International Records Management Council (ica/irmc) Jan Bervoets
Als lid van de Nederlandse delegatie voor het Internationaal Archiefcongres
woonde ik de zittingen van de International Records Management Council (af
gekort: irmc) bij, een organisatie van record managers (dynamische archief
beheerders) in grote bedrijven en consulenten op het gebied van record mana
gement. Hun werkterrein is het beheer van de post- en archiefzaken in de
dynamische fase en hun uitgangspunt is dat deze aangelegenheid een geïnte
greerd onderdeel is van het management en als zodanig wordt onderschat. Om
dat ik als acquisiteur van particuliere archieven word geconfronteerd met de
resultaten van dit verwaarloosde management-aspect bij grote non-profit or
ganisaties, sprak de informatie die de sprekers mij verschaften mij zeer aan.
Als beheerder van reeds gevormde archieven was ik echter niet op de juiste
plaats, omdat de meeste record managers meenden dat er een belangenverschil
was tussen het dynamisch archiefbeheer van een bedrijfsadministratie en het
historisch archiefbeheer van een archivaris.
In de referaten over het dynamisch archief- en informatiebeheer kwamen
verschillende problemen aan de orde die ook consequenties hebben voor de
vorming van het historisch archief. Opmerkelijk was dat de invoering van ge
automatiseerde communicatiesystemen als computer en videodisk niet hebben
geleid tot het 'papierloze kantoor', maar dat integendeel de papierproduktie
is gestegen. Rank Xerox voorspelt zelfs the rise of the paper-full office.1 Het
papier blijkt dan de drager te zijn voor tijdelijk te verspreiden informatie. De
gegevens op papier zullen op termijn moeten worden vernietigd, maar dan zal
van tevoren moeten worden vastgesteld hoelang de administratie dit nodig heeft.
De papierstroom zal echter voor elk bedrijf een blijvend probleem zijn.
Tijdens de bijeenkomst zijn vooral Derek Charman, secretaris van het irmc,
en Fred V. Diers op deze probleemstelling ingegaan: zij kwamen tot de con
clusie dat videodisk, microfilm en computer de papieren communicatie in het
bedrijfsleven nimmer volledig konden vervangen. Voor bewaring van gege
vens op langere termijn zouden microfilm en videodisk het meest geschikt zijn;
geautomatiseerde databases zijn daarvoor te kwetsbaar. De conclusie die de
beheerder van een openbare archiefbewaarplaats hieruit kan trekken is, dat
de bedrijfsarchieven die hij in zijn depot zal krijgen, voornamelijk uit micro
film of videodisk zullen bestaan en dat hij in de toekomst geen papier meer
hoeft te acquireren.
Voor het dynamisch archiefbeheer zijn de problemen groter. In het buiten
land worden door grote bedrijven en ook wel door gespecialiseerde kantoren
aparte archiefcentra opgericht, gericht op het archiefbeheer van de bedrijven
zelf: dus de ordening, beschrijving en selectie van de archiefbestanden met even
tuele vernietiging op termijn, met de bevoegdheid om alleen aan het opdracht
gevende bedrijf de vereiste informatie te verstrekken. In de stands op de ten
toonstelling Archiv'88 bevalen verschillende ondernemingen zich aan, die
dergelijke archiefdepots voor het bedrijfsleven hadden ingericht. Het oudste
Franse bedrijf eco-arc vertoonde een filmpje waarbij een secretaresse aan de
hand van een inventaris via een modem een dossier opvroeg op dezelfde wijze
als een studiezaalbezoeker van een openbare archiefbewaarplaats het doet aan
de depotbeheerder. Ik maakte kennis met het tijdschrift Archimag, le maga-
50
zine de la documentation et de l'archivage, dat informatie bevat over een gro
te verscheidenheid van technieken en aspecten van het dynamisch archiefbe
heer. De redacteuren zijn beheerders van dergelijke record-centra. Wellicht
perspectieven voor werkloze archivarissen?
In de iRMC-bijeenkomst van de eerste dag toonde vooral Stanley Gordon, irmc
Executive Director, werkzaam onder andere in Los Angeles, zich voorstander
van dergelijke van de werkplaats gescheiden depots in oude zoutmijnen of an
dere plaatsen die niet door natuurrampen of klimatologische omstandigheden
kunnen worden getroffen. William Benedon, die werkzaam was bij Lockheed
Corporation, demonstreerde de volgende dag hoe het record center van zijn
bedrijf een geautomatiseerd beheerssysteem erop nahield dat veel overeenkomst
vertoont met archeion. Van zijn hand is ook een uitvoerig referaat The re
cords center - a proven contestwaarin de materiële verzorging van elf grote
centra in de Verenigde Staten systematisch worden vergeleken.2
In de tentoonstellingsstands vertoonden veel particuliere organisaties hun
geautomatiseerde inventarisatiesystemen, gekoppeld aan videodisks. Deze syste
men werken op documentniveau, fotograferen elk origineel stuk en klasseren
het op nummer en een serie trefwoorden. Bij al die systemen werd vastgesteld
dat de stukken wel on line gemakkelijk konden worden opgespoord, maar dat
een uitdraai van indices op de trefwoorden of van een systematische beschrij
ving op tekst niet mogelijk was. Bedrijven zullen blijkbaar via een modem aan
deze apparaten moeten worden gekoppeld en op voorhand een thesaurus moeten
hebben vastgesteld. Voor vervanging van maïs zijn ze ongeschikt. De meest
geavanceerde optical disc applications werden aangetroffen bij het beheer van
visuele media en de kunsthistorische documentatie, waar effectieve zoeksyste
men tot prachtige resultaten kunnen leiden.
De invoering van moderne media in het dynamisch archiefbeheer is niet al
leen een zaak van de post- en archiefadministratie. Dit werd benadrukt door
dr. Yves Perrin, redacteur van het irmc-journal, Charman en Diers. Termen
als strategische planning, de opzet van een information media matrix en plei
dooien voor gecoördineerd overleg om te komen tot een eenheid in opmaak
van de stukken duiden erop dat post- en correspondentie-aangelegenheden een
zaak van het gehele bedrijf zullen worden. Passen we deze probleemstellingen
toe op de Nederlandse situatie, dan lijkt het voorspelbaar dat ook de dynami
sche archiefbeheerder een rol zal moeten gaan spelen in de actieve bedrijfs
voering. In 1945 leverde het nive, het coördinatiecentrum van efficiency-
experts, belangrijk voorwerk bij de totstandkoming van het kb van 1950 in
zake de registratuur bij overheidsarchieven; op dit moment wordt diezelfde
organisatie, die na een interne reorganisatie in problemen is geraakt met be
trekking tot de papierstroom, geadviseerd door een gediplomeerd archivaris.
Biedt een nieuwe specialisatie soms perspectieven voor ons vak?
Op de tweede dag werd het irmc verrast met een Australische record mana
ger die haar ervaringen vertelde bij de advisering van overheidsinstellingen in
het westelijke gebied van New-South Wales. Het viel mij op dat zij bij het ad
viseren van universitaire instellingen geen standaardclassificatie toepaste bij
de voorgestelde registratuur. Mijn conclusie was dat, wanneer het irmc zich
51
