gebruik te maken van niet-archiefmateriaal en professionele ontwerpers in te
schakelen en demonstraties te houden van restauratietechnieken, die ertoe moe
ten leiden dat bezoekers zorgvuldiger met de stukken omgaan.
Ook in Engeland deden de bezuinigingen in de jaren zeventig en tachtig ve
len omzien naar andere middelen van inkomsten, zoals het sponsoren van ten
toonstellingen, het houden van een winkel, het opzetten van een vriendenkring
en schenkers de materiële verzorging van hun eigen archief laten bekostigen.
Sewell ging ook kort in op het nieuwe materiaal dat voor de deur van de
archieven staat. Hij vroeg zich af of we ons passief of actief moeten opstellen
tegenover audio-visueel materiaal. Moeten wij zelf interviews afnemen en audio
visuele produkties maken of moeten we alleen hetgeen door anderen is ver
vaardigd opnemen met alle problemen van berging, beschikbaarstelling, cata
logisering en copyright?
Zijn ervaring met de computer was, dat de op de computer aangeleverde
bescheiden moeilijker te raadplegen zijn dan die op papier het archief binnen
komen. Hij zag de computer wel als een nuttig hulpmiddel bij inventarisatie
en indicering en bij de uitwisseling van gegevens tussen archieven onderling.
Tot slot merkte hij op dat wanneer de archivarissen zich niet in hun ivoren
toren terugtrekken, of, meer realistisch, in hun stoffige depots, dan gaat het
archiefwezen een goede tijd tegemoet. De publieke belangstelling is gunstig
voor de archieven evenals de huidige openbaarheid van bestuur. Bovendien
hebben de vele bestuurlijke reorganisaties het archiefwezen in Engeland vrij
wel onberoerd gelaten.
Als tweede sprak dr. Wolfgang Löhr, gemeentearchivaris van Mönchenglad-
bach, over 'Archiv und Verwaltung'. Bij een onderzoek van de Universiteit
van Keulen was aan het licht gekomen dat circa 80% van de beheerders van
archieven vond dat de archieven, het 'geheugen' van de bestuurders, beter ge
bruikt dienden te worden.
De verhouding tussen het archiefwezen en de administratie schijnt in Duits
land nogal te wensen over te laten. Hoewel reeds op de eerste archiefdag in
1899 in Straatsburg werd gesproken over het invoeren van de inspectie door
het Staatsarchief op de lopende archieven van de lagere overheden, is die nooit
goed van de grond gekomen. Voor de gemeentearchieven werd het toezicht
op de archieven van de beheerseenheden in 1954 geregeld, maar niet afdoen
de. Tevens werd toen voor de gemeenteadministraties de zaaksgewijze orde
ning ingevoerd. Tweederde van de gemeenten ging er toen ook daadwerkelijk
op over. In 1984 werd er nog eens uitdrukkelijk op gewezen dat, daar de daar
voor in aanmerking komende bescheiden van de gemeenteadministraties uit
eindelijk in het gemeentearchief terecht komen, het wenselijk is dat in overleg
met het archiefwezen reeds bij het vervaardigen van de stukken maatregelen
worden genomen die de overdracht zullen vergemakkelijken. In de praktijk
schijnt dit in Duitsland nog veel te wensen over te laten. De archieven missen
het personeel om aan records management te doen en de beherende instanties
weigeren soms hun daarvoor in aanmerking komende archieven aan het ge
meentearchief over te dragen.
Als derde spreker zou de gemeentearchivaris van New York optreden, maar
48
daar hij niet aanwezig bleek te zijn, vertelde Larry Hackman, directeur van
de New York State Archives and Records Administration, iets over het Ame
rikaanse archiefwezen.1
Na de drie sprekers vond een levendige discussie plaats, die zich vooral toespitste
op de bemoeienis van de gemeentearchieven met de lopende administratie. De
nestor van de Franse gemeentearchivarissen, mevrouw M. Mestayer uit Dou-
ai, vertelde hoe de meer dan driehonderd gemeentearchieven worden gecon
troleerd door de Direction des Archives de France. Maarschalkerweerd legde
de werking van archiefinspectie in Nederland uit. Boomgaard ging in op het
geen Löhr had gezegd en memoreerde dat het Amsterdamse gemeentearchief
de registratuur te hulp komt met menskracht, maar dat daarvoor wel een re
kening wordt gepresenteerd.
Op donderdag 25 augustus vond 's middags de tweede plenaire zitting plaats.
De voorlopige voorzitter dr. Fritz Lendenmann (Zürich) verhaalde de geschie
denis van de oprichting van de Sectie en vermeldde trots dat er 130 leden zijn
aangemeld. Deze zitting werd gebruikt om de leden te polsen over het te ma
ken activiteitenprogramma 1988-1992. Men was het er over eens dat het van
belang is een overzicht samen te stellen van de structuren van de gemeentear
chieven die lid zijn. Tevens gaf men de wens te kennen de daarbij gebezigde
termen te definiëren. Hiertoe zullen twee werkgroepen worden samengesteld.
Aansluitend aan het thema van het Internationale Archiefcongres in Montreal
in 1992, namelijk de archiefopleidingen, zal ook voor dit onderwerp een werk
groep worden gevormd.
Tot slot van de bijeenkomst werd het definitieve bestuur geïnstalleerd. Er was
overeengekomen dat het voorlopige bestuur omgezet zou worden in een defi
nitief bestuur. In onderling overleg was bepaald dat Van Albada vervangen
zou worden door W. Chr. Pieterse, hetgeen reeds was aanvaard. De Fransen
kwamen met een tegenkandidaat, waardoor een stemming noodzakelijk werd.
De uitslag hiervan leidde ertoe dat tien leden van het Steering Committee voor
de periode 1988-1992 werden benoemd en dat de elfde plaats voorlopig onbe
zet blijft. Het bestuur ziet er nu als volgt uit: dr. Fritz Lendenmann (Zürich),
voorzitter; Fernand Emmel (Luxemburg), secretaris; leden mevrouw Zohar
Aloufi (Haifa), mevrouw B. Aafwidsson-Back (Malmö), dr. Franz Heinz Hye
(Innsbrück), prof. dr. H. E. Specker (Ulm), J. R. Sewell (Londen), mevrouw
dr. Wilhelmina Chr. Pieterse (Amsterdam), Monserrat Beltran Morales (Bar
celona) en Ana Maria de Almeida Camargo (Sao Paulo).
Aansluitend aan deze bijeenkomst kwam het Steering Committee bijeen. Er
werd besloten eens in de twee jaar plenair bijeen te komen: in 1990 te Amster
dam en in 1992 te Montreal. Het Steering Committee stelde voor zijn jaarlijk
se bijeenkomsten het volgende schema op: 1989 Spanje, 1990 Amsterdam, 1991
Warschau en 1991 Montreal.
Noot
1 Zie Marjorie Barritt in het jaarverslag 1984-
1986 van de Rijksarchiefschool ('s-Gravenhage,
1988).
49
