ten worden. Want kunnen archiefstukken slechts naar één gezichtspunt gerang
schikt worden, beschrijvingen kunnen door een computer moeiteloos naar elk
gedefinieerd gezichtspunt worden gesorteerd. De Amerikaan Theodore Durr
staat zo een combinatie voor van archiefbeheer records management) en in
formatieverzorging information control), een idee dat lijkt aan te sluiten bij
het bijna traumatische streven van archivarissen niet alleen formeel te beschrij
ven, maar ook inhoudelijk te ontsluiten.4 Dat impliceert dus ook de indicering
van de zeer formeel beschreven series, een van de oudste werkgebieden van
archiefautomatisering.
Maar kan de computer grote hoeveelheden gegevens verwerken, de invoer
blijft mensenwerk, vervelend, langdurig, dus kostbaar en foutgevoelig. Voor
al op dit menselijke aspect dreigt dit soort toepassingen bankroet te gaan.5 Good
tools shorten labour, zie Charly Chan, maar zijn deze tools wel zo goed of
halen we ons meer werk op de hals. Is Durrs mening, dat de archivaris moet
streven naar informatiebeheer voor het hele depot, ingegeven door de verlok
kingen van de moderne technologie, maar in feite een onjuiste en onhaalbare
doelstelling? Richard Kessner stelde vast dat archivarissen betoverd schijnen
door de computer, maar niet de consequenties trekken voor het beroepsbeeld.
De modus operandi moet veranderen. Het gaat er niet om de oude doelen te
bereiken met nieuwe middelen, maar dikwijls om het vaststellen van nieuwe
doelen. Het uitgangspunt daarbij is dat de archivaris allereerst belast is met
het archiefbeheer.6 Daarbij is niet zozeer de vraag belangrijk of hij informatie
of archieven beheert, maar welke informatiestrategie en informatiearchitec
tuur is noodzakelijk om de beheerstaken te vervullen en de door onderzoekers
gevraagde stukken beschikbaar te stellen.
Hoewel de oplossing van de tegenwoordige problemen in het archiefwezen
niet in de eerste plaats gevonden kunnen worden in een blinde toepassing van
de informatietechnologie, worden ze daarin wel vaak gezocht.
Technologische vernieuwingen werken archivarissen op de zenuwen.7 Op
gejaagd door de concurrentie van andere instellingen in de informatieverzor
gende wereld, geeft hij zich te weinig tijd tot de herbezinning op de theorie.
De goedkope microcomputers verschaffen hem de mogelijkheden mee te hol
len in de moderniseringsrace waarin hij niet mag achterblijven. De methode
die hij daarbij gebruikt is de squeaky wheel, doe maar raak (soms eufemistisch
iteratieve processen genoemd).8
Is de computer wel het tovermiddel waarvoor hij werd versleten? De tot nu
toe gerealiseerde systemen zijn doorgaans mechanisch, elektronische kaarten
bakken, traditionele werkzaamheden met behulp van de computer. Maar om
dat de mens in wezen niet mechanisch is, zouden zulke systemen op den duur
wel eens slechts kunnen passen. Veel van de gebouwde databases blijken on
voldoende;9 zelfs expertsystemen leggen het nog af tegen de mens die zijn rech-
terhersenhelft gebruikt, intuïtief kan denken, zoekt op ogenschijnlijk de ver
keerde plaatsen, waar hij de verrassendste vondsten doet.10 One ounce of luck
is more worth than thousand ton of wisdom is een andere Chinese wijsheid
van Charly Chan.
Geautomatiseerde systemen, mits goed ontworpen, kunnen de archivaris wel
ondersteunen bij zijn werkzaamheden, maar hen nog steeds niet vervangen.
356
Bij de bouw van zulke systemen kan volledigheid niet bereikt worden. De dub
bele 80/20 regel wijst uit, dat voor 5% van de vragen met 80% van de ontwik
kelingskosten betaald moet worden.11
Als middel voor informatiebeheer, in de zin van inhoudelijk ontsluiten, zullen
de traditionele automatiseringstoepassingen vast lopen. Ofwel omdat de con
cepten tekortschieten, of omdat de benodigde middelen ontoereikend zijn, of
omdat we met ongelijksoortige grootheden te doen hebben (series - losse stuk
ken). Voor een succesvolle inzet van de computer (de tools) is een analyse van
de werkprocessen (de labour) noodzakelijk, voorafgegaan door de formule
ring van de doelstellingen. Vervolgens worden de gegevens die noodzakelijk
zijn voor de uitvoering van de werkprocessen vastgesteld. Voor het beschik
baarstellen zal dat neerkomen op de beschrijving van archiefvormende organi
saties, hun functies en taken, en de relaties met het gevormde archief.12 De on
gelijke grootheden waaruit archieven bestaan dwingen tot het zoeken naar de
grootste gemene deler, het niveau van de archiervormer, en niet het niveau van
de stukken. Informatiebeheer information control) en archiefbeheer moeten
nadrukkelijk onderscheiden worden. Pas als op dit hogere niveau de systemen
ontwikkeld zijn, kan met succes afgedaald worden tot de onderliggende niveaus.
In dit concept regeert niet de technologie, hoewel de toekomstige mogelijk
heden onder ogen gezien mogen worden: per werkplek een beeldscherm, data
communicatie, optische systemen, kennisbanken enzovoort. Maar eerst zal een
archivistiek voor het informatietijdperk geformuleerd moeten worden, eerder
informatiewetenschappelijk dan geschied wetenschappelijk gebaseerd.13 Onge
twijfeld zullen jaren discussiëren nodig zijn, zowel nationaal als internatio
naal, zoals ook destijds herkomstbeginsel en structuurbeginsel niet zonder slag
of stoot aanvaard zijn.
Noten
1 Een overzicht van automatisering in archieven
in: hartmund weber, 'Der Computer im
Archiv-zeitgemasse Arbeitshilfe oder modi-
sche Spielerei', in: Der Archivar 40 (1987) 485
en volgende.
2 m.cook, 'Information technology: a chalenge
to training', in: Archivum xxxiv (1988) 17-33;
ook: ANNE j. gillilard, 'The development of
automated archival systems: Planning and Ma
nagement change', in: Library Trends (winter
1988) 519-537.
3 h.romeyk, edv in Archive. Ein Ratgeber, Diis-
seldorf o.J.
4 w.th.durr, 'From mainframe to micro: auto
mation and and applications at an archives
over ten years', in: adpa 4 (1984) 49 en volgen
de; angelika menne-haritz, 'Indizierung
oder konventionelle Verzeichnung', in: Der Ar
chivar 38 (1985) 412.
5 Zie voor kwantitatieve aspecten van dit soort
toepassingen onder andere 'Zweites deutsch-
niederlandisches Archivsympsium in Arnheim
22. und 23. November 1981', in: Archivpflege
in Westfalen und Lippe 17 (April 1982).
6 Richard m. kesner, 'Automated information
management, is there a role for the archivist in
the office of the future?', in: adpa (1983) 59
en volgende.
7 Op het elfde Internationale Archiefcongres in
Parijs (augustus 1988) kwam dit aspect her
haaldelijk naar voren; verschillende sprekers en
interveniënten gaven blijk van deze nervositeit.
8 r.maes, 'Informatieplanning: een evaluatie'.
Congreslezing voor: De Haalbaarheid van In
formatieplanning (Amsterdam 15 mei 1987).
Squeaky wheel model uit: e.r.mclean en
J. v.soden, Strategie planning voor mis, New
York 1977).
9 gary Schwartz, 'Le Musée Documentaire', in:
alca Archives 14/15 (1986/87) 56-58.
10 a.kranendonk, 'Een sociotechnische aanpak:
automatisering voor de rechter hersenhelft', in:
Informatie 24 (1982) 9; over archivistische ex
pertsystemen het rapport: Methodology for de
veloping an expert system for information re
trieval at the National Archives and Records
Administration, Arlington 1986.
357
