chiefdienst'). Per 1 januari 1986 werd bij het bureau van de algemene weten
schappelijk medewerker een formatieplaats gecreëerd voor een automatise
ringsmedewerker en werd als zodanig P. J. Horsman benoemd. Vanaf eind 1984
was hij reeds voor circa 90% van zijn tijd vrijgesteld voor de automatisering.
Projectleider automatisering werd het hoofd externe dienstverlening van het
Rijksarchief in Gelderland, drs. J. Hofman, die in 1986 hiervoor volledig werd
vrijgesteld. Deze beide functionarissen traden pas in 1985 toe tot de sar.
De samenstelling is enige malen gewijzigd. Op dit moment bestaat de sar, be
halve uit de reeds eerder genoemde leden Hofman, Hol, Horsman en Koops,
uit drs. W. E. Goelema (hoofd Rijksarchiefinspectie), dr. F. Keverling Buisman
(Rijksarchief in Gelderland, tevens voorzitter), drs. M. Vonk (wvc/Centrale
Directie Bestuur en Informatie) en mevrouw K. Bossaers (wvc/cdbi). De
plaats, bestemd voor de vertegenwoordiger van het Algemeen Rijksarchief,
is op dit moment nog vacant. Binnen het Algemeen Rijksarchief heeft, mede
met het oog op de implementatie van het Local Area Network (lan) enige tijd
een, onder de sar, ressorterende projectgroep (lanara) gefunctioneerd.
Met het instellen van de sar bij de rad achtte de van het voortbestaan van
de eigen stuurgroep overbodig. Besloten werd deze stuurgroep op te heffen
en een breder platform automatisering in te stellen. Dit platform bestond uit
vertegenwoordigers van de Vereniging voor documentaire informatievoorzie
ning en administratieve organisatie (sod), de Nederlandse Vereniging voor Be
drijf sarchivarissen, het Landelijk overleg provinciale archiefinspecteurs, de Lan
delijke Kring van Gemeente- en Streekarchivarissen (lkgsa), de Vereniging
van Archivarissen in Nederland (van), de Rijks Archiefschool (ras), de Stich
ting Gemeenschappelijke Opleidingen (GO) en de Rijksarchiefdienst. Het plat
form is slechts korte tijd aktief geweest. De brede taakstelling en het ontbre
ken van een echt gemeenschappelijke kader is mede debet geweest aan de
ineffectiviteit van dit platform, dat onlangs dan ook is opgeheven.
Bij het in gang zetten van de aktiviteiten wenste de sar gebruik te maken van
de methodiek van de projectorganisatie. In de praktijk bleven deze pogingen,
vooral in de eerste periode, beperkt tot het benoemen van projectgroepen. De
werkwijze daarvan verschilde niet veel van die commissies. Dit had vooral ge
volgen voor de termijnen van bepaalde projecten. Lijn- en projectorganisaties
liepen vrij geregeld door elkaar, wat mede bevorderd werd door de geogra
fisch gedecentraliseerde structuur van de rad. Per rijksarchief werd één
'systeembeheerder' aangewezen.
Bovendien ontbrak het de sar in de eerste periode aan duidelijke stuurmid-
delen. Op beleidsmatige terrein beschikt hij slechts over het voor dit doel on
toereikende werkplan rad 1983-1988. Verder ontbrak een structurele begro
ting en vond financiering plaats op ad /roe-basis, bij voorkeur in de laatste drie
maanden van het kalenderjaar. Tenslotte was bij het ministerie van wvc nog
geen duidelijk informatiebeleid voor de sector Monumenten, Musea en Ar
chieven voorhanden.9
De kontakten met het ministerie van Binnenlandse Zaken bevonden zich nog
in zeer pril stadium. Dit alles leidde tot de situatie dat er bij de uitvoering nau
welijks sprake was van een planmatige aanpak. Processen volgden elkaar te
vaak op in plaats van langs een synchroon pad te verlopen. Met name de oplei
ding van de medewerkers ondervond hinder van deze omstandigheden met al
le gevolgen van dien voor de acceptatie. Waar mogelijk werd uitgegaan van
de gedachte dat opleiding en praktijk maximaal vier tot zes maanden uit el
kaar mochten liggen en dat de gebleken behoefte aan tekstverwerking de eer
ste aandacht van de sar behoefde. Daarom werden, naast algemene cursus
sen (infomat, promat enzovoort) bij het Rijksopleidingsinstituut, ook
cursussen Wordstar, meestal bij externe instituten, georganiseerd. Ook in het
buitenland werd informatie ingewonnen: begin 1985 maakten P. J. Horsman
en ing. J. Meesters (BiZa/cDi) een studiereis langs een drietal Engelse instel
lingen om in het bijzonder kennis te nemen van projecten op het terrein van
de toegankelijkheid en archiefbeheer.
De sar vond het tijd voor een tussentijdse evaluatie. In de vergadering van
28 april 1988 van het Convent van rijksarchivarissen werd, op basis van door
de sar opgestelde nota's over onder andere de organisatie en de positie van
de 'systeembeheerders', het automatiseringstraject en de consequenties op
personeel en organisatorisch gebied uitvoerig besproken. Behalve dat werd
besloten dat het automatiseringsproces voortgang diende te vinden, was het
Convent ook de mening toegedaan dat de personele en organisatorische con
sequenties in het bredere kader van de totale organisatie van de rad moesten
worden bezien. Dit proces is nog gaande.
Geconcludeerd kan worden dat op het moment dat de sar aan zijn werk be
gon, de automatiseringstrein reeds op weg was richting Wladiwostok, zij het
dat de sporen niet overal gereed waren. Beslissingen moesten vaak snel geno
men worden, voordat het Informatie- en Automatiseringsplan goed uitgekristal
liseerd waren. Informele kontakten en initiatieven vanuit de dienst bewezen
hun nut. De projectorganisatie werkte slechts in naam. Onbekendheid met dit
verschijnsel bij de direct betrokkenen en het merendeel van de rijksarchivaris
sen leidde, vooral in het begin en ondanks het feit dat de sar opereerde bin
nen van het hoofd van dienst afgeleide bevoegdheden, tot de nodige compe
tentiegeschillen. Essentieel is ook dat het hoofd van dienst zich duidelijk
committeert aan de algemeen vastgestelde uitgangspunten van het automati
seringsbeleid. Wanneer het automatiseringsproces met een kleine groep men
sen op het centrale niveau van start gaat, ontstaat het gevaar van het van bo
ven naar beneden benaderen van de materie. Wanneer dan ook nog het
opleidingsprogramma geen gelijke tred houdt met andere ontwikkelingen, wordt
de acceptatiedrempel alleen maar hoger. Tijdschema's werden voor circa 90%
beïnvloed door de afhankelijkheid van financiële injecties van de zijde van het
ministerie.
Middelen
Personeel
Op het moment dat de rad aktiviteiten ontplooide op het automatiserings
gebied, was er geen specifiek getraind personeel aanwezig. De eerste fase (1983-
285
284
