Automatisering van de
van een archiefdienst
bibliotheek
A. C. Meijer
dat zinnig is. Met name zal dat op het eerste en derde niveau van toegankelijk-
making het geval zijn, maar uiteraard ook bij de ontsluiting van documenta
tiebestanden. Door de mogelijkheid aan een bestand waarmee gewerkt wordt
een set thesaurusrecords toe te voegen, ontstaat tevens een snelle referentie
mogelijkheid los van een (onmisbare) papieren lijst.
Op grond van mijn praktijkervaringen besluit ik met een vijftal stellingen:
1 De toepassing van automatisering bij een kleine archiefdienst hangt groten
deels af van de aanwezigheid van een of twee geïnteresseerde collega's. Zij zullen
veel profijt hebben van een degelijke computertraining, met inbegrip van oe
fening in de basisprincipes van een programmeertaal.
2 Binnen enkele jaren zullen de kaartenbak annex schrijfmachine als handge
reedschap van de archivaris vervangen zijn door geautomatiseerde hulpmid
delen in de vorm van een microcomputer of een terminal in een multi-user om
geving.
3 Een archiefdienst kan elk willekeurig database-programma gebruiken, mits het
voldoende mogelijkheden biedt voor de uitvoer van de ingevoerde gegevens
in Ascn-formaat, zodat bij een eventuele wisseling van toepassingsprogram
ma de vervaardigde bestanden zonder veel problemen geconverteerd kunnen
worden.
4 In de meeste gevallen is voor archiefdiensten die naast archieven tevens docu
mentatiebestanden wensen te ontsluiten het gebruik van een 'information sto
rage and retrieval'programma aan te bevelen, omdat het zich beter leent voor
het werken met lange teksten.
5 Het is pijnlijk en tragisch dat de gezamenlijke Nederlandse archiefdiensten (in
het bijzonder de gemeentearchieven) nog niet in staat zijn gebleken de basis
voor een thesaurus (eventueel een romp-thesaurus) te leggen.
Noten
1 Ik verwijs verder naar het heldere artikel van
p.soetaert, 'Archival automation by means of
mainframe computers in: adpa (1985),
31-50.
2 vincent puglia, 'Database power unleased', in
PC Magazine vol. 5, nr. 20 (November 25,
1986), 211-230.
3 Voor meer details kan worden verwezen naar
bij de auteur verkrijgbare documentatie over
de toepassingen van het programma. Tevens
bestaat voor collega's de mogelijkheid om
kosteloos alle voor de diverse toepassingen ver
vaardigde hulpprogramma's (macro's) ter be
schikking te krijgen.
330
Voor het toegankelijk maken van en uitlenen uit een bibliotheek lijkt een com
puter een geschenk uit de hemel. Vele gelijksoortige en routinematige hande
lingen moeten eenvoudig geautomatiseerd kunnen worden. Voor de bibliotheek
van een archiefdienst geldt dat ook. Drs. A. C. Meijer, chartermeester bij het
Rijksarchief in Zeeland, geeft de Zeeuwse ervaringen weer en is minder opti
mistisch.
De Zeeuwse voorgeschiedenis
Al veel eerder dan archiefdiensten zijn bibliotheken in Nederland tot automa
tisering overgegaan. In het midden van de jaren zeventig waren vele bestuur
ders en politici er (nog?) van overtuigd dat het inschakelen van computers in
de culturele sector en vooral in het bibliotheekwezen besparingen kon opleve
ren. Wat lag er meer voor de hand dan bijvoorbeeld het tijdrovende duplice
ren en handmatig invoegen van cataloguskaartjes stop te zetten en een com
puter de éénmaal ingevoerde titelbeschrijvingen te laten sorteren op auteurs,
titel, trefwoord en systematische rubriek? Dit moest wel arbeidstijd en dus for
matieplaatsen opleveren. Als dan bovendien de computers van verschillende
instellingen aan elkaar gekoppeld konden worden, werd het theoretisch mo
gelijk dat één boektitel slechts éénmaal beschreven werd en de collega's in de
rest van het land niets anders behoefden te doen dan enkele lokale afwijkin
gen als kastnummer, bijzondere annotatie en dergelijke, eraan toe te voegen.
Nu was, en is, het op wetenschappelijke bibliotheken niet anders dan bij de
meeste archiefdiensten: de stijl van beschrijven en indelen in rubrieken is een
huisstijl en dus bijna nooit identiek, alle normalisatie ten spijt. Geen zichzelf
respecterende bibliothecaris geeft zich graag over aan andermans methodes.
Tegen koppeling van geautomatiseerde catalogi had vrijwel niemand bezwaar,
maar de eigen kwaliteit moest behouden blijven. Toen dan ook de Koninklij
ke Bibliotheek in Den Haag met een landelijk catalogiseersysteem (pica) start
te, bleek het niet eenvoudig de overige Nederlandse wetenschappelijke biblio
theken zover te krijgen dat zij zich erbij aansloten. Hoge startsubsidies waren
niet genoeg. Het PiCA-systeem moest al vanaf het begin voldoen aan bijna al-
331
