ook met het management van overheidsarchieven gaat bemoeien, de sod wel
eens een belangrijke bijdrage zou kunnen gaan leveren.
Op woensdag 24 augustus hield het irmc zijn huishoudelijke vergadering.
Informatie werd verstrekt over een internationaal handboek voor de termino
logie van record management, waarin in vier talen een driehonderdtal termen
zullen worden vertaald.
Noten
1 The international records management journal,
4, nr. 3 (juli, 1988), 24.
2 Idem, 3-11. Aan het nummer is een schema
tisch overzicht in vijf uitslaande bladen toege
voegd. Het referaat is ook apart bij irmc ver
krijgbaar.
Current Records Committee (ica/crc) J. E. A. Boomgaard
Het Current Records Committee vindt zijn oorsprong in de European Confe
rence on Archives (25 Europese landen met usa, Canada en Israël) die in 1985
werd gehouden te Boedapest. De deelnemende landen kregen toen de opdracht
om het ontstaan, de bewaring en het gebruik van de moderne archieven van
het centraal bestuur in het kader van de nationale constitutie en andere wette
lijke regels te bestuderen en te evalueren. De ica heeft de opdracht van de Con
ferentie te Boedapest opgepakt en vervolgens het Current Records Committee
geïnstalleerd met vertegenwoordigers uit Afrika (Nigeria), Zuid-Amerika (Bra
zilië), Noord-Amerika (usa, Canada), en Europa (Frankrijk, Bondsrepubliek,
Italië, Noorwegen, Sovjet-Unie). In 1987 kwam het bestuur van het Current
Records Committee voor het eerst bijeen om een agenda op te stellen voor de
bijeenkomsten op het iCA-congres van Parijs.
Het comité had twee bijeenkomsten georganiseerd, te weten op 23 en 25
augustus, met nagenoeg dezelfde agenda:
1 Toelichting op het ontstaan van het Current Records Committee
2 Introductie van de bestuursleden
3 Aankondiging van de bijeenkomst van het Current Records Committee in Ot
tawa, mei 1989
4 Hoe gaat het verder?
Na een inleiding over het ontstaan van het comité stelden de aanwezige
bestuursleden zich voor. Het voltallige bestuur is nog nooit bij elkaar geweest
en een aantal vertegenwoordigers van landen dat in het comité zitting heeft,
heeft het tot nu toe laten afweten.
De in Parijs aanwezige bestuursleden kwamen uit de Bondsrepubliek (S. Bütt-
ner, voorzitter), Brazilië (J. M. Jardin), Canada (Lee McDonald), Frankrijk
(G. Naud), Israël (M. Mosset), Italië (Maria Pia) en Noorwegen (Jorgen H. M.
Marthinsen). Zij gaven een toelichting op hun functies en relaties met current
records. Opvallend was dat alle leden uit de toezichthoudende échelons van
rijksarchiefdiensten kwamen. Het zijn inspecteurs of hoofden van zogenaam
de tussendepots (soort cas). Vertegenwoordigers van lokale organisaties of
van administraties die in de actuele fase de current records vormen, waren voor
zover bekend niet in het bestuur opgenomen.
52
De circa vijfentwintig deelnemers aan deze vergadering werden opgeroepen
om deel te nemen aan het 'iCA-symposium on Current Records', dat van 15
tot 17 mei 1989 in Ottawa wordt gehouden.
Het laatste onderwerp van de vergadering betrof het actieplan van het co
mité dat vooral gericht was op een mondiale verbreiding en acceptatie van het
dossierstelsel. Naar aanleiding van deze strategie ontspon zich tussen het bestuur
en de deelnemers een levendige discussie. Men vroeg zich af of een dergelijke
fixatie op het dossierstelsel wel zo verstandig was. Er werd verwezen naar lan
den die dit stelsel niet gebruikten en andere ordeningsmethoden hanteerden
en naar landen die het dossierstelsel reeds enkele decennia gebruikten en daar
bij tot de conclusie waren gekomen dat het stelsel beslist niet zaligmakend is.
Naar de mening van de deelnemers zou het comité veel meer een platform moe
ten zijn waar ideeën en ervaringen worden uitgewisseld over ordeningstech
nieken die voor overheidsadministraties bruikbaar zijn. Door het ontbreken
van tolken kreeg het verloop van de discussie soms het karakter van een Baby
lonische spraakverwarring.
Het werd echter wel duidelijk dat het actieplan van het bestuur ten deze zal
moeten worden bijgesteld. De volgende vergadering van het comité wordt ge
houden in Ottawa tijdens het 'iCA-Symposium on Current Records'. Deelne
mersformulieren voor dit symposium zijn verkrijgbaar bij: Winston A. Go
mes, Symposium Coordinator, Governement Records Branch, National
Archives of Canada, Ottawa, Ontario., Canada.
Committee on Literature and Art Archives (ica/Cla) Mirjam Heijs
Het ICA/CLA kwam 23 en 25 augustus bijeen. Voorzitter van het comité is Mi-
chal Elias uit Praag, secretaris Werner Volcke uit Marbach.
Uitgangspunt van de bijeenkomsten was een lezing van Kaarina Lampenius-
Sala, directrice van het literatuurarchief in Finland over 'New kinds of archi
val documents, their conservation and exploitation'.
De enorme verscheidenheid aan instanties die bemoeienis hebben met ar
chieven van schrijvers en andere kunstenaars, kwam evenals op de vorige (con-
gresjbijeenkomst in Bonn ter sprake. Genoemd werden onder andere archief
diensten, musea, conservatoria, bibliotheken. Het gebruik van nieuw
archiefmateriaal heeft vaak tot gevolg dat nog meer nieuwe, gespecialiseerde
instellingen ontstaan (bijvoorbeeld het National Sound Archive in Engeland,
waar men videotapes van toneelstukken en audiotapes van schrijvers kan aan
treffen, of het Institut National de l'Audiovisuel dat opnames van radio- en
televisieprogramma's verzamelt). Het wordt de onderzoeker niet gemakkelijk
gemaakt in deze enorme brij van instanties zijn of haar weg te vinden. Een
maal aangekomen bij de juiste instantie blijkt dan ook nog dat elke instantie
zo haar eigen manier van catalogiseren en beschrijven heeft.
Het zal duidelijk zijn dat aangedrongen werd op een hechte internationale
en institutionele samenwerking. Het voorstel een internationale gids voor kunst
en literatuurarchieven samen te stellen werd door de meeste deelnemers een
nuttig idee genoemd. Om een begin te maken met het ontwarren van de klu
wen van ontsluitingsmethoden werd voorgesteld te zijner tijd een seminar
53
