tract worden de uit te voeren werkzaamheden, tijdsduur en de kosten vastge
legd. Vanwege de Stichting worden de werkzaamheden begeleid. Kwaliteit van
het te leveren product staat voorop. Uitbesteding van archiefwerkzaamheden
behoeft voor de archivaris geen bedreiging te vormen, mits deze aan zijn werk
gever duidelijk weet te maken, dat het werk moet worden uitgevoerd overeen
komstig door hem te stellen kwaliteitseisen.
6
Discussie
Zowel na de ochtend- als middaglezingen werd druk gebruik gemaakt van de
mogelijkheden tot discussie.
Betreffende het voor-ontwerp van wet kwam de vraag aan de orde of de over
brengingstermijn opgeschort mag worden. Wat de gemeentearchieven betreft
kan dit slechts na machtiging van gedeputeerde staten, en dan voor ten hoog
ste tien jaren. In het ontwerp worden van de twintigjarige termijnen uitgezon
derd de nog veelvuldig te raadplegen bescheiden, personele dossiers en nog
geldende vergunningen. Voor de uitvoering van de verkorting van de over
brengingstermijn (eenmalige inhaaloperatie) is een overgangsperiode van vijf
tien jaren in het ontwerp opgenomen.
De mening van Van der Woude, dat alle bescheiden van een afgesloten pe
riode overgebracht dienen te worden naar de archiefbewaarplaats, wordt ge
deeld. De vraag of vernietigbare stukken ook moeten worden overgebracht
wordt door Ketelaar ontkennend beantwoord, door Van der Woude eveneens,
evenwel met de bemerking, dat op uitdrukkelijke wens van de archivaris deze
worden overgedragen. Hij zegt nogmaals voorstander te zijn van overdracht
van het gehele bestand. Wanneer dit bij de administratie zou leiden tot prakti
sche problemen, dient gezocht te worden naar andere oplossingen, bijvoor
beeld verfilming ten behoeve van de administratie.
Drs. H. Bordewijk zegt de indruk te hebben gekregen, dat bij gemeenten zich
geen grote problemen zullen voordoen ten gevolge van de verkorting van de
overbrengingstermijn. Een door Ketelaar onder de aanwezigen gehouden mini-
enquête wijst uit, dat een dertigjarige termijn reeds bestaat in ongeveer twin
tig gemeenten, een twintigjarige termijn in een achttal gemeenten. Er wordt
op gewezen, dat bij gemeenten zonder archivaris het probleem van overbren
ging zich niet voordoet, omdat er slechts één ruimte is waar statisch en semi-
statisch archief zijn opgeborgen. Problemen zullen zich het meest voordoen,
waar nog geen sprake is van regelmatige overbrenging. De hier en daar zich
zeker voordoende problemen mogen niet gebagatelliseerd worden, maar wat
de gemeenten betreft bestaat de indruk dat geen sprake is van grote omvang
rijke problemen.
Drs. J. Dijkstra wijst erop, dat bij het rijk en de provincie de problemen groter
zijn dan bij de gemeenten. Hij meent, dat vanwege de efficiency het beter is
de voor vernietiging in aanmerking komende archieven afzonderlijk te plaat
sen en de te bewaren archieven de hoogste prioriteit te geven. Ketelaar wijst
erop, dat dit bij het rijk al gebeurt. Deze waarschuwt ervoor, dat de archiefin
spectie zich bij haar taak niet mag beperken tot de overbrengingsproblema-
tiek, maar er ook op moet toezien dat de lopende archieven in goede en ge
ordende staat worden bewaard.
130
Naar aanleiding van de door Schimmelpenninck van der Oije voorgestelde ver
gaande samenwerking tussen archief en registratuur en dan met name de taak
van de archiefinspecteur wordt gesproken over het doorberekenen van de kos
ten voor de geleverde diensten. De meningen daarover zijn verdeeld: broekzak
vestzak of zichtbaar maken van de kosten. In dit kader wordt opgemerkt, dat
het in het algemeen een goede zaak is, dat kosten zichtbaar worden gemaakt
en dat op die manier gestreefd kan worden naar kwalitatieve en kwantitatieve
normering van het totale pakket van werkzaamheden van een archiefdienst
met daarbij gevoegd een taakstellend budget. Schimmelpenninck van der Oije
herhaalt zijn pleidooi voor een intensieve samenwerking tussen registratuur
en archiefdienst om zo samen iets te presteren binnen de gemeente.
Aan de sprekers, die over 'uitbesteding van taken' hebben gesproken, wor
den vragen gesteld over het tijdelijk karakter van de projecten (variërend van
zes maanden tot vijf jaren) en de omvang van de te bewerken archieven. Rooij-
akkers en Van der Vlis antwoorden, dat de opdrachtgevers bepalen welke pro
jecten worden uitbesteed. Externe deskundigen kunnen constant aan het pro
ject blijven werken; de productie is daardoor hoger dan in geval het eigen
personeel het karwei moet klaren. De tijdsduur is afhankelijk van het soort
archief, dat moet worden bewerkt, en van de financiële afspraken. In het alge
meen is het moeilijk aan te geven hoeveel archief bijvoorbeeld per dag wordt
verwerkt. Dit is afhankelijk van vele factoren. Rooijakkers duidt met de nodi
ge voorzichtigheid een gemiddelde van 1,5 m1 per dag aan. Tevoren worden
duidelijke afspraken gemaakt welke diensten worden aangeboden en tegen welke
prijs. De opdrachtgever weet waar hij aan toe is.
Externe bureaus worden ingeschakeld in 'nood'-situaties. De opdrachtge
ver wil tegen een zo'n laag mogelijke prijs het werk verricht zien. Een vraag
is of inventarisatie van de archieven op de klassieke manier dan nog wel moge
lijk is. Zowel de Stichting Archiefverzorging als het Buro Den Boer stellen hoge
kwaliteitseisen aan hun medewerkers, respectievelijk hoger en middelbaar
archiefambtenaar en sod. De grote achterstand in de bewerking van de archie
ven dwingt tot hoger tempo en andere wijze van werken. De ervaring van de
medewerkers met soortgelijke archieven spreekt natuurlijk in hun voordeel.
De Stichting Archiefverzorging heft een tarief van circa ƒ300,per dag voor
een middelbaar archiefambtenaar en circa ƒ500,voor een hoger archiefamb-
tenaar (exclusief btw). De Stichting werkt kostendekkend zonder winstbejag.
Drs. B. J. van der Saag zegt moeite te hebben met het werken van de Stich
ting Archiefverzorging in gemeenten, waar geen archivaris is. Hij vreest dat
die gemeenten, waar de klus door de Stichting is geklaard, zeer moeilijk zullen
zijn te brengen tot aanstelling van een archivaris of tot aansluiting bij een streek
archiefdienst. Van der Vlis zegt, dat het nu eenmaal zo is, dat gemeenten, die
een beroep doen op de Stichting, niet bereid zijn structurele uitgaven te doen
ten behoeve van het archief, kennelijk wel tot incidentele uitgaven. Wanneer
de Stichting het werk niet doet, gebeurt er niets. Het kan zelfs zijn, dat ge
meenten door de ervaring met de Stichting begrip krijgen voor het werken aan
de archieven en wellicht op termijn wel gaan denken aan een gereguleerd ar
chiefbeheer.
131
