AiDA-SH, inventariseren
met de computer1
A. Menne-Haritz2
Een van de toepassingen in de Bondsrepubliek Duitsland is het projekt AIDA-
SH. Het programma is bedoeld om het maken van inventarissen te vergemak
kelijken en verbeteren. Dr. Angelika Menne-Haritz, tot voor kort verbonden
aan het Landesarchiv Schleswig-Holstein, vertelt er het fijne van.
AiDA-SH is, net als zijn voorganger aida uit Hannover, in eerste instantie ont
wikkeld als hulpmiddel om het maken van inventarissen te vergemakkelijken
en te verbeteren. Dat tevens in een bestand gezocht kan worden is een bij-
produkt. Zoeken is alleen mogelijk op het niveau van de inventaris en is geba
seerd op de indextermen die per beschrijving ingevoerd zijn ten behoeve van
de ordening van de inventaris. Er vindt geen rechtstreekse indicering van stuk
ken plaats en via het classificatienummer wordt elk bestand volgens de
herkomstanalyse geordend.
Aan deze ontwikkeling zijn uitvoerige afwegingen van de methodiek vooraf
gegaan, die nodig zijn om de werkwijze van het programma te begrijpen en
die daarom hieronder kort geschetst worden.
Het vooruitzicht op de mogelijkheid om met geautomatiseerde zoeksyste
men snel gegevens te verzamelen, leidt samen met het streven om het beeld
van de stoffige archivaris te vervangen door moderne openheid vaak tot auto
matiseringssystemen die niet bepaald archivistische handelingen automatise
ren, maar aan het vak vreemde methoden toepassen onder het mom dat het
niet anders kan. De toepassing van elektronische gegevensverwerking en an
dere nieuwe technieken in het archiefwezen moet echter niet in eerste instantie
uitgaan van de mogelijkheden van de techniek.
Ontsluiting en gebruik zijn twee in het archief zorgvuldig te onderscheiden
bezigheden, waarbij gebruik afhankelijk is van de ontsluiting. De titels van
dossiers zijn geen samenvattingen zoals bij boeken en opstellen mogelijk is,
maar beschrijvingen van de overeenkomstig de vraagstelling van de gebruiker
te verwachten informatieve inhoud. Het produkt van de ontsluiting, de inven
taris, bevat dus niet de eigenlijk gezochte informatie maar een soort voor
informatie.
De eerste en helderste toegang tot het archief geldt de classificatie van het
bestand. Met een duidelijke, goed gestructureerde indeling kan de onderzoe
ker beter naar de gewenste dossiers geleid worden dan door een lijst van uit
de context gelichte begrippen. De context is immers bij dossiers niet zozeer
een samenstel van begrippen als wel van handelingen. Wanneer de trefwoor
denlijst ook nog eens als thesaurus gerangschikt wordt naar een begrippenlo-
gica, dan wordt de lijst een concurrent van de ordening van het archief. En
is een archief gelijktijdig volgens twee verschillende classificatiestructuren ge
ordend, dan is het zeker niet beter bruikbaar; de toegang wordt juist gecom
pliceerder.
Ontsluiting betekent in dit verband dus dat alle voor toekomstige raadpleging
benodigde en mogelijke verwijzingen naar de in de stukken opgenomen infor
matie vastgelegd worden. Een inventaris geeft de route aan naar antwoorden
op bepaalde vragen en beschrijft de inhoudelijke en formele structuur ten be
hoeve van de oriëntering op aanwezige gegevens. Een inventaris kan echter
niet de gegevens zelf bevatten. Daartoe dient de nadere toegang. Het maken
van een inventaris is de eigenlijke archivistische handeling, terwijl de nadere
toegang ook zonder specifieke archivistische vakkennis vervaardigd kan wor
den. Zou de inventaris bij voorbeeld vervangen worden door een index, dan
loopt men op de raadpleging vooruit. Een indicering van archiefstukken legt
de dossiers vast op bepaalde ontsluitingscriteria en neemt daardoor in princi
pe de toegang weg voor latere vraagstellingen van andere aard. Ook daarom
is indicering niet verenigbaar met het doel van ontsluiting uit archivistisch ge
zichtspunt.
Bij de automatisering van de inventarisatie in het archief moet nadrukkelijk
rekening gehouden worden met het bijzondere karakter van het te bewerken
materiaal, anders bestaat het gevaar dat de gegevens, die juist beter toeganke
lijk gemaakt moeten worden, vernietigd worden. Zoals overal waar handelin
gen geautomatiseerd moeten worden, geldt ook in het archief dat duidelijk moet
zijn welke werkwijze gevolgd zal worden en waarom.
Archivalia zijn een bijzondere vorm van informatiedragers, die zich door
hun ontstaansgeschiedenis onderscheiden van boeken en tijdschriften. Ze vor
men de authentieke neerslag van handelingen en kunnen daardoor pas uitput
tend geraadpleegd worden, wanneer de ambtelijke structuur, de omstandig
heden waaronder ze aangelegd zijn en de er aan ten grondslag liggende
taakvervulling bekend zijn. Om archiefstukken als historische bronnen bruik
baar te maken zijn dus ontsluitings- en ordeningsmethoden nodig, die aan de
ze bijzondere eigenschappen aangepast zijn.
Voor de ontsluiting en ordening van archiefstukken is in tientallen jaren be
roepservaring met het herkomstbeginsel de oriëntering aan de structuur van
het overheidsorgaan, dat de dossiers aangelegd en bijgehouden heeft, als be
langrijkste richtlijn te voorschijn gekomen. Een naar archivistische normen
geordend archief brengt de gebruiker systematisch via de takenstructuur van
het overheidsorgaan naar de dossiers en de daarin opgeslagen informatie. Wan
neer de archivistische informatie gehandhaafd moet blijven, moet de automa
tisering in het archief dit principe aanhouden.
Ontsluiting via indices vergt van de gebruiker kennis, die eerst door het ma
ken van een nadere toegang verworven moet worden. In verbinding met het
342
343
