benadrukken. Het spreekt vanzelf dat bij het uitwisselen en aanhangen van
gegevens de nauwkeurigste versie maatgevend is. Het valt de eigenaar van de
gegevens, in dit geval de Zeeuwse Bibliotheek, dan ook niet kwalijk te nemen,
dat zij ernaar streeft vervuiling tegen te gaan en handhaving van de eigen be
schrijvingsnorm als minimumeis voor deelname stelt.
Een andere oorzaak van de verschillen tussen ogenschijnlijk gelijke beschrij
vingen blijkt voort te komen uit de oorsprong van de collectie. Het was en is
(in helaas steeds mindere mate) een goed gebruik dat onderzoekers een over
druk van een tijdschriftartikel aan de archiefbibliotheek afstaan. Deze over
drukken bleken dikwijls in de Zeeuwse Bibliotheek niet in die vorm aanwezig
te zijn. De tijdschriften worden er 'gedepouilleerd', artikelsgewijs beschreven.
Bibliografisch is echter zo'n deelbeschrijving verschillend van een overdruk
van dezelfde tekst. Ook hier kan dus helaas geen gebruik gemaakt worden van
reeds in de bibliotheekcomputer aanwezige informatie.
Een derde voordeel van de catalogi is dat medewerkers en bezoekers van
het archief ter plekke de titels kunnen achterhalen van alle boeken, die in de
Zeeuwse Bibliotheek aanwezig, en beschreven, zijn. Veel profijt zullen zij kun
nen hebben van de reeds genoemde verzameling Zelandica van de Zeeuwse Bi
bliotheek, die zeer uitgebreid systematisch ontsloten wordt volgens trefwoor
den en waarvoor een aparte thesaurus wordt bijgehouden. Vele onderzoekers
gebruiken deze 'Zeelandcatalogus' reeds als een bibliografie van Zelandica.
Een laatste, doch zeker niet onbelangrijk voordeel van aansluiting is dat de
in de bibliotheek van het Rijksarchief aanwezige boeken, scripties en dergelij
ke zichtbaar gemaakt worden op de catalogusterminals op alle aangesloten
Zeeuwse bibliotheken. Om te voorkomen dat bijvoorbeeld grote aantallen scho
lieren zich aangespoord voelen op het Rijksarchief boeken voor hun scripties
te komen lenen, gaat de vermelding van zo'n titel gepaard met de mededeling
dat deze niet uitleenbaar is. Op tientallen plaatsen wordt echter op deze wijze
gratis beeldschermreclame voor het Rijksarchief gemaakt. Welke effecten de
ze advertenties op bezoekersaantallen hebben, valt helaas niet na te gaan.
Veel serieuzer echter worden de public relations van het Rijksarchief gediend
door de nu gecreëerde mogelijkheid om op betrekkelijk eenvoudige wijze de
in of bij archieven aanwezige 'grijze literatuur', het niet 'officieel' uitgegeven
drukwerk, op ruimere schaal te ontsluiten. De bij een archiefvormer ingeko
men gedrukte rapporten, jaarverslagen en brochures vormen een steeds groter
bestanddeel van moderne archieven. Het is juist dit drukwerk dat de openbare
bibliotheek zelden bereikt en dat in een groot aantal gevallen terecht door vele
archivarissen wordt beschouwd als 'echte' archivalia. Vaak helpt juist dit ma
teriaal de steeds ongeduldiger onderzoekers van de geschiedenis van moderne
bedrijven en instellingen snel op weg. Op het Rijksarchief in Zeeland wordt
daarom serieus overwogen de beschrijving van dit drukwerk zowel in de in
ventarissen als in de bibliotheekcatalogus op te nemen.
Een voorbeeld voor elders?
De vraag ligt voor de hand of andere archiefbibliotheken iets aan het Zeeuwse
voorbeeld kunnen hebben. Vanzelfsprekend hangt het rendement van zo'n aan
sluiting van de catalogus bij die van een grote wetenschappelijke bibliotheek
samen met de aanwezige collecties. Steeds meer titels zijn voorhanden in het
reeds genoemde pica. Maar een dure aansluiting op pica levert geen catalo
gus, doch slechts een hulp, een catalogiseersysteem. Mogelijkerwijs zullen re
gionale steunbibliotheken en wellicht universiteitsbibliotheken op termijn be
reid zijn een relatie als de in Zeeland geschetste aan te gaan. Archiefbibliotheken
zullen zich in zo'n relatie echter altijd in een ondergeschikte rol moeten schik
ken. Ook is het risico vrij groot dat op langere termijn de grootste partner,
die immers de beschikking heeft over de feitelijke databank en daarin veel moet
investeren, geld terug wil zien. En dat op grond van een monopoliepositie ook
kan eisen.
Een andere theoretische mogelijkheid zou samenwerking tussen archiefbi
bliotheken onderling zijn. Vermoedelijk lopen de daar aanwezige collecties,
met uitzondering van de boeken over het eigen vakgebied en de gedrukte ar
chiefinventarissen, te zeer uiteen om een dure vorm van datacommunicatie ren
dabel te maken. Strikt lokale automatisering stand-alonemet behulp van bij
voorbeeld vubis, draaiend op een personal computer, waarbij toekomstige
uitwisseling van gegevens niet bijvoorbaat onmogelijk wordt gemaakt, zou bin
nenkort wel eens de goedkoopste methode kunnen blijken.
Enige conclusies
Bij automateriseringsprojecten in de culturele sector blijken de besparingen
in arbeidstijd nauwelijks spectaculair. De bij automatisering van bestaande
bestanden noodzakelijke correcties en aanpassingen zijn dikwijls futiel maar
vergen veel tijd, vaak even veel tijd als men dacht te besparen. Bij koppeling
van geautomatiseerde bestanden geldt dit in nog veel sterkere mate.
De service geboden aan bezoekers en eigen medewerkers wordt echter enorm
vergroot. Beslissingen om dure boeken wel of niet aan te schaffen voor de ar
chiefbibliotheek kan men thans mede baseren op kennis over de beschikbaar
heid van deze boeken elders. Het allerbelangrijkste blijft het feit dat de onder
zoeker meer informatie vindt, en wel dichter bij huis en bovenal sneller.
334
335
