aandacht te vangen. Eindelijk lijkt het euvel verholpen, en dan horen de aanwezi
gen verbaasd hoe ze zoëven zijn gefopt en er een experiment op hen is uitgepro
beerd. Bij het verslag van de derde plenaire zitting zal worden onthuld met welk
doel deze truc op de argeloze congresgangers werd toegepast.
Het archiefcongres in Parijs, in welke stad voor de tweede keer door de Interna
tionale Archiefraad (ica) werd gecongresseerd, duurde van 22 augustus tot en met
26 augustus 1988 en kende als thema: 'nieuw archiefmateriaal'. In drie voltallige
bijeenkomsten werd achtereenvolgens ingegaan op vragen als: wat moet precies onder
'nieuw archiefmateriaal' (eigenlijk: nieuwe informatiedragers) worden verstaan, welke
materialen kent men nu reeds en waar werkt men ermee, op welke wijze moeten
ze geconserveerd en, tenslotte, hoe moeten ze worden geëxploiteerd? Een vierde
plenaire vergadering, gehouden op vrijdag, de laatste congresdag, had als thema:
'De Internationale Archiefraad vandaag en morgen'.
's Middags vonden vergaderingen plaats van secties, commissies, comité's, re
gionale afdelingen en werkgroepen. Ook de Algemene Vergadering van de ica ver
gaderde tijdens het congres. Van verschillende commissievergaderingen volgen hier
verslagen door Nederlandse deelnemers. Ook van de inhoudelijke kant van de ple
naire vergaderingen wordt hierna een rapportage gegeven.
De openingszitting
Voorafgaande aan de eerste vergaderdag vond op maandag 22 augustus de ope
ningszitting plaats die 's middags om 3 uur begon, 's Morgens waren de meeste
deelnemers reeds geregistreerd, hetgeen niet altijd probleemloos ging, zoals in het
geval van een Nederlandse deelneemster die als Zuidafrikaanse te boek was komen
te staan en dientengevolge aanvankelijk niet werd toegelaten. Ook het betrekken
van hotelkamers ging hier en daar niet vlekkeloos. Voorzover bekend was één bui
tenlandse deelnemer, landgenoot Bervoets, op de fiets naar Parijs gekomen. Tij
dens de openingsbijeenkomst spraken Jean Favier, de Franse directeur-generaal der
archieven, Marcelle Baudiques van de bibliotheekorganisatie ifla, Celina Moreira
Franco, directeur-generaal van het Nationale Archief van Brazilië en Michel de Bon-
neborse, adjunct-generaal van de Unesco. Over en weer werden dankwoorden als
mede medailles uitgewisseld. Hierna werd het congres voor geopend verklaard door
Hans Booms, president van de organiserende Internationale Archiefraad, de instel
ling die in 1948 op initiatief van de unesco werd opgericht. Ook Booms bracht
dank aan velen en merkte op dat het grote aantal deelnemers behalve aan de aan
trekkingskracht van Parijs toch ook te danken was aan het succesvolle werk van
de ica. Peter Walne, secretaris-generaal van de ica, maakte vervolgens de samen
stelling van verschillende comité's bekend.
De voltallige bijeenkomsten met behandeling van varianten op het thema 'nieuw
archiefmateriaal' vonden steeds 's ochtends van negen tot twaalf uur plaats in het
groot auditorium van het imposante Palais des Congrès in Parijs, waar zo'n 2000
stoelen van de in totaal 3700 bezet werden door archivarissen uit de gehele wereld.
De deelnemers waren afkomstig uit meer dan honderd landen. Niet verwonderlijk
was dat de grootste afvaardiging (namelijk 428 personen) die van Frankrijk was.
Nederland behoorde met zijn drieënveertig deelnemers tot één der grotere deelne
mende landen. Bovendien waren er vertegenwoordigers van vierentwintig interna
tionale organisaties aanwezig.
De gang van zaken tijdens een plenaire vergadering
Hoe is nu de gang van zaken tijdens zo'n voltallige vergadering?
Van tevoren zijn aan de deelnemers drie hoofdnota's toegezonden die de
globale tekst bevatten van de belangrijkste redevoeringen zoals die op het con
gres (min of meer) zullen worden uitgesproken. Tijdens het congres worden
nog eens voor elke vergadering vijf tot zes sub-nota's over afzonderlijke on
derwerpen uitgereikt. Op het podium zijn geïnstalleerd de voorzitter en secre
taris van de bijeenkomst, de hoofdrapporteur en de gewone rapporteurs en
aan een afzonderlijke tafel zitten medewerkers van het internationale archief
blad Archivum. In dit blad verschijnen te zijner tijd de teksten van de spee
ches die gehouden zijn. De eerste spreker tijdens een plenaire vergadering is
de hoofdrapporteur. Hierna volgen de rapporteurs met speeches waarvan de
teksten soms geheel parallel lopen met de door hen vervaardigde nota's. Hier
na kan niet gediscussieerd maar wel geïntervenieerd worden, waartoe een aan
tal spelregels in acht genomen moet worden. Zo moet de interventietekst van
tevoren op schrift worden ingeleverd waarna deze op het podium kan worden
uitgesproken zodra de voorzitter de spreker hiertoe oproept. Voorts zijn in
de zaal twee camera's geplaatst die de beeltenis van de spreker op een groot
projectiescherm brengen zodat deze ook in elke uithoek van de zaal te zien
en te volgen is. Mededelingen voor de deelnemers worden op de onderste strook
van het doek geprojecteerd, zoals bijvoorbeeld de melding dat iemand na een
receptie een horloge heeft laten liggen. In holtes in de armleuningen van de
stoelen zijn koptelefoons aangebracht waardoor men het gesprokene in vijf
talen, te weten Duits, Frans, Engels, Russisch en Spaans, kan volgen.
De voorzitter stelt vast hoelang er gesproken mag worden. Voor de hoofdspeech
staat zo'n vijftien tot twintig minuten en voor de kleinere speeches een tien
minuten. Interventies kunnen in lengte variëren van drie tot vijf minuten. In
hoeverre sprekers zich hieraan daadwerkelijk houden hangt af van de gestreng
heid van de voorzitter. Met name Masisi Lekaukau, directeur-generaal der ar
chieven in Botswana, schrok er niet voor terug om langpraters tot de orde te
roepen en afgevaardigden die, met één oog op het thuisfront gericht, half-
politieke verklaringen stonden af te leggen, werden eveneens door haar tot de
orde geroepen. Aan het slot van de vergadering geeft de secretaris een kort
resumé van de ingebrachte interventies.
le plenaire vergadering: vorming en acquisitie van nieuw
archiefmateriaal Caspar van Heel
De eerste zitting op dinsdagochtend werd geopend door mevrouw Paule René-
Bazin, conservateur en chef van de Archives Nationales met een doorwrocht
en zeer gedecideerd gebracht betoog over het ontstaan en de verwerving van
'nieuwe' archieven. Zij onderscheidde bij dit begrip: audiovisueel materiaal,
producties van radio en televisie, 'orale archieven', machineleesbare archie
ven en microvormen. Het exact-wetenschappelijk definiëren van deze verschil-
32
33
