vroedschap. Van Maanen beschouwt alleen dezen als tezamen deel uitmakend
de centrale stadsregering, die het 'stadsarchief' bij uitstek vormt. Alleen om
praktische redenen - de aanwezigheid van een gedrukte inventaris - laat hij
schout en schepenen buiten dit inventarisatieproject, hoewel dit college wel
als deel van deze centrale regering wordt beschouwd. Uitgaande van het en
kelvoudige begrip centrale stadsregering concludeert hij tot het gebruik van
het enkelvoud 'stadsarchief' in de titel. Als argument daarvoor hanteert hij
verder alleen dat de andere 'subalterne' colleges als weeskamer, gasthuismeesters
en kapitein ter schutterij veelal over een eigen secretaris of rentmeester en een
apart budget beschikten en 'bijgevolg' zelfstandige archiefvormers zijn (p.
xxxiii). Hij gaat daarbij in de verantwoording voorbij aan het feit dat ook
de uit het gerecht of enger uit de vroedschap gevormde of afkomstige colleges
en functionarissen afzonderlijke secretarissen en afzonderlijke administraties
hadden.
De voornaamste vier archiefvormende functionarissen zijn secretaris, on
dersecretaris, griffier en pensionaris; daarnaast tellen ook de tresorier en de
tresorier-extraordinaris mee. De griffier viel af, want schout en schepenen zijn
niet opgenomen. Of men hier nu moet spreken van vijf verschillende archie
ven van administratief zelfstandige organen of van één archief in vijf gedeel
ten (door mij elders deelarchieven genoemd) is mijns inziens een theologendis-
cussie die mij wel de titel van dit stuk ('in naam van de ongedeelde vijfheid')
heeft ingegeven, maar die ik niet met 'amen' wil besluiten. Als samenvattende
term voor vijf deelarchieven kan zowel archief als archieven worden gebruikt,
zoals dat wel vaker het geval is met collectieve begrippen, bij voorbeeld vijf
zakken knikkers. In dit opzicht verschilt het Leidse stadsbestuur ook niet van
een kerkelijke gemeente, die ook één archief in meer 'deelarchieven' of desge
wenst meer dan één archief kan vormen, en evenmin van grote organisaties
als de huidige Haagse ministeries. Het is meer een kwestie van taalgebruik.
Ook de moderne archiefwetgeving begeeft zich mijns inziens terecht niet in
deze discussie en spreekt slechts van 'archiefbescheiden'.
Wat betreft het tweede punt van kritiek: de royeermeesters (rekenkamer), de
tresorier-ordinaris en de tresorier-extraordinaris beschouwt Van Maanen als
aparte archiefvormers, hoewel zij deel uitmaken van één en hetzelfde algemeen
bestuurscollege, de vroedschap. Dat doet hij niet met commissies in het alge
meen en meer speciaal niet met de in de loop van de achttiende eeuw opgerich
te vroedschapscommissies en de 'committé's' uit de Bataafse tijd, die een ge
decentraliseerde voortzetting vormden van de vroegere vroedschap en/of het
college van burgemeesters daaruit. Evenmin beschouwt Van Maanen de door
de Staten van Holland ingestelde besognes (permanente commissies), waar
van een Leidse gedeputeerde ter dagvaart het voorzitterschap bekleedde, als
afzonderlijke archiefvormers.
Volgens mevrouw Van den Bent zou men bij deze werkwijze ook de royeer
meesters en de beide tresoriers niet als zelfstandige archiefvormers beschou
wen, maar eveneens als onderdelen van de archiefvorming van het algemeen
en dagelijks bestuur en bijgevolg de stukken van de royeermeesters etc. onder
de rubrieken 'financiën', 'belastingen' en 'openbare werken' plaatsen. Men
kan hieraan toevoegen dat men ook de gedeputeerden ter dagvaart volgens deze
134
redenering onder 'algemeen en dagelijks bestuur' binnen een rubriek 'lands
zaken' zou moeten plaatsen. De oplossing die Van Maanen heeft gekozen is
nu, dat hij door onderzoek de voornaamste zelfstandige colleges en functio
narissen in de zeventiende eeuw heeft bepaald, en aan de taken van deze colle
ges en functionarissen de hoofdindeling van de inventaris heeft ontleend.
Ook wanneer bepaalde taken in de loop van de achttiende eeuw, bij voor
beeld het toezicht op de armenzorg, van het ene college naar het andere ver
huizen, komen de stukken van commissies belast met toezicht op de onderstand
onder de rubriek armenzorg van het dagelijks-bestuursarchief. Hij voegt de
bescheiden van de in 1795, na opheffing van de royeermeesters ontstane com
missie van financiën en onderstand eveneens onder een rubriek van dit dagelij ks-
bestuurs-archief, zij het alleen de stukken betreffende het financieel beheer,
en met kruisverwijzingen in en naar de rubriek 'onderstand'. Dezelfde com
missie kreeg ook de bevoegdheid als rekenkamer en de stukken betreffende
deze taak vindt men als voortzetting van het archief van de niet meer bestaan
de royeermeesters; maar de 'ruggegraat van het archief' is ondergebracht in
een rubriek van het dagelijks-bestuursarchief. Men krijgt dus de indruk dat
na verloop van tijd de hoofdindeling van het archief niet meer is ontleend aan
de organisatie of verantwoordelijkheid van (de onderdelen van) het bestuur,
maar geleidelijk aan en onbedoeld steeds meer aan de taken, ongeacht door
welk onderdeel deze administratief worden ondersteund.
De spraakverwarring is aldus compleet, en daarom wagen wij ons in de geest
van de titel van deze reactie aan een stuk exegese van ons aller bijbel, de Hand
leiding van 1898, meer in het bijzonder paragraaf 16 daaruit: 'Het systeem van
indeeling moet worden gegrond op de oorspronkelijke organisatie van het ar
chief, die in hoofdzaak overeenstemt met de inrichting van het bestuur, waar
van het afkomstig is'. De oorsprong van de spraakverwarring ligt mijns in
ziens mede in de bijzin: 'die in hoofdzaak (etc.)'. Deze had beter in de uitvoerige
toelichting op de paragraaf kunnen worden verwerkt. Wanneer men die toe
lichting nog eens naleest, blijkt namelijk voldoende dat niet de bestuurlijke
organisatie en nog minder de taken de doorslag moeten geven bij de indeling
van het archief, maar de praktijk van de administratie en de secretariaten (pa
gina 33 en pagina 34 onderaan tot en met pagina 35 bovenaan). Weliswaar
is de bestuurlijke organisatie mede een kriterium (pagina 34), maar men moet
niet proberen, deze aan het gevormde archief op te leggen, en zeker niet als
deze organisatie mettertijd is veranderd. De Leidse bestuurscolleges (meervoud)
hebben volstaan met: aan te wijzen, welke ambtenaren welke delen van de ar
chiefvorming voor hun rekening zouden nemen. Dat blijken er voor de in Lei
den zetelende delen van het bestuur drie te zijn, en wel bij een in 1668 officieel
vastgestelde instructie: de secretaris, de ondersecretaris en de griffier.
Daarnaast is er een aantal colleges geweest, die hun eigen secretarissen heb
ben gehad, met name in het overgangsjaar 1795. Inderdaad weerspiegelde de
taakverdeling meestal ook de bestuurlijke organisatie, al blijkt duidelijk, waar
om gerecht en vroedschap niet als archiefvormende instanties voorkomen: de
secretaris treedt behalve voor de burgemeesters ook voor deze twee colleges
als archiefvormer op. Dat doet de ondersecretaris voor de royeermeesters en
later voor de commissie van financiën en onderstand. Dat deze functionaris,
zoals zijn naam aangeeft, ondergeschikt was aan de secretaris, doet niets af
135
