Bedacht moet worden dat de Australische archiefdiensten niet alleen de func
tie van een historisch archief hebben, maar ook die van tussendepot. De lei
ding vervult vaak een consultancy-functie bij de administratie.
Melbourne, 23-25 mei
Mijn kennismaking met een afvaardiging van de kring van archivarissen in
Victoria vond plaats tijdens een lunch op 23 mei. Zes collega's (5 vrouwen, 1
man) kwamen poolshoogte nemen en deelden mij het programma mee: zij ver
wachtten een mix van consultancy en korte voordrachten.
Bezoeken waren geregeld aan de Regional Branch van de Australian Ai chi
ves, de Public Record Office van Victoria, Broken Hill Proprietary Company
Ltd Archives en anz Bank Archives. Bij elk van de diensten zitten medewer
kers klaar om kennis te maken en mij mijn ingekorte verhalen te horen vertel
len. Rondleidingen sluiten de bezoeken af. De huisvesting van de bezochte dien
sten loopt nogal uiteen, van een voormalige stomerij en een voormalige
pharmaceutische fabriek (straks 75.000 m in één ruimte) tot de kelder van een
neo-gothisch gebouw en een verdieping in een wolkenkrabber. Computers zijn
er even gewoon als telefoontoestellen.
Het Public Record Office van Victoria is het meest interessant. Men heeft
er, in navolging van de Australian Archives, op het terrein van de automatise
ring een eigen wiel uitgevonden (wel aanzienlijk goedkoper en slimmer). Een
functional scheme is op series level volop in bedrijf. Het zou, met het oog op
de eventuele ontwikkeling van een dergelijk systeem in Nederland, de moeite
lonen dit uitvoeriger te bekijken en het te vergelijken met het systeem dat bij
de Australian Archives draait, pro Victoria heeft vier vestigingen: een hoofd
kantoor en de studiezaal met bijbehorend depot voor genealogen in Melbour
ne, het hoofddepot met studiezaal (de pharmaceutische fabriek) net buiten de
stad en een outstation op 200 km. Er zijn in totaal 32 medewerkers (het aantal
archivarissen is beperkt). Het heeft jaarlijks 6.000 bezoekers die 25.000 bezoeken
brengen. Genealogie is ook in Australië in trek.
Wagga Wagga, 26-30 mei
In de voor deze gelegenheid gesloten studiezaal van de Riverina Archives,
een mengvorm van een Universiteitsarchief en een streekarchief (op basis van
vrijwilligheid en bekostigd door de Universiteit), ondergebracht in het gebouw
van de voormalige bibliotheek van het Riverina-Murray Institute of Higher Edu
cation, komen van 26-30 mei de 15 deelnemers bijeen. Zij variëren van de ar
chivarissen van het Public Record Office van New South Wales, het Ministe
rie van Buitenlandse Zaken, het Commonwealth Scientific and Industrial
Research Organization (csiro) en het RK-bisdom, tot de voorzitter van de Ge
nealogische Vereniging en de conservator van het Historisch Museum, kort
om een grote diversiteit.
Achtereenvolgens worden inleidingen gehouden over de (educatieve) rol van
de archivaris bij de geschiedbeoefening, het effect van de selectie van archie
ven voor de geschiedbeoefening en de opleiding van de archivaris, de organi
satie van het archiefwezen en de archiefwetgeving, leder onderwerp wordt steeds
92
van drie zijden belicht: door een Australische archivaris en archiefgebruiker
en door mij voor de Europese cq Nederlandse praktijk. Een weekend of zon
dagheiliging bleek bij dit seminar niet te bestaan.
Hoewel het in de praktijk niet financierbaar zal zijn, zou een regelmatige
deelname van een collega uit Nederland of een ander buitenland aan dit en
aan andere seminars voor beide partijen zeer leerzaam zijn.
Canberra, 31 mei-3 juni
In Canberra bracht ik uitvoerige bezoeken aan de archiefafdeling van het
Department of Foreign A ff airs and Trade, de Australian Archives Branch in
Canberra (Mitchell) en de documentatieafdeling en bibliotheek van de Natio
nal Gallery. Daarnaast besteede ik veel tijd aan het bewerken van mijn inlei
dingen met het oog op een eventueel hergebruik in Australië.
Over het archief van Buitenlandse Zaken kan, ondanks de wonderen aldaar
verricht, beter worden gezwegen. Een onderzoek van de Rekenkamer zou hier
ook dramatisch uitvallen: de zeer competente archivarissen doen hun uiterste
best, de hiërarchie ook, helaas zo te zien soms in tegengestelde richting. Dat
de buitenmuren van het in de kelders ondergebrachte depot water doorlaten
is nog het minst erg. Een ARBO-wet lijkt, overigens in geheel Australië, onbe
kend.
Mitchell, opgezet als tussendepot, biedt onderdak aan de overgebrachte ar
chieven van de in Canberra zetelende organen van de Federatie. De oorspron
kelijke papieren toegang kende vijf niveaux en talloze kasten en nog tallozer
banden. Voor gebruikers een tijdverslindende ramp. Automatisering moet er
voor zorgen dat dat er één wordt. Op papier lijkt de conversie geslaagd, maar,
hoewel het systeem nog maar voor een kwart gevuld is, kan de super-mini het
niet aan, de wachttijden lopen, ondanks de mij voor de gelegenheid toegeken
de 'snelle' lijn, op tot 1 minuut (normaal soms 7).
De depots zijn als overal, zij het dat het ongebruikelijk is een electrische vork
heftruck te zien die pallets met maxi-dozen gevuld met niet-geraadpleegde ar
chiefstukken op elkaar stapelt, een goedkope wijze van opslaan.
Het restauratie-atelier wordt bemand door vier restauratoren op ba niveau
(Canberra opleiding) a-levels in scheikunde en biologie. Zij doen ondermeer
verouderingstesten van lijm en papier en adviseren ten aanzien van te gebrui
ken papiersoorten. Bindwerk wordt uitbesteed. Een microfilm-atelier wordt
overwogen, te koppelen aan het restauratie-atelier. Conservation wordt als één
geheel ervaren.
Depotverzorging en overig materieel beheer wordt verricht door een groep
van 21 depotbedienden. Ondanks hun aantal hebben zij toch vaak te weinig
tijd de in de studiezaal geraadpleegde en door overheidsorganen teruggeleen-
de stukken op te ruimen.
De National Gallery heeft indrukwekkende computersystemen. Doordat iede
re afdeling voor zichzelf is begonnen, kent het museum vier niet- of nagenoeg
niet-compatibele systemen, die overigens elk wel naar tevredenheid van de des
betreffende afdelingen functioneren. De afdeling 'werken' beheert 82.000 items,
merendeels al ingevoerd. Maar voor het vinden van literatuurverwijzingen moet,
kruip-door-sluip-door, een bezoek aan de bibliotheek worden gebracht, waar
93
