Figuur 4 Record in het inventarisatiebestand weesk.ask
ac[11604vnr[24beg[1695] end[1801] rub[2.21]
dat[1695 dec. 13 - 1801 okt3] uv[l deel]
tit[Groot register van de bewijzen of uytkopen]
inh[Register bevattende de akten van uitkoop, opgemaakt ten overstaan
van de weeskamer
nb[in dit register werd van voorbedrukte formulieren gebruik gemaakt;
de bij dit register behorende bijlagen zijn opgenomen in de
plaatsnrs457 - 911 op de namen van de erflaters is een index
(kaartsysteem) aanwezig.]
oud[23 a]
ac[1.16.04] -» code voor het archiefbestand
vnr[
-> voorlopig plaatsnummer
beg[
- oudste jaartal
end[
-* jongste jaartal
rub[
-• rubriekscode
dat[
- datering
uv[
-• uiterlijke vorm
tit[
-> oude titel (facultatief veld)
inh[
-» inhoud
nb[
-• noot
oud[
-> oud nummer
Eventueel kunnen nog andere (facultatieve) velden worden toegevoegd, zoals:
fmt[ -> aanduiding afwijkend formaat
mat[ -* code voor slechte materiële toestand
enz.
Figuur 5 Record in andere opmaak ten behoeve van zoekbestand
ac[1.16.04] arch, weesk. GOUDA plaatsnr. 24
beg[1695] end[1801]
'Groot register van de bewijzen of uytkopen'
Register bevattende de akten van uitkoop, opgemaakt ten overstaan van
de weeskamer
1695 dec. 13 - 1801 okt. 3 x deel
in dit register werd van voorbedrukte formulieren gebruik gemaakt;
de bij dit register behorende bijlagen zijn opgenomen in de
plaatsnrs. 457 - 911 op de namen van de erflaters is een index
(kaartsysteem) aanwezig.
kan het bestand reeds nu op alle mogelijke combinaties van tekens, met ge
bruikmaking van de bekende logische en wiskundige operatoren, worden door
zocht.
Voor het inventariseren van de afzonderlijke archieven wordt een format
toegepast, dat gericht is op de produktie van een klassieke inventaris (figuur
4). Het plezierige is, dat allerlei gevormde inventarisatiebestanden geheel of
deels met elkaar kunnen worden gecombineerd tot een of meer grotere zoek-
bestanden, desgewenst in geheel afwijkende opmaak, met geheel andere veld
namen (of zonder veldnamen) enzovoort (zie figuur 5). Velden die in andere
programma s minimaal aanwezig moeten zijn, omdat ze tenminste een keer
328
Figuur 6 Voorbeeld van een record in een analysebestand
ac[175001] vnr[11] volg[2] blz[27] beg[1917] end[1918]
typtgesl] dat[10-12-1917]
inh[Uitgegane stukken:
sp[l. Goudse artsen - voedingsmiddel Rogmaltine.
2. B. en w. - idem; na keuring evtwaarschuwing aan publiek tegen
overschatting
3. B. en w. - ontbreken waterleiding Keizerstraat 12 (fabriek en
woning O.A. van der Want)
4. B. en w. - tyfus Derde Kade 9 en Boelekade 14.]
ac[1.17.001] - code voor analyses op het gebied van gezondheidszorg (hier:
de gezondheidscommissie 1861-1933, notulen 1917-1925
vnr[
-> volgnummer van de vergadering
volgj
-> volgnummer van de agenda
blz[
-• bladzijde van het originele register
begj
-> oudste jaartal
end[
-* jongste jaartal
typt
-• soort vergadering (open, besloten)
dat[
- datering
inh[
-> tekst van de analyse
sp[
-• nadere specificatie van het veld inh[
Eventueel kunnen nog andere velden worden toegevoegd, zoals:
nb[ -> annotatie
zie[ -* verwijzing
enz.
zouden kunnen voorkomen, kunnen in askSam tijdens de beschrijving naar
behoefte worden toegevoegd, bijvoorbeeld een veld voor een oud nummer,
oude titel en dergelijke. Hernummeren van de beschrijvingen ten behoeve van
een definitieve volgnummering is mogelijk; vervolgens kan dan een concor-
dans worden afgedrukt.
Door het gebruiken van voorlopige rubrieksnummers kunnen varianten op
de definitieve ordening worden uitgeprobeerd. Zo kunnen allerlei (plaat
singslijsten, maar ook bijvoorbeeld etiketten, worden geproduceerd. Voor een
verfraaiing van de opmaak kan 'output' als ASCü-bestand met een tekstver
werkingsprogramma, bijvoorbeeld WordPerfect, worden nabehandeld.
Evenals bij het gids-bestand worden ook hier extra records meegegeven voor
de rubrieksaanduidingen (uiteraard tevens te gebruiken voor de uitdraai van
een archiefschema). Daarnaast kunnen tijdens het beschrijven records wor
den toegevoegd voor bijvoorbeeld het bijhouden van aantekeningen ten be
hoeve van de inleiding, een alfabetische of chronologische lijst van functiona
rissen, een kaarten- of fotolijst en dergelijke.
In feite geldt voor de nadere toegankelijkmaking hetzelfde als hierboven voor
inventarisatie is gezegd, zodat kan worden volstaan met een verwijzing naar
figuur 6.
Over het gebruik van trefwoorden is met opzet gezwegen. Het is de bedoe
ling om te zijner tijd op basis van een gecontroleerde lijst (een thesaurus durf
329
