De toepassing van automatische
gegevensverwerking in archieven
in de Bondsrepubliek Duitsland
Horst Romeyk
Eerder dan wij waren onze oosterburen al bezig met automatisering in de ar
chieven. Dr. Horst Romeyk van het Nordrhein-Westfalisches Hauptstaats-
archiv in Düsseldorf geeft een overzicht van de stand van zaken in de Bonds
republiek.
Vooraf
De introductie van geautomatiseerde systemen in de Westduitse archieven wordt
doorgaans afhankelijk gesteld van een conditioneel concept, waarbij de toe
passingsmogelijkheden systematisch uiteengezet worden en gekoppeld worden
aan een kosten/baten-analyse. Uit de concepten die in de laatste jaren gepre
senteerd zijn, komt als algemene tendens naar voren: geautomatiseerde syste
men dienen de archiefdiensten te ondersteunen bij de uitvoering van archivisti-
sche taken, in het bijzonder bij het toegankelijk maken. Deze ondersteuning
moet dan leiden tot een kwalitatieve en kwantitatieve toename van de produk-
tie. Werk dat bij gebrek aan personeel moet blijven liggen, zoals de vervaardi
ging van omvangrijke indices, moet met behulp van de computer rationeel ver
richt kunnen worden. Het geautomatiseerde systeem moet zo flexibel zijn dat
aan uiteenlopende vaktechnische eisen ook naderhand voldaan kan worden
zonder speciale programmeerkennis en zonder een beroep te hoeven doen op
specialisten van buiten de dienst. Het produkt van de geautomatiseerde inven
tarisatie blijft wat het was: inventarissen en indices. Daarnaast worden de in-
ventarisatiegegevens in voor de machine leesbare vorm opgeslagen ten behoe
ve van on-line bevraging.
Methodiek
De ontwikkeling van de toepassing van geautomatiseerde gegevensverwerking
draagt het stempel van de methodiek van de archiefinventarisatie. Deze me
thodiek is de kern van alle toepassingen. Deels zijn hiervoor wetenschappelijk
336
gefundeerde richtlijnen ontworpen, deels stoelt ze op langjarige praktijk. De
invoer op het beeldscherm is hetzij menugestuurd, hetzij gecodeerd (dit laat
ste als tijdelijk hulpmiddel voor invoer in een invoerscherm); wanneer niet di
rect met invoerapparatuur gewerkt kan worden, wordt als tussenbewerking
op formulieren geïnventariseerd waarvan de gegevens later ingevoerd worden.
Voor de invoer is in het algemeen een schema van de in te vullen velden ont
wikkeld. Algemeen geldt dat het aantal en de lengte van de velden tegenwoor
dig niet meer aan beperkingen onderhevig zijn en dat ook de capaciteit van
het geheugen geen probleem meer is.
De indicering is in de beschrijving mee opgenomen; hierbij worden waar mo
gelijk getrapte indices, met andere woorden op meer niveaus, gecreëerd die
daarnaast ook gegevens bevatten voor het onderscheid tussen personen-, plaats
en zaaknamen. Dit is een essentiële component, aangezien hij de mogelijkheid
biedt de indices naar verschillende gezichtspunten te verzamelen. Ook hebben
de meeste programma's gemeen dat de datering eveneens als index meegeno
men wordt, waardoor de gebruiker de gezochte gegevens nader kan selecteren.
Als afgeleide uit deze algemene beschrijvingsvorm kennen bijna alle archie
ven bijzondere toepassingen, die op een sterk vereenvoudigde beschrijving toe
gespitst zijn. Dit kunnen akten zijn met een eenvoudige structuur, in de regel
in grote aantallen voorkomende gelijkvormige akten (transportakten van grond,
gerechtelijke akten, akten van aanstelling, akten van vertrek) of personeels
dossiers.
Naast de eigenlijke archivistische taken treden steeds meer archiefbeheersta
ken op, die met de computer verricht worden. Dit is een werkterrein waarvan
men zich enkele jaren geleden nog niet zozeer bewust was. Voorbeelden zijn
de uitleenadmininistratie, bestandsadministratie, diverse eenvoudig bij te hou
den lijsten en dergelijke meer.
Als verder belangrijk aspect van de toepassing van de computer in archie
ven is nog de vervaardiging van publikaties te noemen.
Alles bijeen is de geautomatiseerde gegevensverwerking in de archieven van
de Bondsrepubliek een middel tot rationeler werken, dat geenszins mikt op
een inkrimping van personeel maar helpt het groeiende tekort aan personeel
te compenseren. De technische uitrusting verschilt helaas zeer sterk in verband
met de afhankelijkheid van archieven van openbare financiën, zodat er af en
toe een aanzienlijk onderscheid bestaat tussen wens en realiteit.
De tot dusver bestaande toepassingen in de staatsarchieven in de Bondsrepu
bliek zijn uit hoofde van de technische methodiek en het daaruit voortvloeien
de apparatuurgebruik in drie groepen in te delen:
een eigen computersysteem
toegang tot een rekencentrum
gebruik van personal computers
Over een eigen computersysteem beschikt het Bundesarchiv Koblenz, dat sinds
1980 van de firma Honeywell-Bull een System 6 Model 43 huurt. Daartoe be
horen een centrale verwerkingseenheid, drie magneetbandstations, vier schijf
geheugens, vier printers, twee diskettestations en twaalf beeldschermen. Ter
337
