kamer gevormde documenten worden als persoonlijk aangemerkt, rechters ne
men hen mee wanneer zij het ambt verlaten en ze worden betrekkelijk vaak
aan handschriftencollecties geschonken. In dat geval beschermen de rechters
hun privacybelangen door middel van bepalingen in de schenkingsakte. Het
is vrijwel nooit ter sprake geweest dat de papieren van rechters onderdeel zou
den moeten zijn van de officiële archieven van rechtbanken en toegankelijk
krachtens een formele regeling van hun openbaarheid.
5
Presidential Records Act
Sinds George Washington hebben de presidenten hun archieven als persoon
lijk eigendom beschouwd tot de Presidential Records Act van 1978 van kracht
werd. Deze presidenten namen hun archieven mee naar huis wanneer hun
ambtstermijn voorbij was. Veel van deze verzamelingen documenten kwamen
in de afdeling Handschriften van de Library of Congress terecht, door aan
koop of door schenking. De documenten van de presidenten van Herbert Hoo
ver (1929-1933) tot Jimmy Carter (1977-1981) (met uitzondering van Richard
Nixon) zijn aan de National Archives geschonken en worden beheerd over
eenkomstig de bepalingen van de overdrachtsakten opgesteld door de presi
denten of hun erfgenamen. Deze overdrachtsbepalingen hebben altijd beper
kende bepalingen bevat ten dienste van de privacy van de president, zijn familie
en andere in de documenten vermelde personen. Waar het om gaat is echter
dat de presidenten bepaalden welke voorwaarden er voor de openbaarheid zou
den gelden en hoewel er een zeker patroon ontstond, waren er geen wettelijke
regels waar de presidenten zich aan dienden te houden bij de regeling van de
openbaarheid van hun archieven.
Hoewel dit privilege van de president altijd enigszins controversieel was, had
deze situatie voor onbepaalde tijd kunnen blijven bestaan als daar niet de ge
beurtenissen waren geweest rondom het aftreden van Richard Nixon. De ge
dachte dat Nixon beperkende bepalingen kon leggen op de openbaarheid van
zijn archief en dat hij, zoals de voormalige president van plan was, een gedeel
te ervan kon vernietigen, was meer dan het Congres en de bevolking konden
verdragen. Dientengevolge nam het Congres een wet aan waarbij het archief-
Nixon in beslag werd genomen en een studiecommissie werd ingesteld om aan
bevelingen op te stellen voor de toekomstige beschikking over de archieven
van federale overheidsfunctionarissen." Op grond van het rapport van de
commissie nam het Congres in 1978 de Presidential Records Act aan.12 Even
als de Nixon Act tracht deze wet te definiëren welke door en voor een presi
dent gevormde documenten zijn persoonlijk eigendom zijn en welke overheids
archief. De door het Congres in de Presidential Records Act aanvaarde definitie
luidt:
Onder de term persoonlijke documenten is te verstaan alle documentaire ma
teriaal, of enig redelijkerwijs daarvan af te scheiden gedeelte, van een zuiver
particuliere of niet-openbare aard dat geen verband houdt met of uitwerking
heeft op de uitoefening van de constitutionele, wettelijke of andere officiële
of ceremoniële taken van de president. Deze term omvat:
164
a agenda's, dagboeken of andere persoonlijke aantekeningen dienend als func
tioneel equivalent van een agenda of dagboek, welke niet opgemaakt of ge
bruikt worden ten dienste van, dan wel verspreid of medegedeeld tijdens het
verrichten van regeringshandelingen;
B materiaal met betrekking tot persoonlijke politieke bindingen dat geen ver
band houdt met of rechtstreekse uitwerking heeft op de uitoefening van de
constitutionele, wettelijke of andere officiële of ceremoniële taken van de Pre
sident;
C materiaal dat uitsluitend betrekking heeft op de verkiezing van de persoon van
de President tot het presidentschap; en materiaal rechtstreeks betrekking heb
bend op de verkiezing van een specifieke persoon of personen in federale, staats-
of plaatselijke overheidsfuncties, dat geen verband houdt met of rechtstreek
se uitwerking heeft op de uitoefening van de constitutionele, wettelijke of an
dere officiële of ceremoniële taken van de president.'
Een bijzonder probleem in zowel de regelingen voor de documenten van Nixon
als de debatten over de Presidential Records Act was welke documenten met
betrekking tot de politieke activiteiten van de president als ambtelijk archief
beschouwd moesten worden en welke als persoonlijk. Hoewel de discussie hier
over nog niet geheel gesloten is, is men het er in het algemeen wel over eens
dat er enkele 'openbare politieke' functies bestaan, zoals bijeenkomsten met
partijvoorzitters over wetgevingsprocedures, en enkele 'particuliere politieke'
functies als het storten van geldelijke bijdragen. Het onderscheid is echter vaag.
Ten aanzien van die papieren die als persoonlijk beschouwd worden kan de
president volledig handelen naar het hem goed dunkt, zoals zijn voorgangers
tweehonderd jaar lang gedaan hebben. In deze papieren wordt de privacy door
de president beschermd en als de papieren aan een instelling geschonken wor
den wordt de overdracht vastgelegd in een schenkingsakte die vrijwel zeker
beperkende bepalingen ten behoeve van de privacy zal bevatten.
De presidentiële documenten die tot het ambtelijk archief gerekend worden
zullen na afloop van zijn ambtstermijn overgedragen worden aan de National
Archives. In de Presidential Records Act heeft het Congres specifieke bepa
lingen laten opnemen die de openbaarheid van deze archieven regelen. Een pre
sident mag voor bepaalde delen van het archief beperkende bepalingen opleg
gen voor ten hoogste twaalf jaar. De definities van de categorieën binnen dit
archief waarvoor de president gedurende twaalf jaar de openbaarheid kan be
perken, zijn door het Congres in bewoordingen vervat die nauw aansluiten bij
de uitzonderingscategorieën van de Freedom of Information Act. Onder deze
categorieën vallen archiefbescheiden die:
Ia volgens criteria vastgesteld bij algemene maatregel van bestuur specifiek aan
gewezen zijn voor geheimhouding in het belang van de nationale verdediging
of buitenlandse politiek, en
B dienovereenkomstig geclassificeerd zijn;
2 betrekking hebben op benoemingen op federaal bestuursniveau;
3 nadrukkelijk uitgesloten zijn van openbaarmaking krachtens een wet (anders
dan de paragrafen 552 en 552b van titel 5 van de United States Code), mits
een dergelijke wet
a bepaalt dat de betrokken archivalia volledig en zonder uitzondering aan de
openbaarheid onttrokken worden, of
165
