sluiten. Het gemeentearchief Rotterdam heeft een vrij omvangrijk notarieel
indiceer-project en bij het gemeentearchief Utrecht bevindt een dergelijk pro
ject zich in het experimentele stadium. Het gemeentearchief Amsterdam over
weegt ernstig om de dopen uit de jaren 1701-1811 van de fiches op de compu
ter over te gaan zetten. Dit schijnt een langdurige affaire te worden, want ook
in 1984 is al melding van dit voornemen gemaakt.6 Het grootste probleem bij
dit soort projecten vormt vaak de mankracht die nodig is om hetzij de gege
vens ten behoeve van de invoering te verzamelen hetzij die gegevens in de com
puter te laten invoeren.
Het ontwikkelen van bepaalde standaard-programma's voor de indicering
van archiefmateriaal dat zich bij meerdere diensten in depot bevindt, verdient
mijns inziens de voorkeur boven de huidige situatie, waarin ieder op zijn beurt
het wiel aan het uitvinden is. Mogelijk dat ofwel het door het gemeentearchief
Utrecht ontwikkelde indiceerprogramma voor het notarieel archief als zoda
nig zou kunnen gaan dienen of anders het Rotterdamse.
De tweede categorie programma's heeft betrekking op het inventariseren van
archieven. In 1983 heeft de Centrale Archiefselectiedienst (cas) een program
ma ontwikkeld voor het selecteren en inventariseren van archieven. Dit pro
gramma, asis (Archief Selectie en Inventarisatiesysteem) genaamd, is met hulp
van de Rijksarchiefdienst gemaakt; het is in eerste instantie een geautomati
seerd selectiesysteem voor ongeschoond archiefmateriaal, en pas in tweede in
stantie een inventarisatieprogramma. De eerste functie werkt in de praktijk
naar behoren; de tweede functie schijnt wat minder te voldoen. Het geheel draait
op basis van het pakket All-in-one op een minicomputer, die echter niet bij
de CAS in 'huis' staat maar aan de andere kant van het land (Heerlen). Het
feit dat er een relatief dure minicomputer voor dit programma nodig was, ge
combineerd met de voor de meeste archiefbeherende diensten overbodige
selectie-functie, heeft er toe geleid dat de Rijksarchiefdienst de inventarisatie
functie van asis eruit gelicht heeft en tot een apart programma heeft omge
bouwd: maïs-Micro Archief Inventarisatie Systeem.7 Dit MAis-programma
is met name ontwikkeld ter ondersteuning van het inventarisatiewerk, waarbij
de tijdwinst vooral geboekt wordt in de verwerkingsfase van de ingevoerde be
schrijvingen. Groot voordeel is dat voor het programma geen (veel duurdere)
minicomputer nodig is, maar dat het op een gewone pc-at kan draaien. De
kinderziektes van het programma zijn op dit moment overwonnen en verwacht
mag worden dat het bij nogal wat diensten gebruikt zal gaan worden. Van we
zenlijk belang is daarbij dat bij de ontwikkeling direct bedongen is dat het pro
gramma, behalve aan de verschillende rijksarchieven, ook om niet aan de ge
meentearchieven ter beschikking zal worden gesteld. Het wordt op dit moment
al bij een aantal archieven gebruikt (de meeste rijks- en enkele gemeentear
chieven, als Barneveld en Schiedam), maar, wanneer de voortekenen niet be
driegen, zal het in de komende jaren verder verbreid en gebruikt worden. Ook
vanuit het buitenland (Hauptstaatsarchiv Düsseldorf en het Algemeen Rijks
archief Brussel) is belangstelling voor het programma getoond. Op dit punt
is er zich in Nederland dus wel een standaard aan het ontwikkelen. Zowel over
asis als over maïs kan het Bureau Dis-beheer, bij de CAS ondergebracht, na
dere informatie verstrekken.
276
Naast deze twee systemen hebben sommige (gemeentelijke) archiefdiensten eigen
benaderingen voor het automatiseren van inventarisatiewerkzaamheden.
Meestal komt dat neer op het gebruik van enigszins aangepaste teksverwer-
kingsprogramma's. Alleen bij het Katholiek Documentatie Centrum (kdc) in
Nijmegen is een eigen inventarisatiesysteem ontwikkeld (rapide), dat echter
deel uitmaakt van een geïntegreerd informatiesysteem.8
Het derde terrein voor de toepassing van computers in archieven is het beheer
van de archieven. Hiermee wordt een programma bedoeld, dat de archivaris
een instrument in handen geeft, waaruit hij nuttige en belangrijke informatie
over de aanwezigheid, aard, omvang, vindplaats en materiële toestand van ar
chieven kan verkrijgen. Dit soort beheersgegevens zijn verder uit te breiden;
denk eens aan een bezoekersregistratiesysteem, aan informatie over hoeveel
heden kaarten en charters in bepaalde archieven, of die al gefotografeerd zijn,
of ze apart geborgen zijn, wat de raadpleegfrequentie van bepaalde archief
bronnen is etcetera. Ook gegevens over nog niet overgebracht archieven kun
nen daartoe behoren.
Op dit terrein bestaat er in Nederland nu tenminste een tweetal program
ma's: archeion bij de Rijksarchiefdienst en abs (Archief Beheers Systeem),
ontwikkeld bij het gemeentearchief Groningen. Dit laatste programma staat
bij nogal wat gemeentearchieven in de belangstelling; bij een demonstratiedag
die in mei werd gehouden toonden ongeveer tien archieven serieuze interesse.
Bij een tweetal gemeentearchieven (naast het gemeentearchief Groningen zelf)
is inmiddels het besluit gevallen het programma aan te kopen (gemeentearchie
ven Utrecht en Enschede). Aan te nemen valt dat er nog wel meer zullen vol
gen. Het lijkt erop dat het programma zich tot een standaard zal ontwikkelen,
in ieder geval voor de gemeentearchieven.
Het programma archeion heeft veel meer functies dan abs en lijkt daar
door iets geschikter voor grotere archiefbewaarplaatsen, maar is op dit mo
ment alleen nog maar in een proeftuin bij het Rijksarchief in Zeeland in ge
bruik. Als de proeftuin slaagt, zal het ook bij de andere rijksarchieven
geïmplementeerd worden.
In deze categorie vallen ook de geautomatiseerde archievenoverzichten, die
op enkele plaatsen in het land bestaan. Sommige archiefdiensten hebben, na
het voltooien van het werk ten behoeve van de provinciale archievenoverzich
ten, deze informatie voor hun eigen kantoor op computer gezet en hebben dat
systeem sindsdien bijgehouden en soms uitgebreid. Iets dergelijks bestaat bij
de gemeentearchieven van Amsterdam en Den Haag, alsmede in de provincies
Groningen, Drenthe en Overijssel.
Over de vierde toepassing - het toegankelijk maken en houden van andere door
archieven beheerde collecties - kan ik kort zijn. Juist op dit terrein heeft zich
een groot aantal automatiseringsactiviteiten voorgedaan: er bestaan program
ma's voor archiefbibliotheken, voor topografisch-historische atlassen, voor
het maken van overzichten van te restaureren, te fotograferen en in te kapse
len charters. Over het algemeen gaat het om programma's die gebaseerd zijn
op meer of minder ingewikkelde database-programma's ofwel om program
ma's die speciaal voor dit doel geschreven zijn. Binnen dit vlak lijken mij ook
277
