Inventarisatie van ongeordende bestanden
Bij archieven zonder bestaande ordening kan de archivaris zijn inventaris naar
eigen inzichten indelen. Daartoe worden in veld 9, 'Stichworte', trefwoorden
ingevoerd: op de eerste regel het hoofdtrefwoord, op de tweede en volgende
regels nadere trefwoorden. De beschrijvingen kunnen volgens dit schema ge
sorteerd worden. Verder kan de in veld 6 opgenomen datering als sorteercrite-
rium aangemerkt worden. Voor het overige zijn hier ook de toelichtingen op
de doorlopende nummering en de methode-Bar van toepassing.
Invoerroutines
In het geval van deels repeterende beschrijvingen kan een invoerformulier aan
gemaakt worden met het repeterende deel van de beschrijving er al in opgeno
men; dit formulier is dan voor alle desbetreffende beschrijvingen te gebruiken.
Uit één woord bestaande begrippen die in de index op plaats-, persoons- en
zaaknamen moeten worden opgenomen, kunnen via een toetsaanslag gemar
keerd worden. Ook begrippen bestaande uit meer dan één woord kunnen op
genomen worden. Voorts kunnen aanvullende indexen, zoals op bedrijven, aan
gelegd worden. De indices worden na afloop van de inventarisatie via een functie
van WordPerfect aangemaakt.
Van series delen zoals rekeningen, protocollen en dergelijke wordt telkens al
leen de omschrijving van het eerste deel en het aantal delen ingevoerd. Het
programma maakt voor elk deel een invoerformulier aan en berekent de volg
nummers en datering. In het invoerformulier moet dan nog de inhoudelijke
omschrijving ingevoerd worden.
Wanneer de inventaris gebaseerd is op een ordeningsplan, kan dit via een zoek-
routine getoond worden. Er kan in gezocht worden aan de hand van trefwoor
den of dossiernamen. De dossiernamen kunnen uit het ordeningsplan naar de
inhoudsopgave van de inventaris gekopieerd worden en voor zover nodig ver
der bewerkt. In het ordeningsplan zelf kunnen aanvullingen en wijzigingen in
gevoerd worden.
Uitvoermogelijkheden
Na afloop van de invoer wordt de inventaris met bijbehorende inhoudsopgave
en plaats-, persoons- en zaaknamenregisters opgemaakt en afgedrukt.
Er kunnen etiketten met archiefnummer, naam en jaartallen vervaardigd wor
den.
Ten behoeve van de restauratie kan een lijst van beschadigde stukken opgesteld
worden door sortering op de gegevens in veld 14, 'Erhaltungszustand'.
Na de inventarisatie blijft het gegevensbestand bestaan ten behoeve van aan
vullingen en het opvragen van gegevens.
Zoekmogelijkheden
Alle door NiXAS-Archiv vervaardigde bestanden worden in een afzonderlijke
directory opgeslagen (tabel 2).
Wanneer gezocht wordt naar begrippen, die in meer dan een archief kun
nen voorkomen, kunnen alle inventarissen op deze begrippen of op een com
binatie van zoekelementen worden afgezocht. Het programma geeft een lijst
van de inventarissen waarin het gezochte begrip voorkomt.
Per inventaris kan gezocht worden op trefwoord of een combinatie van tref
woorden. Het programma levert een overzicht van inventarisnummers waarin
de trefwoorden voorkomen. Er kan nader gezocht worden naar chronologi
sche criteria.
Bezoekersregistratie
NiXAS-Archiv houdt ook de bezoekersregistratie bij. Bij een schriftelijke vraag
van een onderzoeker kunnen de volgende handelingen automatisch afgedaan
worden:
1 opstellen van een antwoordbrief (bouwsteencorrespondentie: adres, standaard
brief enzovoort).
2 selectie van de voor de onderzoeker relevante beschrijvingen uit de desbetref
fende inventarissen en neerslag in een lijst die bij de antwoordbrief gevoegd
wordt.
Het zoeken wordt op deze manier vereenvoudigd. Wat volgens de gebruikelij
ke methode zoeken in verscheidene inventarissen met vaak ontoereikende in-
dicering vereist kan met dit nieuwe programma systematisch en binnen enkele
minuten afgedaan worden.
Slotopmerking
Het gebruik van computers bij archiefdiensten kan ertoe bijdragen dat archie
ven ontsloten worden, die door de diversiteit en complexiteit van de daarin
353
352
Tabel 2 Verzeichnis der mit Nixas-Archiv verzeichneten Kommunalarchive
(Stand: 13.2.1988)
13.20.88 11:34 Dateiverzeichnis C:\WP\NIXAS\ARCHIVE\*.*
DateigroRe: 0 Freie Kapazitat: 1552384
<AKTUELL> <VER>
ELZACH 572675 11.01.87 11:32
FORCHHEI. 645389 23.09.87 11:31
LEISELHE 343552 14.04.87 11:34
SEXAU 432432 13.02.88 11:34
<ÜBERGEO> <VER>
ENDINGEN. 884568 30.06.87 11:31
JECHTING 867546 28.04.87 11:33
REUTE 374842 19.12.87 11:33
WYHL 586864 15.06.88 11:32
