1985) kenmerkte zich vooral door een individuele benadering. Enkele mede
werkers, die zich gaande weg meer kennis eigen maakten, droegen het mate
riaal aan voor de lijnorganisatie. Nog afgezien van de vraag of het in een pe
riode van personeelsreductie (4 x 2% - operatie) mogelijk was geweest extra
personeel aan te trekken, besloot de sar dat materiedeskundigheid voor de
automatisering bij de rad van groter belang was dan het inzetten van pure
informatici zonder kennis van werkzaamheden van een archiefdienst. Logisch
gevolg van deze opvatting was wel dat voor de bij de automatisering betrok
ken medewerkers een trainingsprogramma werd opgezet. Zo werd, nadat beslo
ten was het 'relationeel database management systeem' (rdbms) oracle te
gaan gebruiken, een viertal medewerkers naar een speciale cursus gezonden.
De bij de proeftuin archeion in Zeeland betrokken medewerkers ontvingen
speciale training voor het werken met de microvAX 2000. Voor de rijksarchi
varissen werd, met wisselend succes, tweemaal een zogenaamde Stuurcon (Con
ferentie voor Stuurgroepen) georganiseerd (1985 en 1987).
Een aantal afdelingshoofden nam deel aan algemene, oriënterende automa
tiseringscursussen. Zowel via het ministerie van wvc/cdbi als via externe in
stellingen ontving een aantal medewerkers training, in het bijzonder in de sfeer
van de tekstverwerking. De onduidelijke positie van het systeembeheer bin
nen de organisatie en het verloop binnen de betreffende categorie medewer
kers belemmerde de opzet van een duidelijk trainingsprogramma voor de
'systeembeheerders'. In samenwerking met de ras en het bureau Dis-beheer
van de cas werden door de rad cursussen MAis-gebruik en -beheer opgezet.
Verder volg(d)en de automatiseringsmedewerker en de projektleider, deels in
diensttijd, de Ambi-cursus.
Met ingang van 1987 kregen de rijksarchieven in de provincies een beschei
den krediet om in de eigen regio personeel te laten trainen. In 1987 volgden
110 van de 289 formatieve medewerkers een cursus op automatiseringsgebied,
meest tekstverwerking. Een vastgesteld opleidingsplan voor de komende ja
ren ontbreekt nog; het zal duidelijk zijn dat dit plan gerelateerd moet worden
aan het nog op te stellen personeelsplan.
Geconcludeerd kan worden dat het opleidingsprogramma in de eerste jaren
te lijden heeft gehad van de onzekere situatie rond de beschikbare middelen.
Met het instellen van een bestemmingskrediet opleidingen ten behoeve de rijks
archieven is gewaarborgd dat lokaal in deze behoefte, vooral op het gebied
van tekstverwerking, kan worden voorzien.
Financiën
Bij de sar stond voorop dat in eerste instantie de financiën structureel ge
regeld dienden te zijn. Automatisering vergt grote investeringen over een reeks
van jaren. Op gespannen voet hiermee staat de wijze van begroten en krediet
verstrekking bij de rijksoverheid: 31 december blijft een betonnen scheidsmuur.
Lichte verbeteringen wat deze datum betreft zijn in zicht, maar concretisering
daarvan zal nog de nodige tijd vergen. De noodzaak om aanschaffingen te doen
krijgt dan prioriteit, terwijl andere, daarmee in verband staande aktiviteiten
(opleiding, programmeren) nog niet zijn afgerond. Dit vergt improvisatie, iets
wat bij dergelijke projecten mag voorkomen, al moet het niet regel worden.
286
Vooral voor de acceptatie bij de medewerkers kan de soms noodzakelijke zig
zag-koers licht tot frustraties leiden, zeker op dit voor de meesten toch nieuwe
terrein.
Aan de totstandkoming van de eerste automatiseringsbegroting bij de rad
voor het jaar 1986 waren de nodige meerjarenramingen en middelenplan, op
gesteld voor het ministerie van wvc, voorafgegaan. Voor 1987 en 1988 is het
automatiseringskrediet onafhankelijk gemaakt van de hoogte van het totale
krediet dat door het ministerie van wvc aan de rad wordt toegewezen. Het
Convent heeft, zoals hierboven vermeld, in april 1988 een afzonderlijke ver
gadering aan de automatisering gewijd en, in beginsel, het groene licht gege
ven voor het voortzetten van de automatiseringsaktiviteiten. Daarbij is het voor
behoud gemaakt dat bij de verschillende projekten controlemomenten voor
het Convent worden ingebouwd, zoals bijvoorbeeld de bespreking van het eva
luatierapport van de proeftuin archeion, alvorens tot verdere implementa
tie van dat systeem kan worden overgegaan. Geraamd wordt dat de structure
le lasten (onderhoud van apparatuur/programmatuur, vervanging, opleiding)
van de automatisering voor de rad in de periode 1988-1992 per jaar circa 1
miljoen gulden zullen belopen. In 1987 beliepen de uitgaven bijna 600.000 gul
den. Hiervan kwam circa 150.000 gulden voor rekening van de aanleg van het
Local Area Network in het Algemeen Rijksarchief, ruim 100.000 gulden voor
de proeftuin archeion in het Rijksarchief in Zeeland en eveneens ruim
100.000 gulden voor huur en onderhoud van de geïnstalleerde systemen. Het
grootste gedeelte van het jaarlijkse krediet is bestemd voor de implementatie
van archeion (circa 700.000 gulden). De verhouding incidenteel-structureel
van de totale begroting is éénderde tot tweederde.
Apparatuur en (standaard)programmatuur
De rapportage van de hierna nog te bespreken Conventscommissie Auto
matiseren van het Inventariseren (avia) in 1984 leidde ertoe dat de sar het
besluit nam in beginsel microcomputers aan te schaffen. De eerder aangeschafte
P5020 computers kregen een tekstverwerkende functie. Wel stelde de sar na
de bespreking van het Informatieplan en de nota fasering automatisering (mei
1984) dat op middellange termijn een 'miniklimaat' diende te worden gereali
seerd.10 Ook de conclusie dat een inventarisatieprogramma dat aan de eisen
van de rad zou voldoen (kwaliteit niet minder dan een handmatig vervaar
digde inventaris) speciaal ontwikkeld zou moeten worden, droeg bij aan deze
beslissing.
Het ministerie van Binnenlandse Zaken beoogde de ontwikkeling van een
dergelijk inventarisatiesysteem voor de cas. De RAD'had aan de ontwikkeling
van het Archief Selectie en Inventarisatiesysteem (asis) als materiedeskundi
ge bijgedragen. Het voorheen onder het ministerie van BiZa ressorterende en
nu geprivatiseerde Computer Centrum Limburg (ccl), de systeemontwikke
laar van asis, kreeg, mede op advies van het ministerie van wvc, de opdracht
twaalf microcomputers, merk ibm-pc/at inclusief printers en tapestreamers,
te leveren. Problemen bij de aflevering leidden ertoe dat tot augustus/septem
ber 1985 met de XT-versie gewerkt moest worden. Het besturingssysteem was
ms/dos. Standaardprogrammatuur werd Wordstar voor de tekstverwerking
en als relationeel database management systeem oracle (juni 1985).
287
