in 62 Am. Jur.
2D, 'Privacy', par. 1.
6 Zie 5 use 552.
7 Ministerie van Buitenlandse Zaken contra de
Washington Post, 456 us 595 (1982).
8 5 use 552a.
9 Bureau of National Affairs, Inc. tegen het
United States Department of Justice, 742 F.2d
1484 (d.c. Cir. 1984). De criteria zijn vastge
legd in us Department of Justice, foia Update,
v. 5, no. 4 (herfst 1984), 3-4. De tien criteria
zijn gebaseerd op de aard van de vorming, de
inhoud, het doel, de verdeling, het gebruik, het
onderhoud, de selectie voor bewaring, het be
heer, de screening en herziening van het be
trokken document.
10 Zie het Final Report van de us National Study
Commission on Records and Documents of Fe
deral Officials (Washington, d.c.: Government
Printing Office, 1977); anna kasten nelson,
ed., The Records of Federal Officials A Se
lection of Materials from the National Study
Commission on Records and Documents of Fe
deral Officials, New York Garland Publish
ing, 1978.
11 Presidential Recordings and Materials Preser
vation Act, 44 u.s.c. 2111 noot (deze paragraaf
werd voorheen aangeduid met 44 u.s.c. 2107
noot). De meest recente voorgestelde reglemen
ten, inclusief verwijzingen naar desbetreffende
jurisprudentie, zijn te vinden in het Federal
Register, v. 50 (29 maart 1985), 12575.
12 Presidential Records Act uit 1978, 44 u.s.c.
2201 e.v.
167
