Automatiseringstoepassingen
bij het gemeentearchief Gouda
op basis van het programma askSam
B. J. van der Saag
Noten
1 p. ratsma en c. c. wilmer, Handleiding voor
het beheer van een topografisch-historische at
las (Hilversum 1988) 2.
2 fobid Regels voor titelbeschrijving (8 dln.; Den
Haag 1978), zie in relevante delen paragraaf 1
'Opzet en doel'.
3 fobid, deel 8, 104-105.
4 ratsma, 111.
5 Voor enige verschillen in inhoudsontsluiting
van bibliotheek- en beelddocumenten, zie
rosanne mccaffrey 'Facets': an innovative
approach to subject acces at the Historic New
Orleans Collection', in Spectra: The internatio
nal Journal of Computer Applications in Mu
seums 15 (1988) 1, 2-4.
6* r. b.light and d.a.roberts, International
museum data standards and experiments in da
ta transfer, mda Occasional Paper 5, Duxford
1988.
d. Andrew Roberts, Planning the documentati
on of museum collections, Duxford, 1985.
7 van dale Groot Woordenboek der Nederland
se taal, Den Haag 1976.
8 F. van latum en J. p. van de voort, 'Tijdsaan
duidingen in de computer', in Stichting imc
Nieuwsbrief 1 (1987) 3.
9 iso International Standard iso 2788: Documen
tation Guidelines for the establishment and de
velopment of mono/inval thesauri, second edi
tion; s.I.1986)
10 Zie noot 1; voor de beschrijving en ontsluiting
van collecties technische tekeningen heeft een
werkgroep van conservatoren uit maritieme
musea een formaat en handleiding, ontwik
keld, met accent op scheepsbouwtechnische te
keningen, aanwezig op het imc/mardoc-
bureau.
11 Voor praktische aanwijzingen, zie: jeanne
hogenboom, Basisregistratie voor collecties
voorwerpen en afbeeldingen, Rotterdam, Stich
ting imc 1988. isbn 90-71929-01-9.
324
Welke mogelijkheden een middelgrote gemeentelijke archiefdienst heeft met
automatisering toont drs. B.J. van der Saag met zijn in Gouda ontwikkelde
en toegepaste askSam.
Tijdens mijn opleiding tot middelbaar archiefambtenaar aan de Rijks Archief-
school, cursusjaar 1971/1972, werd het vak 'mechanische informatieverwer
king' afgesloten met een demonstratie bij Shell, waar een (mainframe) com
puter werd gebruikt voor onder andere het toegankelijk maken van
documentatie. Hoewel de bijkans onbegrensde mogelijkheden, die de compu
ter als toverdoos voor de ontsluiting van archieven leek te bezitten, mij bui
tengewoon boeiden, bracht de vraag wanneer een kleine of middelgrote ar
chiefdienst zich ooit de aanschaf van een computer zou kunnen permitteren
mij weer snel terug tot de realiteit van alledag: het gebruik van kaartenbak
annex schrijfmachine. Een kleine tien jaar later begon het er anders uit te zien,
toen bij het Nijmeegse kdc de eerste serieuze toepassing van automatisering
in een archiefomgeving werd ontwikkeld. Het fameuze programma rapide zag
ik in 1983 gedemonstreerd.1 Naar mijn mening deed het precies wat mij ook
voor een gemeentelijke archiefdienst als belangrijkste toepassing voor ogen
stond: verbetering in kwaliteit en kwantiteit van de toegangen op de door ons
beheerde bestanden, waarbij ik niet in de laatste plaats aan de documentaire
bestanden (bibliotheek, fotocollectie en dergelijke) dacht.
Afgezien van de keus van de hardware-het streven naar een multi-user
systeem strandde op gebrek aan geld, zodat voor een bescheidener aanpak in
de vorm van stand-alone microcomputers moest worden gekozen -was uiter
aard de belangrijkste vraag: welke database-software te gebruiken? Om fi
nanciële redenen vielen er uit de lange lijst van potentiële kandidaten nogal
wat af. Zo ook het inventarisatieprogramma maïs, ten behoeve van de Rijks
archiefdienst ontwikkeld op basis van het interessante DBMS-pakket oracle,
dat wat tegenviel door de minder goede mogelijkheden om met lange teksten
te werken. Dit laatste bezwaar stimuleerde om verder te zoeken in de richting
van een 'information storage and retrieval' (iSR)-systeem. Immers, zou het niet
325
