Ie mogelijke en denkbare eisen. Het resultaat was technisch fraai, maar ook
zeer kostbaar.
De voormalige Provinciale Bibliotheek van Zeeland was zo'n wetenschap
pelijke bibliotheek met een eigen traditie. Al vroeg, circa 1976, werd op deze
bibliotheek een begin gemaakt met automatisering van de catalogus. Mede door
het feit dat in mei 1940 de toen aanwezige kaartcatalogi waren verbrand en
nog steeds niet geheel door nieuwe vervangen, werd besloten om, anders dan
elders, niet slechts de nieuwe aanwinsten, maar alle aanwezige titels in een com
puter in te voeren. Het eerste resultaat was een reeks catalogi op microfilms.
Deze films werden ook over de openbare bibliotheken in de provincie verspreid.
Zo werd de Provinciale Bibliotheek meer provinciaal en minder Middelburgs
dan voorheen, hetgeen paste in het streven van bibliothecaris en provinciaal
bestuur om in Zeeland één gezamenlijke bibliothekengemeenschap van de grond
te krijgen. In 1980 werd als volgend doel gesteld de totstandkoming van een
zogenaamde o«-//«e-catalogus, een systeem waarbij de gebruiker door middel
van een vraag- en antwoordspel met de computer de gewenste titels op een beeld
scherm kan verkrijgen. De eisen waaraan deze on-line-catalogus moest vol
doen waren veelvuldig. Enige tientallen bestaande catalogi van deelbestanden
moesten worden geïncorporeerd. Daardoor, en door het feit dat men aan de
catalogus een uitleensysteem wenste te koppelen, werd de benodigde program
matuur zeer complex. Er was wel enige software kant en klaar beschikbaar,
maar deze bleek niet bruikbaar. Het ontwikkelen van een 'maatpak' vergde
echter enorme bedragen, een investering, die politiek slechts gerechtvaardigd
kon worden als zoveel mogelijk bibliotheken in Zeeland zich aansloten. Bo
vendien werd voor de Provinciale Bibliotheek, na een fusie met de Openbare
Bibliotheek van Middelburg herdoopt in Zeeuwse Bibliotheek, een nieuwe be
huizing gebouwd van een omvang en met een indeling die een moderne catalo
gus met daaraan gekoppeld een geautomatiseerd uitleensysteem onontbeerlijk
maakten. Tot verdere automatisering werd dan ook besloten.
Tijdens informeel overleg in 1983 tussen de toenmalige bibliothecaris van
de Provinciale Bibliotheek en de rijksarchivaris in Zeeland bleek dat zonder
veel kosten ook de bibliotheek van het Rijksarchief in deze provincie een aan
sluiting kon krijgen op de centrale bibliotheekcomputer. In afwachting hier
van kreeg het Rijksarchief alvast de beschikking over de bovengenoemde ca
talogi op microfilm met bijbehorend leesapparaat. Hiermee konden de
medewerkers van de archiefbibliotheek al aan de slag. De beschrijvingen in
de bestaande catalogus konden worden aangevuld met het nummer waaron
der identieke boeken in het bestand dat de lijnverbinding daadwerkelijk tot
stand zou komen deze titels onmiddellijk konden worden 'aangehaakt'. Dat
moment liet echter langer op zich wachten dan was voorzien.
Hoewel de kosten voor het Rijksarchief in Zeeland beperkt zouden blijven,
bleek het niet mogelijk alles uit de eigen begroting te financieren. Er werd dan
ook voor de kosten voor aansluiting en communicatieprogrammatuur (teza
men circa 6.000,een beroep gedaan op de Centrale Directie en de Stuur
groep Automatisering van de Rijksarchiefdienst. In oktober 1985 besloot de
sar dat het 'datacommunicatieproject-bibliotheekautomatisering' in Zeeland
van start kon gaan, op voorwaarde dat de ibm Personal Computer/AT, op het
Rijksarchief reeds in gebruik voor het inventariseerprogramma maïs, in het
project werd betrokken. De exploitatiekosten, bestaande uit de huur van een
vaste PTT-lijn (a 110,per maand), kwamen voor rekening van het Rijks
archief in Zeeland.
Het Zeeuwse project bibliotheekautomatisering liep al vrij spoedig grote ver
traging op. Het Engelse softwarebureau Oriël, dat de oude filmcatalogus had
geproduceerd en ook het nieuwe on-line-programma moest gaan ontwikke
len, raakte in financiële problemen. Het inschakelen van een ander bedrijf was
niet bepaald eenvoudig, omdat Oriël alle in de voorgaande acht jaar opgebouw
de titelgegevens in beheer had en niet zonder meer bereid was deze over te dra
gen. Pas toen het bedrijf tenslotte failliet ging, slaagde de directie van de Zeeuwse
Bibliotheek erin het gegevensbestand, enige honderdduizenden titels omvat
tend, naar Nederland te krijgen. Inmiddels was het op de Vrije Universiteit
van Brussel en de Technische Universiteit Eindhoven ontwikkelde catalogus-
en uitleensysteem vubis op de markt gekomen. In relatief korte tijd gelukte
het om het overgrote deel van de oude titels door middel van vubis raadpleeg
baar te maken. Het nieuwe systeem werd in de loop van 1987 operationeel.
In december van dat jaar kon ook de bibliotheek van het Rijksarchief in Zee
land worden aangesloten.
Doelstelling en mogelijkheden
Het Rijksarchief in Zeeland had en heeft verschillende bedoelingen met de aan
sluiting. Eén of meer beeldschermen moeten de functie overnemen die de kaar
tenbakken met titelbeschrijvingen in de studiezaal vervullen. Op deze beeld
schermen kunnen, al naar gelang de wensen van de gebruiker, allereerst de op
het archief aanwezige titels worden opgezocht naar auteur, (woord in de) titel,
systematische rubriek en trefwoord.
De o«-//«e-aansluiting moet bovendien de eigen bibliotheekmedewerkers in
staat stellen kant en klare titels aan het bestand van de Zeeuwse Bibliotheek
te ontlenen en daar de eigen plaatsingskenmerken aan toe te voegen. Het aan
tal zelf te vervaardigen titelbeschrijvingen kan op deze wijze beperkt worden.
Verwacht werd dat met name de op het Rijksarchief aanwezige Zelandica wei
nig problemen zouden opleveren. Immers, de Zeeuwse Bibliotheek kent een
afzonderlijke afdeling, het Zeeuws Documentatiecentrum, dat zich onder meer
bezig houdt met het verzamelen en ontsluiten van boeken en tijdschriftartike
len betreffende de eigen provincie. Van de circa 3500 Zeeuwse titels van het
Rijksarchief bleek echter slechts 50% zonder nadere bewerking aangehangen
te kunnen worden. Vele titels, aanwezig op beide bibliotheken, leken identiek,
maar waren het niet. De verwachte arbeidsbesparing door automatisering bleek
ook hier niet uit te komen. De geconstateerde verschillen in de titels kwamen
deels voort uit bibliografische onnauwkeurigheden van archiefmedewerkers
die in het verleden ook de bibliotheek onder hun hoede hadden. De gemiddel
de archivaris is zelden geneigd zich veel aan te trekken van in zijn ogen minie
me editieverschillen. Het gaat hem of haar vooral om de inhoud. De biblio
thecaris die tot taak heeft een zo volledig mogelijke verzameling over een
deelgebied aan te leggen, zal de bibliografische verschillen daarentegen juist
332
333
