Een interessante pc-toepassing is ontwikkeld door het Staatsarchiv Hamburg,
dat zijn eerste stappen in de automatisering op het gebied van het archiefbe
heer genomen heeft. Als eerste project is starhaus verwezenlijkt. Het gaat
hier om de invoer en afhandeling van de jaarlijks ongeveer 40.000 uitleningen
van archiefstukken uit diverse bestanden.
Wat hier opgesomd is met betrekking tot de staatsarchieven geldt in gelijke
mate voor de gemeentelijke archieven (zowel bij de individuele gemeenten als
bij de Archivberatungsstelleri) en de bedrijfsarchieven. In eerste instantie moet
gewezen worden op de beide voor grote computers bestemde programma's co-
mis van de Archivberatungsstelle Rheinland en van het historische archief van
Fried. Krupp GmbH (dat ook in de handel is). Als voor de personal computer
geschikt programma is onder andere het door de firma Nixdorf ontwikkelde
systeem nixas te vermelden, dat reeds op diverse plaatsen in gebruik is.
Algemene conclusies
Bij de toenemende toepassing van geautomatiseerde procedures en in het licht
van de voortschrijdende ontwikkeling in de techniek gaat het niet alleen meer
om planning en invoering van geautomatiseerde gegevensverwerking. De moei
lijkheden liggen tegenwoordig in de inschatting van het nut van nieuwe tech
nische ontwikkelingen en van de verdere ontwikkeling en de organisatorische
effecten van de geautomatiseerde systemen. Van belang zijn daarbij de vol
gende punten:
1 Inventarisatie van de toepassingen van de computer in archieven, met gede
tailleerde opgave van de invoerformulieren, formats, lijsten en prestaties van
de programma's.
2 Onderzoek naar de organisatorische effecten van de invoering van de compu
ter in archieven, acceptatieproblemen, veranderingen in de werkomstandig
heden en in de behoefte aan personeel.
3 Verdere scholing in de toepassing van de computer.
In de Bondsrepubliek zal de Ausschuss der een-Referenten und Sachbearbei-
ter der Archivverwaltungen des Bundes und der Lander volgens een dergelijk
schema beschrijvingen van de lopende automatiseringsprojecten opstellen. Deze
beschrijvingen zullen niet alleen technische gegevens bevatten, maar ook ge
gevens over de mogelijkheden en grenzen van de programma's. Een overzicht
van uniforme kriteria is al in principe vastgesteld; de eerste gegevens zijn al
verzameld. Belangwekkende automatiseringsprojecten van andere dan staats
archieven zullen wanneer mogelijk eveneens in het geplande overzicht van de
automatiseringsprojecten in archieven opgenomen worden.
De inventarisatie van automatiseringsprojecten bij de Duitse archieven stelt
de vraag naar de toekomstige ontwikkelingen aan de orde. De verwijzing naar
wat technisch mogelijk is blijft irreëel tot de financiële omstandigheden en het
algemene kennisniveau van personeel en bezoekers bekend zijn. Desondanks
kan men enkele voorzichtige prognoses riskeren.
Tot dusver zijn alle programma's min of meer eerbiedig met de traditionele
werkwijze en werkresultaten omgegaan. Dat blijft ook zo, vooral bij de in
ventarissen op basis van klassificatiekenmerken. Toch kan, bij de algemeen
voorkomende opslag van de inventarisgegevens op schijf of magneetband, bin
nen afzienbare tijd de on-line bevraging (onder voorbehoud!) haar intrede doen
en de op het ogenblik nog met zo veel zorg vervaardigde gedrukte inventaris
sen vervangen. Ook op het terrein van het archiefbeheer zal het wel zo ver (moe
ten) komen, dat aanvragen en uitlenen van stukken meer en meer geautomati
seerd worden, al was het alleen maar voor de controle op de openbaarheid van
moderne dossiers.
Ten slotte lijkt nog van belang dat de archivaris zich in toenemende mate zor
gen zou moeten maken over de veranderingen die de automatisering in de ad
ministratie veroorzaakt: het betreft hier enerzijds de archivering van machine
leesbare gegevens en anderzijds de vraag hoe gebruik te maken van de bij een
geautomatiseerde administratie beschikbaar komende gegevens voor de eigen
inventarisatie en ontsluiting.
341
340
