Bijlage 1 Overzicht gegevensrubrieken datadictionary
nb. Niet vermeld zijn de velden in elke rubriek
waarin desgewenst aangegeven kan worden
wie verantwoordelijk is voor deze gegevens
of waarin verwezen kan worden naar rele
vante documentatie
01 adm gegevens
Identificatienummer, oude nummers, tijde
lijke en vaste standplaats, onderdelen
02 Identificatie
Objectbenamingen en titel
03 Beschrijving
Beschrijving van fysieke aspecten van het
object zoals inscripties, merken, afmetingen,
vormen, decoraties en andere kenmerken
door het museum te bepalen
04 Inhoudsweergave
Iconografie, algemeen
05 Inhoudsanalyse
Iconografie, geanalyseerd
06 Bron
Aanduiding van een bron, die bij de ver
vaardiging gebruikt is (prent naar schilderij,
bijvoorbeeld)
07 Vervaardiging
Gegevens omtrent de vervaardiging van het
object
08 Veldwerk
Gegevens omtrent opgegraven objecten (ar
cheologische) dan wel tijdens expedities ver
zamelde objecten (ethnologische etc.)
09 Associatie
Met het object in verband te brengen gege
vens, vooral historische personen, objecten,
gebeurtenissen, activiteiten e.d.
10 Eigenaars
Gegevens over (vroegere) eigenaars van het
object, niet zijnde het museum
11 Vroegere overdrachten
Gegevens over de vroegere overdrachten van
het object (pedigree, provenance)
12 Inbewaargeving
Gegevens over objecten die tijdelijk in het
museum verblijven (op zicht, voor onder
zoek, kort bruikleen e.d.)
13 Verwerving
Gegevens over de verwerving van het object
door het museum (aankoop, bruikleen,
overdracht, schenking e.d.)
14 Accountantscontrole
Financiële gegevens over het verworven ob
ject
15 Taxatie
Taxatiegegevens over het object
16 Copyright
Gegevens over het copywright
17 Uitgaand bruikleen
Gegevens over voorgaande uitleningen van
het object; voor actuele, zie 19
18 Tentoonstelling
Gegevens over de tentoonstellingen waar het
object geweest is
19 Uitlening
Gegevens over de actuele uitlening van het
object; voor eerdere uitleningen, zie 17
20 Onderzoek
Gegevens omtrent onderzoek van het object,
niet zijnde onderzoek in het kader van con
servering/restauratie
21 Conservering
Gegevens omtrent conservering, restauratie
van het object
22 Fotografie
Gegevens omtrent fotografische reproducties
van het object
23 Behandeling
Gegevens omtrent behandelingen van het
object anders dan conservering/restauratie
of fotografie
24 Overdracht
Gegevens over de overdracht van het object
aan een andere instelling (permanent bruik
leen, verkoop, overdracht bij instellingen
van een zelfde eigenaar e.d.)
25 Verwijdering (uit collectie)
Gegevens omtrent de definitieve verwijde
ring van een object uit de collectie van het
museum, anders dan door overdracht (24)
26 Documentatie
Gegevens omtrent documenten, o.a. litera
tuurdocumenten, brieven e.d., die belangrijk
zijn in relatie tot het object
27 Opmerkingen
Beschrijvingen of andere opmerkingen
322
Bijlage 2 Software-eisen collectieregistratie
NB. Minimum-eisen
Primaire eisen
Een voor basisregistratie van een collectie
geschikt pakket moet voldoen aan de vol
gende minimumeisen:
01 Ingeval van microcomputers moet het wer
ken onder een bekend besturingssysteem,
bijv. msdos, of daarmee uitwisselbaar zijn
02 Het pakket wordt in nederland geleverd en
ondersteund
03 Het pakket moet een volledige, gedrukte en
van een index voorziene handleiding (naslag
werk installatiehandleiding foutmel
dingen) hebben in het Nederlands en/of En
gels
04 Er mogen geen fatale programmeerfouten in
het pakket voorkomen
05 Stroomstoringen of foutieve toetsaanslagen
mogen geen onherstelbare gevolgen hebben
voor het opgebouwde bestand
06 Een database moet minstens 15.000 records
kunnen bevatten
07 Een variabele veld- en recordlengte
08 Velden moeten herhaalbaar zijn
09 Er kunnen minimaal 25 velden gedefinieerd
worden
10 Er kunnen minstens 10 velden geïndexeerd
worden
11 Een record moet minstens 2000 tekens kun
nen bevatten
12 Een veld moet minstens 500 tekens kunnen
bevatten, in de vorm van ofwel 1 tekenreeks
(uitbreiding door verlenging), ofwel een se
rie kortere tekenreeksen (uitbreiding door
herhaling).
13 Voor invoeren, wijzigen en presenteren van
gegevens is minstens 1 geformatteerd scherm
beschikbaar of definieerbaar
14 Het moet mogelijk zijn achteraf nog velden
en indexen toe te voegen
15 Veldeigenschappen als indexeringswijze,
lengte, gegevenssoort moeten gewijzigd kun
nen worden zonder Veel gegevensverlies
16 Indexering moet minimaal plaats kunnen
vinden op le 30 tekens in een veld of veld-
herhaling
17 Bij zoeken/selecteren moet gebruik kunnen
worden gemaakt van
rechts afgekapte zoekterm (rechts- truncatie)
verruiming en verfijning van selecties (sa
mengestelde/getrapte zoekvragen of combi
neren van selecties, Booleaans zoeken)
18 Uitvoer van geselecteerde, gesorteerde gege
vens kan plaatsvinden naar beeldscherm,
printer en magneetschijf.
19 Bij uitvoer kan minstens 1 uitvoerspecifica-
tie (vaste tekst, veld/recordscheidingstekens
en layout) worden gedefinieerd.
20 Massaal inlezen van records uit, en massale
uitvoer van records naar, een standaard
tekstbestand (Ascn-bestand) moet op een
voudige wijze mogelijk zijn.
21 Ingebouwde editor
Secondaire eisen
Naast de genoemde absolute eisen worden
voor documentair gebruik aan databasepro
gramma's een aantal relatieve, maar wel
zeer belangrijke eisen gesteld. Dit moet zo
gezien worden: in het algemeen moet ook
aan deze eisen worden voldaan om een goe
de basisregistratie te verkrijgen. Indien aan
deze eisen niet wordt voldaan treden belang
rijke nadelen op wat betreft de verwer
kingssnelheid, het bedieningsgemak, de
maximale opslagcapaciteit, en dergelijke.
22 Lesboek/lesprogramma/cursus bijgeleverd
of verkijgbaar
23 Bediening dmv functietoetsen en menu's
24 Ingebouwde hulpfaciliteit
25 Formele invoercontrole
26 Naar keuze: onmiddellijke indexering of als
2e invoerstadium
27 Indexering per woord of subveld
28 Aanpasbare stopwoordenlijst (indien aanwe
zig)
29 Raadpleegbare index
323
