Voor de National Archives bestaat er een belangrijk administratief verschil
tussen de Freedom of Information Act en de Privacy Act. Alle archieven van
overheidsorganen die onder de Freedom of Information Act vallen blijven ook
na hun overbrenging onder deze wet vallen. De National Archives verlenen
daarna toegang tot de archieven overeenkomstig de negen uitzonderingsbepa
lingen vervat in de wet. De Privacy Act heeft daarentegen maar een beperkte
werking binnen de National Archives. De Archives hebben een vrijstelling van
de meest belastende bepalingen van de Privacy Act, deels verkregen door het
Congres ei van te overtuigen dat de Archives door hun normale openbaar
heidspraktijk de privacy van in de archieven genoemde personen reeds waar
borgen. De National Archives moeten echter jaarlijks een overzicht publice
ren van de daaronder berustende archieven die privacygevoelige informatie
bevatten; de Archives moeten ook formele regels hebben voor het beheer van
dergelijke archieven.
Indien een overheidsfunctionaris in dienst is geweest van een federale dienst
in de uitvoerende macht, zullen de archieven die door zijn of haar handelen
uit hoofde van die functie zijn ontstaan, vallen onder de openbaarheidsbepa
lingen van de Freedom of Information Act en voor wat betreft de overheids
functionaris persoonlijk onder die van de Privacy ActDaarbij blijven twee
vraagstukken open voor discussie:
welk gedeelte van het door een overheidsfunctionaris in een uitvoerend orgaan
geproduceerd materiaal bestaat uit ambtelijk archief en valt daardoor binnen
de bepalingen van de hier besproken wetten?
welke bepalingen gelden er voor de openbaarheid van archieven gevormd door
ambtenaren in de wetgevende en rechtsprekende macht en door de president
zelf, waarover de Freedom of Information Act en de Privacy Act zich niet uit
strekken?
Gedurende de laatste tien jaren hebben deze vragen tot uitvoerige debatten aan
leiding gegeven.
4
Ambtelijk archief
Het onderscheid tussen officiële documenten en persoonlijke papieren van over
heidsfunctionarissen is herhaaldelijk aangevoerd. In het verleden hebben vele
door de president benoemde functionarissen aan het eind van hun ambtster
mijn documenten weggenomen uit hun ambtelijke archieven. Voor de open
baarheid betekent dit dat, als een overheidsfunctionaris documenten uit zijn
ambtelijk archief kan verwijderen en ze tot zijn privé bezit kan verklaren, de
ze documenten niet meer toegankelijk zijn volgens de openbaarheidsbepalin
gen van de Freedom of Information Act. De privacy van de individuele per
soon in de inhoud van de documenten (en de privacy van andere daarin vermelde
personen) ligt dan volledig in zijn eigen hand.
De National Archives hebben al jaren lang getracht richtlijnen uit te vaardi
gen aan overheidsinstanties hoe zij de grens dienen te trekken tussen officiële
documenten en persoonlijke papieren. Een vonnis in een recente zaak onder
162
de Freedom of Information Act schijnt de grondregels vastgelegd te hebben,
althans voor het moment. In deze zaak was het gerechtshof specifiek gevraagd
vast te stellen of zeker materiaal waarvan openbaarheid volgens de wet was
aangevraagd, officiële documenten dan wel persoonlijk bezit waren. Het hof
stelde dat daarvoor tien criteria golden die nu door het ministerie van Justitie
zijn vastgelegd en verspreid onder de overheidsorganen ten behoeve van de
classificatie van documenten. Wanneer documenten binnen deze richtlijnen
vallen zijn zij officieel archiefmateriaal en de belangen op het gebied van de
privacy van personen die deze documenten hebben doen ontstaan of die daar
in vermeld worden, worden beschermd overeenkomstig de bepalingen van de
Freedom of Information Act.9
Binnen de wetgevende macht zijn de kwesties van openbaarheid en privacy al
tijd toegespitst geweest op de archieven van de leden van het Congres. Het Con
gres voert zijn taak uit via commissies en de archieven van de commissies moe
ten volgens wettelijke verplichting overgedragen worden aan de National
Archives als archief van het Congres. De leden hebben echter hun eigen bu
reaux en staf, volledig los van de staf van de commissies. Traditioneel hebben
de leden altijd alle in hun eigen bureaux tot stand gekomen documenten als
persoonlijk bezit beschouwd, dat na afloop van hun termijn in het Congres
door hen meegenomen kon worden naar waar ze maar wilden. In zo'n geval
is het betrokken lid verantwoordelijk voor de bescherming van de privacy in
het archief, in het bijzonder wanneer de documenten vervolgens aan een hand
schriftencollectie worden geschonken (zoals vaak gebeurt). Leden zullen ze
ker ook wel officiële stukken meegenomen hebben van commissies waarvan
ze deel uitmaakten, vooral van commissies waarvan ze voorzitter waren. Hoe
wel de in 1977 ingestelde commissie ter bestudering van de archieven van fede
rale overheidsfunctionarissen wel een poging gedaan heeft om de kwestie van
de openbare of particuliere aard van in commissies van het Congres tot stand
gekomen documenten aan te snijden, is er van de zijde van de Congresleden
nooit belangstelling geweest voor wetgeving op dit gebied.10
De archieven van commissies van het Congres die naar de National Archi
ves worden overgebracht, worden openbaar in overeenstemming met daartoe
door het Huis van Afgevaardigden en de Senaat gestelde regels. Op enkele uit
zonderingen na worden de archieven van senaatscommissies openbaar na der
tig jaar; de National Archives zijn verplicht ze te controleren voordat ze vrij
gegeven worden, ter bescherming van verscheidene categorieën van informatie
waaronder de persoonlijke privacy. Voor toegang tot de archieven van het Huis
van Afgevaardigden is toestemming vereist van de griffier, de Clerk of the Hou
se-, de National Archives spelen geen rol bij de vaststelling van openbaarheids
criteria voor deze archieven.
Evenals de wetgevende macht maakt ook de rechtsprekende macht onderscheid
tussen de archieven van rechtbanken als instellingen en die van documenten
bijeengebracht door rechters in hun werkkamers. De archieven van rechtban
ken zijn federale archieven en worden naar de National Archives overgebracht.
Dit zijn doorgaans strak gestructureerde, formele dossiers waarin de rechters
geen enkel belang op het gebied van de privacy hebben. De in de werk-
163
