Archieven en automatisering
in Nederland
De stand van zaken
F. Keverling Buisman
Het Nederlandse archiefwezen heeft de automatisering ontdekt. De trein kwam
wat moeizaam op gang, maar nu is remmen niet meer mogelijk. Dr. F. Kever
ling Buisman, rijksarchivaris in Gelderland en voorzitter van de Stuurgroep
Automatisering Rijksarchiefdienst, geeft een overzicht van de stand van zaken.
Wie zich afvraagt hoe het nu eigenlijk gesteld is met de toepassing van compu
ters bij de Nederlandse archieven, kan daar maar heel moeilijk een antwoord
op krijgen. Veel speelt zich nog binnenshuis af of bevindt zich in een experi
mentele fase. Toch wil ik in deze bijdrage proberen een tipje van de sluier om
trent de toepassingen van computers in archieven in Nederland op dit moment
op te lichten. Duidelijk is dat ik niet alle toepassingen de revue kan laten pas
seren, maar dat ik mij zal richten op het aangeven van die terreinen, waarop
bij Nederlandse archiefdiensten automatisering wordt toegepast, met een op
gave van een klein aantal programma's op die terreinen.'
Als je met die beperking in het achterhoofd de huidige stand van zaken in
ogenschouw neemt, dan word je toch nog getroffen door de veelheid van acti
viteiten. Vergeleken met de toestand zeven jaar geleden - tijdens het Tweede
Duits-Nederlandse Archiefsymposion in Arnhem (1981) - heeft zich een enorme
ontwikkeling voorgedaan. Toen moest nog vastgesteld worden dat Nederland
zich op het gebied van toepassingen van computers in archieven in het alge
meen in een duidelijke achterstandsituatie bevond, zeker vergeleken met de
ons omringende landen (West- Duitsland, België, Frankrijk, Engeland, Zwe
den) en met de Verenigde Staten.2 Ook tijdens een studiedag van de Vereni
ging van Archivarissen in Nederland in datzelfde jaar 1981 - gedeeltelijk ge
wijd aan het Nederlandse archiefwezen en de computer - constateerde de
toenmalige vice-voorzitter van de van, dr. F. C. J. Ketelaar, met zorg die ach
terstand van wel tien jaar en riep de aanwezige archivarissen op nadrukkelijk
aan automatisering aandacht te geven.3 Overzien we de stand van zaken van
daag, dan moeten we constateren dat die oproep niet aan dovemansoren ge
richt is geweest.
Ik onderscheid met betrekking tot het gebruik van computers in archieven in
principe een vijftal toepassingen:
1 Het nader ontsluiten van archiefbestanddelen
2 Het inventariseren van archieven
3 Het beheren van archieven
4 Het toegankelijk maken en houden van andere door archieven beheerde col
lecties (bibliotheken, topografisch historische atlassen)
5 Programma's die twee of meer van de bovengenoemde toepassingen combi
neren.
Naast deze specifieke archieftoepassingen komen we in archieven ook de ge
wone kantoorautomatisering tegen, zoals vrijwel ieder ander kantoor die op
dit moment ook kent: tekstverwerking, financiële administratie, een informa
tiesysteem voor personeelsaangelegenheden, postbehandeling etcetera. Dat ter
rein laat ik buiten beschouwing omdat dat niet archief-specifiek is. Deze be
perking betekent onder andere dat een mededeling die zeven jaar geleden nog
de nodige nieuwswaarde bevatte, zoals het feit dat de kopij voor de Archie
venoverzichten op floppy naar de drukker ging, in dit kader niet meer genoemd
wordt: het aanbieden van kopij op floppy is intussen gemeengoed geworden.
Ook betrek ik in deze bijdrage niet de banden, tapes en andere door compu
ters geproduceerde informatiedragers die door de verschillende administraties
aan de archiefdiensten worden overgedragen. Het beheer en het toegankelijk
houden van dat materiaal vereist een heel andere en speciale aandacht. Er is
mij echter geen enkele openbare archiefdienst bekend, waar dit materiaal nu
aanwezig is (met uitzondering van de collectie bij het Steinmetz-archief).
De eerste toepassing, het nader ontsluiten van archiefbestanddelen, vooral
in de vorm van het indiceren op naam of op trefwoord, heeft de archivarissen
direct aangesproken. Dat was ook te verwachten, daar archivarissen soms al
jaren lang bezig waren met het ficheren van soms zeer grote aantallen gelijk
soortige gegevens, zoals doopinschrijvingen of notariële acten. Als je de gege
vens daaruit direct in de computer, met zijn uitvoerige sorteermogelijkheden,
zou kunnen brengen, zou dat een immense hoeveelheid dupliceer- en alfabeti-
seerwerk kunnen besparen. Een bekend en zeer vroeg buitenlands voorbeeld
is het grote Belgische project van onze Luikse collega Pieyn.4 Het eerste au
tomatiseringsproject bij een archiefdienst in Nederland had dan ook betrek
king op een dergelijke ontsluiting. Het gemeentearchief Dordrecht had al in
1977 samen met de Erasmus-universiteit een project opgezet om de notariële
archieven uit de jaren 1860-1869 te ontsluiten. Tijdens het vorige symposion
in Arnhem heeft collega Schotel dit project uit de doeken gedaan.5 Het Dor-
drechtse project is helaas een stille dood gestorven, omdat de computer die
bij het gemeentearchief geïnstalleerd was, gestolen werd voor er mee gewerkt
kon worden. Het apparaat werd daarna niet meer vervangen.
Deze slechte start heeft andere archiefdiensten er gelukkig niet van weer
houden om, ieder op zijn eigen wijze, met dit soort indiceerprojecten van start
te gaan. Ik noem een paar van dergelijke projecten, sommige al behoorlijk
gevorderd, andere nog in de aanvangsfase. Bij het gemeentearchief 's-Herto-
genbosch loopt het programma 'Data-schurk', dat dient om enige honderden
criminele procesdossiers uit de zeventiende en achttiende eeuw nader te ont-
274
275
