aardig zijn om naast het werken met de door het programma geproduceerde
klassieke toegangen, de eenmaal opgebouwde digitale bestanden, liefst gecom
bineerd, ook on line te kunnen doorzoeken, in de trant van het kdc dus. Toen
uiteindelijk de overgebleven interessante programma's toch te duur bleken te
worden, kwam het toeval, in de vorm van een recensie van een aantal zoge
naamde tekst database-programma's te hulp.2 Een van de twee aanbevolen
programma's was het alleen uit Amerikaanse advertenties bekende program
ma askSam. De leverancier was zo vriendelijk een exemplaar ter beoordeling
te zenden, en weldra bleek dat dit pakket inderdaad talloze mogelijkheden bood,
zodat de koop gesloten werd en in het voorjaar van 1987 een begin kon wor
den gemaakt met automatisering.
Enkele beknopte technische gegevens over het programma askSam zijn hier
ter verduidelijking op hun plaats.3 Het is een niet-relationeel programma:
slechts één bestand kan tegelijk geopend zijn. Maar omdat binnen een bestand
records van elke willekeurige structuur (of zelfs zonder enige structuur) kun
nen worden gebruikt, biedt askSam ter compensatie allerlei simulatiemoge
lijkheden. Een bestand kan ongelimiteerd groot zijn, terwijl een record maxi
maal 1600 tekens kan bevatten; door records aan elkaar te koppelen zijn de
aldus ontstane documents ook als data-eenheden (een soort superrecords) te
behandelen, zodat in feite van een onbegrensde recordomvang sprake is. Bin
nen een record/document kan een veld maximaal 1600 tekens bevatten. Er is
geen invoercontrole mogelijk: het programma accepteert alle tekens. Uiter
aard kunnen achteraf wel allerlei controles worden uitgevoerd; bovendien biedt
de simpele vervaardiging van invoerschermen een goede mogelijkheid voor
gestructureerde invoer van gegevens. In- en export van records uit en naar an
dere bestanden (in ascii) is mogelijk. AskSam kan zeer ingewikkelde zoek
vragen verwerken; de rapportmogelijkheden zijn bijzonder royaal. Er worden
geen (geïnverteerde) indices bijgehouden; een trefwoordenindex zal bijvoor
beeld zelf - door het vullen van desbetreffende velden - moeten worden gege
nereerd.
Aan de hand van enkele voorbeelden zal worden verduidelijkt, hoe askSam
voor de ontsluiting van archieven kan worden gebruikt. Op de andere toepas
singen (catalogi van bibliotheek, fotoverzameling enzovoort, maar ook het bij
houden van bezoekers- en postregistratie, uitleenadministratie en dergelijke)
wordt bij gebrek aan plaatsruimte hier niet verder ingegaan. De bekende drie
niveaus van ontsluiting van archieven - het archievenoverzicht, de inventaris
en de nadere toegang (analyses, index) - komen hier achtereenvolgens kort aan
de orde.
Voor het archievenoverzicht wordt het bestand 'gids.ask' gehanteerd (zie
figuur 1 voor het standaard invoerscherm). Behalve de records met de archief
beschrijvingen (zie figuur 2) worden hieraan nog records met rubriektitels toe
gevoegd (zie figuur 3). Als resultaat kan, naast bijvoorbeeld een jaarlijkse lijst
van aanwinsten, zowel een publieks-'gids' als een interne lijst met verwijzing
naar de lokatie in de depots worden uitgedraaid. Ook kan een depotlijst wor
den vervaardigd. Verdere verfijningen zijn mogelijk, terwijl het in de toekomst
wellicht ook zinvol zal blijken om gegevens over nog over te nemen casu quo
te inspecteren archieven en collecties in het bestand op te nemen. Uiteraard
326
Figuur 1 Standaard invoerscherm voor archievenoverzicht
ac[0.01] rub[l. volg[ begend[ op[ja]
jurmat[3] omv[
inh
dat
toe
mag
awjr[19
herk
ac[0.01] code voor het bestand
rub[ -■ rubriekscode binnen het archievenoverzicht
volg[ volgnummer binnen de rubriek
beg[ oudste jaartal
end[ jongste jaartal
op[ openbaarheid
jur[ -» juridische titel (i inbewaringgeving; o overbrenging; s schenking)
mat[ materiële toestand (in het algemeen)
omv[ omvang (in strekkende meters)
inh[ inhoud (aanduiding van het archief/de collectie)
dat[ -» datering
toe[ toegankelijkheid (aanwezigheid van een inventaris of een plaatsingslijst)
mag[ lokatie in depot
awjr[ aanwinstjaar
herkj -» herkomst
Eventueel kunnen nog andere velden worden toegevoegd, zoals bijvoorbeeld:
nb[ annotatie
nad[ -» aanwezigheid van nadere toegangen
enz.
Figuur 2 Voorbeeld van ingevoerd record archievenoverzicht
ac[001] rub[1. 16] volg[01] beg[1315] end[1938] op[ja]
jur[0] mat[3] omv[24.00]
inh[Archieven van de gasthuizen (St. Catharinagasthuis
St. Elisabethgasthuis en Bestedelingenhuis)
dat[1315 - 1938]
toe[J.E.J. Geselschap, Inventaris van de archieven van... (Gouda, 1966).]
nad[Idem. Archief der beide gasthuizen: regesten... (1962).]
lit[J.G.W.F. Bik, Vijf eeuwen medisch leven in een Hollandse stad.
(Gouda, 1955). Proefschr.]
mag[275 A - 280 B]
awjr[1907] aanv[1938] aanv2[1987] aomv2[0.01]
aherk2[H. veldhuyzen van Zanten] adat[1930 - 1938]
Figuur 3 Record met rubriekstitel voor archievenoverzicht
ac[005] beg[0000] end[0000]
rub[1.16]
inh[sociale zaken, volksgezondheid, huisvesting]
dat
ac[0.05] code voor rubrieks-records
beg[0000] - dienen om de rubriekskoppen vóór de beschrijvingen
end[0000] -♦ te sorteren
rub[1.16] -» rubriekscode
inh[ -» naam ('kop') van de rubriek
dat[ -» zorgt voor onderstreping van de rubrieksnaam
327
