gebruik van een thesaurus wordt hierdoor een aan het archief vreemd orde
ningssysteem geïntroduceerd, dat de eigenlijke informatie losmaakt van haar
ontstaansgeschiedenis en daarmee vervormt. Zo geredeneerd is ook de toegang
op registers en indices op inventarissen met behulp van thesauri niet geheel
probleemloos; daardoor worden immers de indexbegrippen anders gestructu
reerd dan de inventaris zelf. Of de twee ordeningssystemen naast elkaar voor
dezelfde hoeveelheid informatie gebruikt kunnen worden zal daar waar er tot
nu toe reeds mee geëxperimenteerd wordt, moeten blijken. Het gevaar is groot
dat de op het oog betere toegang tot zaakbegrippen en het korte termijn den
ken bij de beantwoording van bepaalde vragen het herkomstbeginsel afscher
men en ten slotte geheel verdringen, met alle gevolgen voor de vernietiging van
de eigenlijke archiefinformatie van dien. Immers, juist het feit dat archiefstuk
ken dragers zijn van informatieve waarden op lange termijn bepaalt hun aard.
Alleen daardoor wordt de blijvende bewaring en daarmee het bestaan van ar
chieven gerechtvaardigd.
Het begin van innovaties is logischerwijs altijd daar te zoeken waar traditio
nele methoden aan de grens van hun mogelijkheden schijnen te raken. In de
jaren '70, begin '80 dook in de archieven het destijds onoplosbare probleem
op van de inventarisatie van niet afsluitbare archieven van nog actieve over
heidsinstellingen. Dit was een cruciale vraag, omdat daarmee de juistheid van
een van de steunpilaren van de archivistiek, het herkomstbeginsel, aan de or
de werd gesteld. Dit beginsel scheen nog slechts beperkt toegepast te kunnen
worden voor afgesloten, historische archieven; daardoor zou het dus niet van
zoveel principiële waarde zijn als tot dan toe steeds aangenomen. De schrifte
lijke, maar naar zijn aard als gereedschap te kwalificeren neerslag van organi
saties zoals ook overheidsinstellingen dat zijn, kon kennelijk in principe al
leen over historisch begrensde tijdvakken zodanig ontsloten worden dat
gestructureerde inventarissen de gebruiker duidelijk naar de voor hem belang
rijke gegevens konden leiden.
De dossiers van ministeries, Landratsamter en Kreistage werden enerzijds
in toenemende mate geraadpleegd voor eigentijds historisch onderzoek, ze waren
ook met dertig jaar oud genoeg om volledig openbaar te zijn, maar konden
niet in een bevredigende omvang beschikbaar gesteld worden omdat ze niet
geïnventariseerd waren. Uit arbeidseconomisch gezichtspunt was het ondenk
baar van deze archieven inventarissen aan te leggen, aangezien die bij elke aan
winst opnieuw aangemaakt zouden moeten worden.
Een oplossing voor dit probleem werd gevonden in het systeem aida. Het
leidde niet tot nieuwe werkmethoden in het archief, maar de techniek kwam
te hulp om de grenzen van de klassieke inventarisatie te verleggen. Met aida
worden inventarissen gemaakt, die uiterlijk niet van de vroegere te onderschei
den zijn. Nieuw is alleen dat nu deze ontsluitingsmethode ook bruikbaar is
op tot dusver ontoegankelijk terrein.
Sinds 1 juli 1987 worden in het Landesarchiv Sleeswijk-Holstein dossiers
met behulp van de computer geïnventariseerd. Wij hebben daartoe het in het
Hauptstaatsarchiv Hannover ontwikkelde en op de Archivtag 1985 geïntro
duceerde programma aida gekozen, dat wij door het rekencentrum van
Sleeswijk-Holstein hebben laten aanpassen aan onze omstandigheden, echter
zonder aan de principes van het programma te tornen. Het programma is op
het nieuwere gegevensbanksysteem adabas overgezet en opnieuw geschreven
in de programmeertaal natural. Het draait, evenals in Hannover, onder het
besturingsprogramma bs 2000 op een Siemens computersysteem waarbij Sie
mens terminals van het type 9748 gebruikt worden. Door de nieuwe opzet van
de gegevensbank en de overzetting naar een andere programmeertaal was het
mogelijk, de gegevensvelden te wijzigen, te vergroten en aan te vullen. Het be
langrijkste onderdeel van het programma, namelijk de toevoeging van het clas
sificatienummer aan de dossierbenamingen, was al in 1980 in Hannover ont
wikkeld. Dit onderdeel maakt de geautomatiseerde ordening van de dossiers
overeenkomstig de structuur van het archief mogelijk. Het programma heeft
daarom ook in Sleeswijk-Holstein de naam behouden die aan dit principe ver
bonden is, en heet hier aida-sh.
Tussen de eerste overlegronden over het gebruik van de computer in het ar
chief en het inschakelen van de terminals verliepen niet meer dan twee jaren.
Op het ogenblik worden per week ongeveer 1000 dossiers ingevoerd, hetzij aan
de hand van aanwezige kaartenbakken, hetzij rechtstreeks van de dossiers uit.
Na een jaar telt het bestand nu 25.000 beschrijvingen, hoewel het oriënterings-
onderzoek naar de bruikbaarheid van het systeem van 10.000 omschrijvingen
per jaar was uitgegaan. Dit onderzoek werd in juli 1985 opgedragen aan het
rekencentrum Sleeswijk-Holstein, een zelfstandige publiekrechtelijke instel
ling, nadat het voor alle automatiseringsprojecten van de bondsstaat Neder-
saksen verantwoordelijke coördinerende orgaan, de Automatiseringscommissie,
er haar goedkeuring aan gehecht had.
Nu gedurende een jaar ervaring opgedaan is kan vastgesteld worden, dat
wij er in geslaagd zijn het systeem precies aan de tot dusver gebruikelijke werk
methoden aan te passen, wat de acceptatie door de archivarissen ter plaatse
ten goede kwam. Het herkomstbeginsel is hier als ordeningsprincipe voor alle
bestanden in hoge mate vanzelfsprekend en met aida is het nu ook toe te pas
sen op de niet afgesloten bestanden. Ondanks zijn beperkingen ten gevolge
van bijvoorbeeld de vastgelegde structuur van de beschrijving blijkt het systeem
voldoende flexibel te zijn voor toepassing op de meest verschillende bestanden.
Ten aanzien van de technische kant van de zaak zij vermeld, dat sinds 1 juli
1987 in het Landesarchiv Sleeswijk-Holstein vijf terminals staan. Op één daar
van worden door een full-time typiste de al eerder op systeemkaarten vastge
legde beschrijvingen van dossiers van bijzondere rechtspleging ingevoerd. De
omschrijvingen zijn deels zeer lang en vergen bij processen tegen meer dan één
beklaagde omvangrijke indices. Alle persoons- en plaatsnamen moeten geïn
diceerd worden. Voorlopig wordt zonder classificatie gewerkt, waarbij de vraag
open blijft of een classificatie in plaats van een zaakindex bruikbaar is voor
een ordening op de aard van het delict. Het bestand omvat tegen de 10.000
beschrijvingen en moet aan het eind van het jaar volledig ingevoerd en gecor
rigeerd zijn. Twee terminals staan in werkkamers van archivisten ten behoeve
van rechtstreekse inventarisatie 'in de machine'. Twee andere terminals staan
in een speciale inventarisatieruimte ter beschikking voor wie er behoefte aan
heeft. Hier voeren hulpkrachten omschrijvingen van series dossiers in en ar
chivarissen gebruiken het systeem voor kleinere inventarissen. Aangezien er
344
345
